Description de poste

Employeur

COMMISSION SCOLAIRE EASTERN SHORES

Description de l'entreprise

La Commission scolaire Eastern Shores est la commission scolaire la plus diversifiée géographiquement dans la province de Québec. S'étendant de Fermont au nord jusqu'aux Îles-de-la-Madeleine au sud-est, son territoire administratif comprend toute la péninsule gaspésienne ainsi que les villes de Baie-Comeau, Sept-Îles et Port-Cartier le long de la rive nord-est.

Description de l’offre d’emploi

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

Au niveau de la gestion des écoles :

• Agir en tant que réceptionniste et accueillir la clientèle
• Informer et assister les employés et les visiteurs
• Gestion pédagogique
• Logiciel GPI
• Gestion de la suppléance (surplus & remplacements)
• Contrôle et suivi des absences (rapport et saisie)
• Traitement de la paie (rapport et saisie)
• Finances
• Facturation et encaissement des effets scolaires (logiciel GPI)
• Matériel scolaire et transport
• Transports (réservation, réquisition et gestion des billets de mauvaise conduite)
• Valise d’urgence

Doit avoir une bonne maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit). ESSB est une Commission scolaire anglophone.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

25 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Temporaire

Employeur

CENTRE DE SERVICES SCOLAIRE DU FER

Description de l'entreprise

Le Centre de services scolaire du Fer est situé sur la rive nord du golfe du Saint-Laurent et existe depuis 1998. Il est le résultat de la fusion des commissions scolaires de Sept-Îles, de Port-Cartier et de Fermont. Il dessert la clientèle francophone de son territoire, soit une clientèle d’environ 4 200 jeunes de niveaux primaire et secondaire dans 16 établissements, répartis dans les municipalités de Sept-Îles, de Port-Cartier et de Fermont. Il offre aussi de la formation générale et professionnelle aux jeunes et aux adultes dans ses quatre centres de formation générale des adultes et son centre de formation professionnelle. Son territoire côtier s'étend sur 150 kilomètres auxquels s'additionne une partie au Nord. Sur la côte, nous retrouvons la municipalité de Port-Cartier comptant 6 400 habitants incluant le village de Pentecôte à 35 km vers l'ouest. La plus grosse municipalité est celle de Sept-Îles, toujours en bordure du fleuve. Sa population est de 25 000 habitants incluant le village de Gallix. Elle compte également une communauté autochtone : les Innus forment une population résidente de plus de 3 000 membres répartis en deux communautés (Uashat et Mani-Utenam). Uashat est adjacent à Sept-Îles, alors que Mani-Utenam est situé à 14 km à l'est de la municipalité. Dans le nord, la ville de Fermont compte 2 500 habitants. Une partie de Schefferville et la communauté de Matimekosh-Lac-Johan font aussi partie du territoire du Centre de services scolaire du Fer.

Description de l’offre d’emploi

Elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard du centre de services scolaire, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école ou du centre; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées. Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle répond aux demandes et doléances et apporte les solutions dans la mesure de sa compétence; en l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés. Elle collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires; elle effectue la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires; elle signe conjointement des chèques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement. Elle compile les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution. Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations ont été effectuées. Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent. Elle est responsable de la tenue de registres et dossiers concernant, entre autres, l’assiduité du personnel et la paie du personnel temporaire; elle répond aux besoins des élèves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prend les mesures appropriées dans les situations d’urgence; elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Permanent

Description de poste

Employeur

HABITAT METIS DU NORD

Description de l'entreprise

Gestion de logements pour autochtones hors réserve.

Description de l’offre d’emploi

Sous l'autorité du superviseur aux opérations immobilières et en collaboration avec les autres employés des différents départements des opérations de sélection et de gestion de l'entretien des immeubles, vous serez responsable de l'ensemble des opérations de secrétariat de la succursale de Sept-Iles. En tant que secrétaire-réceptionniste, vos tâches consistent à :

• Prendre les appels et les transférer au bon département
• Faire l'ouverture et la fermeture des bons de travail pour les sous-traitants
• Rédiger plusieurs documents
• Gérer toute la procédure des demandes de logement

Vous devrez utiliser de façon constante le logiciel de l'entreprise.

Formations

Diplôme d’études secondaires (DES)

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à travailler en équipe
• Respect des normes et règlements

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Employeur

HABITAT METIS DU NORD

Description de l'entreprise

Gestion de logements pour autochtones hors réserve.

Description de l’offre d’emploi

Sous l'autorité du superviseur aux opérations immobilières et en collaboration avec les autres employés des différents départements des opérations de sélection et de gestion de l'entretien des immeubles, vous serez responsable de l'ensemble des opérations de secrétariat de la succursale de Sept-Iles. En tant que secrétaire-réceptionniste, vos tâches consistent à :

• Prendre les appels et les transférer au bon département,
• Faire l'ouverture et la fermeture des bons de travail pour les sous-traitants,
• Rédiger plusieurs documents,
• Gérer toute la procédure des demandes de logement.

Vous devrez utiliser de façon constante le logiciel de l'entreprise.

Formations

Diplôme d’études secondaires (DES)

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité à travailler en équipe
• Respect des normes et règlements

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent