2 offres pour "Secrétaire d’administration scolaire et universitaire" à Baie-Comeau

Employeur et description du poste

Employeur

VILLE DE BAIE-COMEAU

Description du poste

Rédiger, saisir, corriger et tenir à jour de la correspondance, des lettres, des tableaux, des politiques, des rapports, des mémos, des ordres du jour, des procès-verbaux, des soumissions, des baux, des rapports d’activités, des recommandations au conseil municipal, des appels d’offres, des formules ou tout autre document à partir de documents préparés par le service dans son champ d’expertise.

Recevoir les appels téléphoniques, les visiteurs et le personnel, leur fournir ou obtenir les informations ou les documents demandés selon les instructions reçues et les acheminer à qui de droit.

Recevoir les demandes, faire les vérifications nécessaires et l’envoi aux parties prenantes ou autres instances appropriées.

Recevoir le courrier du personnel et la correspondance du service, les trier et les distribuer aux personnes concernées.

Rechercher, recevoir, photocopier, assembler, monter, compiler et classer divers documents, dossiers et registres et les acheminer à qui de droit.

Saisir des données à l’aide des logiciels adéquats ou de plateformes spécialisées.

Tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau ou tout autre matériel du service et compléter les bons de commande. Vérifier les fournitures ou le matériel sur réception de ces derniers et préparer les avis de réception pour paiement.

Vérifier l’agenda de son supérieur, fixer les rendez-vous, convoquer les gens aux réunions, assister, si nécessaire, aux réunions, prendre des notes afin de préparer les comptes rendus et les procès-verbaux.

Participer au processus opérationnel de son service ainsi qu’à celui du budget, si applicable.

Vérifier, codifier, compiler les factures, faire concorder les dépenses du service avec le budget disponible, faire les transferts budgétaires, lorsque requis, produire les réquisitions d’achats, administrer une petite caisse au besoin.

À la demande de son supérieur, faire des travaux de recherches sur un sujet donné, en préparer une analyse sommaire et soumettre ses commentaires.

Vérifier, codifier, compiler et corriger les feuilles de temps du personnel lorsque le commis de service est absent.

Exigences

Formations

Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Conditions

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

7 à 11 mois

Durée d'emploi

Permanent

Employeur

ORCHESTRE SYMPHONIQUE DE LA COTE-NORD

Description du poste

Relevant directement du conseil d’administration, la direction administrative assure la gestion générale des activités administratives, financières et organisationnelles de l’OSCN. Elle veille également à la mobilisation des ressources nécessaires à la réalisation de la mission de l’organisme et à son rayonnement.

La personne titulaire du poste joue un rôle central dans la pérennité financière de l’OSCN, notamment par la recherche de financement, le développement de partenariats, la philanthropie et le suivi des différentes aides publiques et privées.

Elle travaille en étroite collaboration avec la direction artistique, qu’elle soutient dans la mise en œuvre de la programmation, des projets spéciaux et du développement de l’organisme. Les directions administrative et artistique collaborent également sur plusieurs dossiers transversaux, notamment les communications, le marketing, le développement de publics et les opérations.

La composition de l’équipe administrative peut varier selon l’ampleur des projets artistiques en cours.

Profil recherché

L’OSCN recherche une personne autonome, structurée et proactive, capable d’évoluer dans un environnement dynamique et en croissance.

Qualifications

Compétences et qualifications

• Formation en administration, gestion, communication, marketing, secrétariat ou toute autre expérience jugée pertinente
• Intérêt marqué pour le milieu culturel, artistique ou événementiel
• Connaissance du milieu musical ou des organismes culturels (atout important)
• Bonne connaissance de la Côte-Nord et de ses acteurs du milieu (atout)
• Connaissance du milieu philanthropique ou de la recherche de financement
• Minimum de deux années d’expérience pertinente en gestion, coordination ou administration (préférable)
• Expérience en gestion de projet (atout)
• Excellente maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit
• Bonne maîtrise des outils de la suite Office
• Capacité à comprendre des documents financiers et à assurer des suivis budgétaires
• Sens de l’organisation, débrouillardise, polyvalence, jugement et aisance à gérer plusieurs dossiers à la fois

Conditions de travail

• Poste à temps partiel, entre 10 et 15 heures par semaine, selon les périodes d’activités et les besoins de l’organisme
• Rémunération : selon l’expérience et le profil de la personne retenue
• Horaire flexible
• Lieux de travail variés : télétravail, Centre des arts de Baie-Comeau et lieux de diffusion ou de production
• Disponibilité occasionnelle en soirée ou la fin de semaine lors d’événements
• Capacité à se déplacer sur la Côte-Nord pour certaines activités
• Entrée en fonction : juin 2026, ou selon entente avec la personne retenue

Pour postuler

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir :

• une lettre de motivation
• un curriculum vitae à jour

à l’attention de Monsieur Benoit Gauthier, à l’adresse suivante : professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Informations complémentaires

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour, Soir

Nombre d'heures

15 heures

Expérience

Un atout

Durée d'emploi

Permanent