3 offres pour "Secrétaire" à Baie-Comeau

Employeur

VILLE DE BAIE-COMEAU

Description de l’offre d’emploi

Effectuer les tâches de commis ou de secrétaire selon les différents dossiers du service. Se référer aux tâches des postes de commis applicable lors de remplacement.Fournir ou obtenir les informations ou les documents demandés par le personnel du service, selon les instructions reçues, et les acheminer au besoin à qui de droit.Recevoir les appels téléphoniques, les visiteurs et le personnel. Leur fournir ou obtenir les informations ou les documents demandés selon les instructions reçues et les acheminer à qui de droit.Rédiger, saisir et corriger de la correspondance, des lettres, des rapports, des mémos, des ordres du jour, des comptes rendus, des protocoles d’entente, des demandes d’aide financière, des rapports d’activités, des appels d’offres, des formulaires ou tout autre document à partir de documents préparés par le service dans son champ d’expertise.Effectuer la saisie de données et la mise à jour dans divers logiciels selon la mission du service où elle occupe la fonction.Offrir un support selon les besoins ponctuels, les activités, les tâches calendrier, les évènements et les projets du service.Recevoir et traiter toute demande de secrétariat. Photocopier, assembler, monter, compiler et classer divers documents, tableaux, dossiers et registres et les acheminer à qui de droit.Vérifier et saisir les feuilles de temps du personnel du service si nécessaire.Effectuer le suivi des commandes d’achat, des réquisitions et des avis de réception selon les normes en vigueur et en faire le classement.

Formations

Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - BureautiqueDiplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Temporaire

Offre d'emploi

Secrétaire administrative à la Direction des études - Poste régulier à temps complet (sous réserve du Bureau de placement)

 

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d'emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

 

Quelques attributions caractéristiques 

• La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect;
• Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence;
• Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit, sur demande, des rapports selon les procédures établies;
• Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire;
• Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service;
• Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
• Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en Secrétariat ou un diplôme d’études secondaires (DES) avec option secrétariat ou une attestation d’études collégiales (AEC) Secrétariat et service à la clientèle ou Secrétariat et design Web ou un diplôme d’études collégiales (DEC) en Techniques de secrétariat ou Techniques de bureautique et avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente.

 

Exigences particulières

Posséder des connaissances pratiques relatives au secteur d’activités, avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office et une excellente maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit.

Les personnes dont la candidature aura été retenue devront se soumettre à une série de tests de qualification, incluant un test de français. Ces tests auront lieu le lundi 2 novembre, de 8 h à 16 h, au Cégep de Baie-Comeau. 
 

Direction ou service

Direction des études

 

Supérieure immédiate

Madame Stéphanie Coll

 

Statut

Poste régulier à temps complet (sous réserve du Bureau de placement)

 

Horaire de travail

Du lundi au vendredi (35 heures/semaine)

 

Entrée en fonction

Dès que possible

 

Nous remercions toutes les candidates et tous les candidats de l'intérêt porté au Cégep de Baie-Comeau. Un accusé de réception vous sera acheminé par courrier électronique, cependant, seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées par téléphone.

Dans le cadre de nos concours, les informations personnelles fournies sont utilisées ou transmises aux parties concernées, dans le but d’assurer la bonne poursuite des processus d’embauche. Tous les renseignements sont traités dans le respect des lois et des politiques en vigueur en matière de protection des renseignements personnels.

Le Cégep de Baie-Comeau est un employeur favorisant l’accès à l’égalité en emploi et invite les candidates et les candidats à identifier leur appartenance à un groupe visé par la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans les organismes publics.

Employeur

VILLE DE BAIE-COMEAU

Description du poste

Répondre aux demandes des conseillers municipaux (repas, budgets discrétionnaires, budgets de recherche et soutien). Acheminer les demandes auprès des différents services de la Ville et assurer le suivi.

Rédiger, saisir, corriger et tenir à jour de la correspondance, des lettres, des tableaux, des rapports, des mémos, des ordres du jour, des procès-verbaux, des discours et des fiches de notes.

Recevoir les appels téléphoniques, les visiteurs et le personnel, leur fournir ou obtenir les informations ou les documents demandés selon les instructions reçues et les acheminer à qui de droit.

Recevoir les demandes, faire les vérifications nécessaires et l’envoi aux parties prenantes ou autres instances appropriées.

Recevoir le courrier du personnel et la correspondance du service, les trier et les distribuer aux personnes concernées.

Rechercher, recevoir, photocopier, assembler, monter, compiler et classer divers documents, dossiers et registres et les acheminer à qui de droit.

Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau ou tout autre matériel du service et compléter les bons de commande. Vérifier les fournitures ou le matériel sur réception de ces derniers et préparer les avis de réception pour paiement.

Gérer l’agenda du maire, fixer les rendez-vous, convoquer les gens aux réunions, assurer la logistique, assister, si nécessaire, aux réunions, prendre des notes afin de préparer les comptes rendus et les procès-verbaux.

Superviser et planifier les rencontres avec les partenaires institutionnels et communautaires et en assurer la logistique au besoin.

Vérifier, codifier, compiler les factures, faire concorder les dépenses du service avec le budget disponible, faire les transferts budgétaires, lorsque requis, produire les réquisitions d’achats.

Remplacer l’adjoint administratif de la direction générale lors d’absences.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration
• 3 à 5 ans

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Durée d'emploi

Temporaire