Description de l’offre d’emploi

Reçoit les appels téléphoniques, donne des renseignements d’ordre général ou relatif aux services, prend et achemine les messages à qui de droit. Reçoit les citoyens, contribuables et professionnels, prend les renseignements, procède à l’ouverture des dossiers et demandes de permis et les achemine à qui de droit. Au besoin, fixe un rendez-vous, fournit les informations relatives aux services sur le contenu de la réglementation d’urbanisme et de tout autre règlement en vigueur sans en interpréter le contenu.

Recueille et achemine à la personne appropriée les plaintes inhérentes aux services et en assure le suivi, produit un rapport mensuel des plaintes à la direction générale. Rédige la correspondance et prépare différents rapports, bordereaux, outils budgétaires, comptes-rendus, tableaux ou autres documents relatifs aux services, et soumet ces documents pour signature. Crée des outils de travail pour les services avec les formats Word, Excel, Publisher et PowerPoint.

Collabore pour la préparation des documents pour le comité consultatif en urbanisme, met en forme le procès-verbal et en fait la correction, fait les suivis nécessaires selon la demande de son gestionnaire. Prépare et numérise certains documents pour les réunions plénières et les séances du conseil, assemble les fichiers pour les dossiers de conseil sans papier.

Effectue la mise à jour des rapports d’interventions, des effectifs et autres rapports dans les logiciels Première Ligne et StraTJ. Commande les fournitures de bureau, complète les bons de commande et assure le suivi des achats du service, tient l’inventaire à jour pour le service de l’urbanisme. Recueille et vérifie les données pertinentes pour la saisie de la paie du service de la sécurité publique. Prépare et met à jour tous les documents relatifs à la paie. Perçoit les argents reçus et produit un reçu pour chaque encaissement. Tient à jour le système de classement et assure le suivi des différents dossiers et fichiers en fonction de la mise à jour du calendrier de conservation.

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Compétences

• Capacité d’adaptation
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Capacité à travailler en équipe

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Permanent

PFD Avocats est présentement à la recherche d’un.e réceptionniste pour notre place d’affaires de Saint-Jérôme. Il s’agit d’un poste à temps partiel à raison d’environ 20 heures par semaine, principalement en avant-midi. L’horaire exact sera défini en fonction des disponibilités du candiat.e choisi.e ainsi que de nos besoins opérationnels.

Notre cabinet se distingue par la qualité de ses services juridiques ainsi que par l’excellent environnement de travail qui y règne.

POURQUOI VOUS JOINDRE À NOUS?

• Parce que PFD Avocats, c’est une grande équipe composée de plus de cent cinquante personnes qui se distinguent par leur niveau de compétences, leur souci de l’excellence, leur loyauté, ainsi que leur conscience sociale et communautaire;
• Parce que c’est de travailler au sein d’une organisation bien établie depuis plus de 85 ans et soucieuse d’offrir un environnement de travail stimulant où bonheur, respect des individus, équité et développement professionnel sont priorisés au quotidien;
• Parce que c’est prendre part à une vie de bureau où divers événements de qualité sont organisés tout au long de l’année pour permettre aux employés de fraterniser et d’être reconnus au sein de l’organisation.

À QUOI RESSEMBLE UNE JOURNÉE TYPIQUE?

En tant que réceptionniste, vous serez la première personne que nos clients et visiteurs rencontreront en entrant au cabinet et en nous contactant par téléphone. Votre rôle est essentiel pour créer une première impression positive, chaleureuse, accueillante et professionnelle. Vous serez également un soutien précieux pour l’équipe dans la réalisation de diverses tâches cléricales.

Vous devrez assumer les responsabilités qui suivent :

• Accueillir les clients avec courtoisie et professionnalisme;
• Répondre aux appels téléphoniques avec politesse et acheminer les communications aux bons membres de notre équipe;
• Gestion du calendrier des salles de conférence;
• Préparer les salles de conférence afin d’accueillir les clients lors des rencontres;
• Maintenir la propreté et l’organisation de la réception;
• Gestion du courrier et de la messagerie commerciale;
• Rédaction de courriels et télécopies;
• Gestion des clés et du système de sécurité;
• Gestion des vignettes de stationnement;
• Gestion de la « petite caisse »;
• Offrir un soutien clérical aux membres de l’équipe (ex. : numérisation, photocopie, entrée de données, etc.);
• Participer activement à l’image professionnelle et soignée du cabinet en adoptant une présentation personnelle appropriée en tout temps.

AVEZ-VOUS LE PROFIL?

• Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite en français et en anglais;
• Sens de l’accueil naturel, attitude professionnelle et discrétion irréprochable;
• Apparence soignée et présentation professionnelle;
• Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois dans un environnement structuré;
• Expérience dans un poste similaire en réception ou en service à la clientèle;
• Excellentes relations interpersonnelles.

CE QUE NOUS VOUS OFFRONS :

• Salaire concurrentiel;
• Avantages sociaux compétitifs : soins médicaux, dentaires, programme d’aide aux employés (PAE), télémédecine et allocation bien-être;
• Banque d’heures pour maladies payées;
• Environnement de travail stimulant, respectueux et professionnel;
• Équipe stable et bienveillante, où l’entraide est valorisée;
• Petits plus au travail tels que café, thé, breuvages divers et fruits frais offerts gratuitement;
• Plusieurs activités pour les employés organisées par divers comités au cours de l’année.

Veuillez envoyer votre candidature à Marie-Pier Gagnon, Directrice ressources humaines, via Secrétaire-inc. Toutefois, prenez note que nous communiquerons uniquement avec les candidats.es retenus.es.

DESCRIPTION DU POSTE

Blanchard Lupien notaires est une étude de notaires établie sur la Rive-Nord depuis 1978 qui œuvre en droit immobilier, en droit des affaires et commercial ainsi qu’en droit de la personne et des successions. De plus, une succursale secondaire située à Laval est ouverte depuis 2018 et une nouvelle succursale ouvrira bientôt à Mont-Tremblant. Nous sommes une étude de notaires reconnue pour notre organisation et la qualité de notre travail. Nous préconisons le travail d’équipe et l’utilisation des plus récentes technologies.

Nous sommes présentement à la recherche d’un.e adjoint.e ou technicien.ne juridique avec ou sans expérience qui a le goût d’apprendre et de travailler dans le domaine du droit des successions. L’adjoint.e ou technicien.ne juridique doit avoir les atouts suivants :

VOTRE PROFIL

• Aptitude marquée pour le travail d’équipe (habiletés relationnelles et capacité à être performant en équipe);
• Grande aptitude pour la communication verbale et écrite (français impeccable et anglais fonctionnel);
• Facilité à assimiler de nouvelles connaissances;
• Courtoisie avec la clientèle;
• Autonomie et rapidité d’exécution;
• Capacité de travailler sous pression et de s’adapter à de nouvelles situations;
• Intérêt pour le droit des successions;
• Connaissance de ParaMaître : un atout;
• Expérience dans le domaine juridique : un atout.

Si vous possédez le profil recherché, nous vous invitons à soumettre en toute confidentialité votre curriculum vitae via Secrétaire-inc.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.