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Secrétaire de direction - Département des génies civil, géologique et des mines

Direction Philanthropie et Relations avec la communauté diplômée

Montreal

30,40$ - 41,64$ /heure

Postuler directement

Description du poste

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée effectue les tâches de secrétariat auprès du directeur du Centre d’études interuniversitaire des structures sous charges extrêmes (CEISCE), un regroupement stratégique financé par le FRQNT. Assiste sa supérieure, le directeur du CEISCE, dans l'accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission du CEISCE. En l'absence du directeur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

Principales responsabilités

  • Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et complète les formulaires administratifs requis;
  • A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient de l'information sur des sujets variés et complexes;
  • Collabore à la bonne marche du CEISCE en colligeant de l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
  • Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation;
  • Prend les dispositions relatives à l'agenda de sa supérieure. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de la présence de sa supérieure à ses différents rendez-vous;
  • Tient à jour la comptabilité. Compile, enregistre les dépenses effectuées avec pièces justificatives et fait rapport des états de comptes de revenus et de dépenses. Sur réception des relevés budgétaires périodiques, compare les résultats avec les pièces justificatives. Relève les erreurs et avise le personnel concerné;
  • Prépare et fait le suivi des dossiers relatifs au personnel tels qu’affichages, embauches, mouvements de personnel, congés, absences. Prépare les différents formulaires administratifs requis;
  • Dans les départements où il n’y a pas de commis aux dossiers étudiants ou lorsque la charge de travail de ce dernier l’exige, accomplit les tâches de celui-ci. À cette fin, effectue diverses activités liées à l’admission, l’inscription, au plan d’études et à l’aide financière;
  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien et prépare les documents nécessaires. Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec sa supérieure;
  • Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers;
  • Organise des réunions et des colloques du CEISCE en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
  • Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d'archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion;
  • Prend des notes, prépare divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l'orthographe et la grammaire. Signe des documents;
  • Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées courantes et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations;
  • Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages, collation des grades, etc.;
  • Utilise divers appareils tels que machine à écrire, système informatisé de traitement de l'information, calculatrice, photocopieur et télécopieur, etc.;
  • Tient à jour ses connaissances en bureautique ainsi que des politiques, des règles et des procédures en vigueur. Utilise de façon optimale les logiciels et les bases de données en usage;
  • Peut-être appelé à entraîner ou former une ou plusieurs personnes;
  • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis;

Exigences

Scolarité

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

  • Minimum de trois (3) années d’expérience pertinente.

Autres

  • Maîtrise de la langue française.
  • Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données).

Rémunération

Classe 8 (de 30,40 $ à 41,64 $).

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal

  • 21 jours de vacances annuelles
  • 16 jours fériés
  • Congés sociaux et parentaux
  • Horaire de travail réduit durant la période estivale
  • Possibilité de travail en mode hybride (télétravail / présentiel)
  • Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
  • Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
  • Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
  • Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées

Durée et horaire de travail

  • Emploi subventionné.
  • Temps partiel - 14 heures semaine (à titre indicatif).

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".

L’Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes souffrant d’un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.

Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.

Date limite de soumission des candidatures : mardi 26 août 2025, à 17 h.

IMPORTANT! Ce site est présentement en déploiement et la liste des offres disponibles sur ce site n'est pas complète. Pour consulter la LISTE COMPLÈTE DES OFFRES DISPONIBLES à Polytechnique Montréal, consultez cette page.

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J-18808-Ljbffr

Secrétaire de direction - Département des génies civil, géologique et des mines

Direction Philanthropie et Relations avec la communauté diplômée

Montreal

30,40$ - 41,64$ /heure

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Description du poste

Sous la responsabilité de la directrice adjointe à l'administration départementale, la personne recherchée effectue les tâches de secrétariat auprès du directeur du Centre d’études interuniversitaire des structures sous charges extrêmes (CEISCE), un regroupement stratégique financé par le FRQNT. Assiste sa supérieure, le directeur du CEISCE, dans l'accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion des études, de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission du CEISCE. En l'absence du directeur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

Principales responsabilités

  • Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, de la recherche, des ressources humaines, financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et complète les formulaires administratifs requis;
  • A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient de l'information sur des sujets variés et complexes;
  • Collabore à la bonne marche du CEISCE en colligeant de l'information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d'améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
  • Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure et prend les mesures appropriées afin d'en assurer la réalisation;
  • Prend les dispositions relatives à l'agenda de sa supérieure. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de la présence de sa supérieure à ses différents rendez-vous;
  • Tient à jour la comptabilité. Compile, enregistre les dépenses effectuées avec pièces justificatives et fait rapport des états de comptes de revenus et de dépenses. Sur réception des relevés budgétaires périodiques, compare les résultats avec les pièces justificatives. Relève les erreurs et avise le personnel concerné;
  • Prépare et fait le suivi des dossiers relatifs au personnel tels qu’affichages, embauches, mouvements de personnel, congés, absences. Prépare les différents formulaires administratifs requis;
  • Dans les départements où il n’y a pas de commis aux dossiers étudiants ou lorsque la charge de travail de ce dernier l’exige, accomplit les tâches de celui-ci. À cette fin, effectue diverses activités liées à l’admission, l’inscription, au plan d’études et à l’aide financière;
  • Reçoit et filtre les appels téléphoniques et donne des renseignements. Accueille les visiteuses et les visiteurs, s'informe de l'objet de l'entretien et prépare les documents nécessaires. Oriente ceux dont le problème peut être réglé par une autre autorité et fixe des rendez-vous si, à son avis, il est nécessaire de tenir un entretien avec sa supérieure;
  • Prend connaissance du courrier et le trie en fonction des priorités. Prépare les dossiers en faisant les recherches et les consultations préalables. Répond aux demandes relevant de sa compétence et rédige des projets de réponse complexes. Note les suites à donner et effectue le suivi des dossiers;
  • Organise des réunions et des colloques du CEISCE en faisant les convocations, les réservations des salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Assiste aux réunions, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
  • Assume la responsabilité du système de classement et applique la procédure d'archivage. Effectue la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de gestion;
  • Prend des notes, prépare divers documents tels que lettres, rapports, mémos, etc. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l'orthographe et la grammaire. Signe des documents;
  • Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées courantes et participe à leur développement afin d'améliorer l'efficacité des opérations;
  • Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages, collation des grades, etc.;
  • Utilise divers appareils tels que machine à écrire, système informatisé de traitement de l'information, calculatrice, photocopieur et télécopieur, etc.;
  • Tient à jour ses connaissances en bureautique ainsi que des politiques, des règles et des procédures en vigueur. Utilise de façon optimale les logiciels et les bases de données en usage;
  • Peut-être appelé à entraîner ou former une ou plusieurs personnes;
  • Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis;

Exigences

Scolarité

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction.

Expérience

  • Minimum de trois (3) années d’expérience pertinente.

Autres

  • Maîtrise de la langue française.
  • Maîtrise des logiciels de bureautique couramment en usage (logiciels de traitement de textes et de données).

Rémunération

Classe 8 (de 30,40 $ à 41,64 $).

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal

  • 21 jours de vacances annuelles
  • 16 jours fériés
  • Congés sociaux et parentaux
  • Horaire de travail réduit durant la période estivale
  • Possibilité de travail en mode hybride (télétravail / présentiel)
  • Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
  • Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
  • Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
  • Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées

Durée et horaire de travail

  • Emploi subventionné.
  • Temps partiel - 14 heures semaine (à titre indicatif).

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".

L’Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d’accompagnement aux personnes souffrant d’un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation.

Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.

Date limite de soumission des candidatures : mardi 26 août 2025, à 17 h.

IMPORTANT! Ce site est présentement en déploiement et la liste des offres disponibles sur ce site n'est pas complète. Pour consulter la LISTE COMPLÈTE DES OFFRES DISPONIBLES à Polytechnique Montréal, consultez cette page.

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J-18808-Ljbffr

​Coordonnateur.trice administratif.ive, Bureau de la direction générale et de la réception

Fondation de l'Hôpital de Montréal pour enfants

Westmount

Permanent à temps plein

Postuler directement

Vous faites preuve d'un grand sens de débrouillardise et possédez d'excellentes aptitudes en service à la clientèle et en en organisation? Vous aimeriez prendre part à une équipe professionnelle aux valeurs humaines? Joignez-vous à l’équipe de la Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants, chef de file en matière de philanthropie au Québec.

La Fondation est actuellement à la recherche d’un.e Coordonnateur.trice administratif.ive, Bureau de de la direction générale et de la réception. La personne sélectionnée aura pour principale responsabilité d’assurer le bon fonctionnement de l’accueil des donateurs et des invités, ainsi que du bureau de la présidente et des vice-présidents.es. Elle veillera à la gestion efficiente des tâches administratives quotidiennes, contribuant ainsi au bon déroulement des activités de la Fondation.

Responsabilités

Réception :

  • Accueillir et diriger les visiteurs ;
  • Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants de la ligne générale de la Fondation ;
  • Fournir des informations de base et précises en personne, par téléphone et par courriel ;
  • Recevoir, trier et distribuer le courrier ;
  • Assurer la gestion de la papeterie, incluant la commande, le suivi des stocks et la mise en place des fournitures nécessaires ;


Soutien administratif, bureau de la direction:

  • Planifier les réunions et tenir à jour le calendrier Outlook de la Présidente ;
  • Coordonner les réunions des quatre vice-présidents, selon les besoins ;
  • Effectuer des tâches administratives quotidiennes variées tels que la préparation de rapport de dépenses, l’impression de documents, la préparation de lettres diverses, etc. ;
  • Rédiger la correspondance ou les notes d'information et la coordonner, le cas échéant ;
  • Éditer/formater les présentations PowerPoint selon les besoins de la direction ;
  • Assurer une liaison étroite avec les membres de l'équipe afin de garantir le respect des délais pour la correspondance, les documents de réunion et les présentations ;
  • Coordonner et anticiper avec la présidente toute planification de projet ou gestion des activités de l'équipe de direction ;
  • Envoyer la correspondance électronique au personnel, aux donateurs/partenaires au nom de la présidente, selon les besoins ;
  • Assister la présidente dans la préparation de ses déplacements ou de ses présentations, le cas échéant ;
  • Collaborer à l’organisation des réceptions pour les grands donateurs, aux événements internes pour les employés ou tout autre évènement de la Présidente (réservation de salles à l’hôpital, restaurants, commande de nourriture, commande de fleurs, etc.) ;
  • Tenir à jour les dossiers papier et électronique du bureau de la présidence ;
  • Soutenir au niveau administratif la secrétaire adjointe du conseil d’administration lors de la tenue des réunions du Conseil d’Administration et de ses comités ;


Qualifications

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en technique administrative ou bureautique et un minimum de 5 ans d’expérience ou toute autre combinaison équivalente d’éducation et d’expérience pertinentes ;
  • Expérience de travail en soutien administratif à la direction, incluant la gestion d’agenda, est essentiel ;
  • Excellente maîtrise de la grammaire anglaise et française à l’écrit et à l’oral ;
  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, Copilot) ;
  • Connaissance de logiciels informatique tel que Acrobat est un atout ;
  • Expérience en gouvernance / conseils d’administration serait un atout ;
  • Une connaissance de base d’un logiciel CRM ou le logiciel de collecte de fonds Raiser’s Edge serait un atout.


Compétences

  • Sens de l’organisation, de la gestion des priorités et débrouillardise;
  • Rigueur, minutie et sens de l’initiative ;
  • Solides compétences en communication verbale en français et en anglais ;
  • Capacité à faire preuve de discrétion et de respect absolu de la confidentialité en tout temps ;
  • Flexibilité et souplesse face à l’évolution des demandes et des priorités de travail ;
  • Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle ;
  • Habileté à travailler de manière autonome ;
  • Capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois et à respecter les échéanciers ;
  • Excellent esprit d’équipe et facilité à collaborer efficacement.


Ce que nous offrons :

  • Horaire de travail de 35 heures par semaine ;
  • Régime d’assurances santé complet (médical, dentaire, bien-être) ;
  • Contribution de 5 % à un REER collectif ;
  • Trois semaines de vacances et dix jours de congés personnels ;
  • Programme de Télémédecine ;


*Il s'agit d'un poste permanent à temps plein nécessitant une présence au bureau de 5 jours par semaine.

Nous remercions toutes les personnes intéressées par ce poste. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

Nos valeurs fondamentales de respect, d’intégrité et de travail d’équipe définissent notre objectif commun d’aider les enfants malades qui sont notre source d’inspiration.

L’inclusion est au cœur de nos engagements. La Fondation est un employeur qui souscrit aux principes d’équité en matière d’emploi.

La Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants a été créée en 1973. Notre mission est d’inspirer et de mobiliser la communauté pour soutenir l’innovation continue dans la recherche, l’enseignement et les soins à l’Hôpital de Montréal pour enfants, un centre pédiatrique de renommée internationale offrant des soins hautement spécialisés. Pour en savoir plus, visitez le site www.fondationduchildren.com.

Envoyez votre CV via Secrétaire-inc.

Secrétaire dentaire

Emploidentaire.com

Montreal West

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Description Salaire offert : De 25 $ à 35 $ de l’heure

Type de poste : Temps plein, Permanent

Horaire de travail : Jour

Centre Dentaire Westminster is a modern and fully renovated family dental clinic located in Montreal.

Looking for a full time dental secretary / receptionist. We are interested in someone who is competent and warm that enjoys working in a team.

Must be comfortable with Dentitek Software

Must speak English and French

Very competitive salary, super cool staff, very modern clinic at the cutting edge of technology. Above all , the patients are also amazing!

Le Centre Dentaire Westminster est une clinique dentaire familiale moderne et entièrement rénovée située à Montréal.

À la recherche d'une secrétaire / réceptionniste dentaire à temps plein. Nous recherchons une personne compétente et chaleureuse qui aime travailler en équipe.

Doit être à l'aise avec le logiciel Dentitek.

Doit parler anglais et français.

Salaire très compétitif, personnel super cool, clinique très moderne à la fine pointe de la technologie. Surtout, les patients sont aussi extraordinaires !

Merci.

Schedule : Monday to Friday

No weekends

Experience :

Dental receptionist : 2 years (required)

Language :

French and English (required) Comment postuler? À lire attentivement Étape 1 : Si vous n'êtes pas connecté, connectez-vous à votre compte candidat (voir le formulaire de connection au bas de l'offre d'emploi).

Étape 2 : Quand vous êtes connecté, vous pouvez voir le profil complet de l'employeur et postuler à cette offre en cliquant sur le bouton POSTULER présent au bas de l'annonce. Fermer

Adjoint / adjointe de direction

Université de Montréal

Montreal

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  • Durée de l'emploi : Permanent
  • Langue de travail : Français
  • Education : Certificat ou diplôme
  • Expérience : 5 ans ou plus
  • Renseignements à propos du lieu de travail

    • Hybride
    • Heures de travail : 35 heures par semaine
    • Adjointe exécutive, adjoint exécutif - Présidence-direction générale - R-25-26

      Secrétaire de direction - école d'art-thérapie

      Adjoint.e à la Direction Général – Gouvernance et Développement

      Montréal-Ouest, Quebec, Canada 1 week ago

      Soutien à la gestion administrative – Postes administratifs à combler – Centre-Ville, Côte-Ste-Catherine et Decelles

      Adjoint.e exécutif.ve à la haute direction (4 VPs)

      Adjoint.e administratif(ve) à la direction

      Adjointe exécutive - bureau du Chef des finances

      J-18808-Ljbffr

    Espace publicitaire
    Secrétaire de service

    Fédération interprofessionnelle de la santé du Québec

    Sherbrooke

    Permanent à temps plein

    60 600,00$ - 72 400,00$ /an

    Postuler directement

    *Poste permanent*

    L’échelle salariale varie, selon l’expérience, de 60 600$ à 72 400$ par année. Programme d’assurances collectives complet payé en partie par l'employeur, régime de retraite à prestation déterminée, 4 semaines de vacances par année auxquelles s'ajoute 15 jours de congés monnayables, en plus d’une gamme appréciable de congés sociaux.

    DESCRIPTION DE LA TÂCHE

    Sous la responsabilité d’une directrice des services conseil, la ou le secrétaire :

    • Supporte les conseillères syndicales dans leurs tâches;
    • Agit comme soutien administratif pour le service des relations de travail;
    • Assure la correction et la mise en forme de documents;
    • Effectue la rédaction et le suivi des correspondances;
    • Assure le support aux utilisatrices du système de gestion des griefs;
    • Assure la réception des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs pour le bureau;
    • Assure la gestion des salles et du courrier;
    • Assume tout autre mandat qui lui est confié par sa supérieure immédiate.


    QUALIFICATIONS

    • Formation en secrétariat;
    • Expérience de 3 ans;
    • Excellente maîtrise de la langue française;
    • Excellente maîtrise d’Outlook, de Office365 et d’Adobe Pro;


    **Notez que les personnes retenues devront se soumettre à un test de français avancé ainsi qu’à un test d’évaluation de niveau pour Word, Excel et PowerPoint.

    PROFIL RECHERCHÉ

    • Axée service client;
    • Fait preuve de tact dans ses communications;
    • Sait s’adapter aux imprévus;
    • Porte une attention particulière à la qualité de son travail;
    • Organise efficacement son travail;
    • Agit avec discernement dans toutes situations.


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    Secrétaire juridique

    Fédération interprofessionnelle de la santé du Québec

    Montréal

    Temporaire à temps plein

    60 600,00$ - 72 400,00$ /an

    Postuler directement

    *Poste temporaire jusqu'en janvier 2026 avec possibilité de prolongation*

    Lieu de travail : 1234 avenue Papineau, Montréal.

    L’échelle salariale varie, selon l’expérience, de 60 600$ à 72 400$ par année. L’horaire de travail est de 32,5h par semaine, du lundi au vendredi. Programme d’assurances collectives complet payé en partie par l'employeur, régime de retraite à prestation déterminée, 4 semaines de vacances par année auxquelles s'ajoute 15 jours de congés monnayables, en plus d’une gamme appréciable de congés sociaux.

    DESCRIPTION DE LA TÂCHE

    Sous la responsabilité de la directrice des affaires juridiques, la secrétaire :

    • Offre le soutien administratif nécessaire aux procureurs spécialisés en santé et sécurité du travail;
    • Assure le suivi des communications avec les médecins experts;
    • Rédige des requêtes et autres documents légaux et en fait la mise à jour;
    • Assure la révision, la correction et l'édition de documents;
    • Effectue la rédaction et le suivi des correspondances dans les délais requis;
    • Assure la réception des appels téléphoniques pour son service;
    • Assume tout autre mandat qui lui est confié par sa supérieure immédiate.


    QUALIFICATIONS

    • Formation en secrétariat juridique;
    • Expérience de 3 ans;
    • Excellente maîtrise de la langue française;
    • Excellente maîtrise d’Outlook, de la suite Office et d’Adobe Pro;
    • Sera considérée comme un atout la connaissance des procédures juridiques propres aux tribunaux administratifs.

    **Notez que les personnes retenues devront se soumettre à un test de français avancé ainsi qu’à un test d’évaluation de niveau pour Word, Excel et PowerPoint.

    Profil recherché

    • Établit un contact respectueux et professionnel avec les clientèles internes et externes;
    • Fait preuve de tact dans ses communications;
    • Sait s’adapter aux imprévus;
    • Fait preuve d'une grande rigueur dans l'exécution du travail;
    • Organise efficacement son travail;
    • Agit avec discernement dans toutes situations


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    Secrétaire dentaire

    Emploidentaire.com

    Montreal West

    Postuler directement

    Description du poste

    Salaire offert : selon expérience

    Type de poste

    Temps plein, Permanent

    Horaire de travail

    Jour

    Nombre d'heures par semaine

    35-40 heures par semaine

    Lieu de travail

    La clinique anesthésie AGM située au 5640 rue Paré à Ville Mont-Royal est à la recherche d'une réceptionniste.

    Comment postuler ?

    À lire attentivement

    • Étape 1 : Si vous n'êtes pas connecté, connectez-vous à votre compte candidat (voir le formulaire de connexion au bas de l'offre d'emploi).
    • Étape 2 : Quand vous êtes connecté, vous pouvez voir le profil complet de l'employeur et postuler à cette offre en cliquant sur le bouton POSTULER présent au bas de l'annonce.

    Responsabilités

    • Accueil des patients
    • Facturation
    • Création des horaires et dossiers

    Date d'entrée en fonction

    Le plus rapidement possible

    Adjoint(e) de direction, Finances Corporatives

    Couche-Tard

    Laval

    Postuler directement

    LE RÔLE

    Dans ce rôle, vous serez responsable d’assister l’équipe de la direction financière globale dans la réalisation des tâches administratives courantes et des mandats qui leur sont confiés de manière à faciliter l’atteinte de leurs objectifs et d’optimiser la gestion de leur temps. Dans son rôle, le / la titulaire du poste doit planifier, organiser, coordonner plusieurs activités variées. Aussi, il / elle doit s’assurer d’apporter un soutien dans la préparation de documents qui peuvent être hautement confidentiels tout en exigeant un souci poussé du détail et de la qualité du travail. Ce poste requiert de grandes habiletés relationnelles, de bonnes aptitudes de communication et un esprit d’équipe.

    CE QUE VOUS FEREZ

    Envie de débuter votre parcours avec nous? Voici un aperçu des principales responsabilités de ce poste :

    • Seconder le chef de la direction financière et ses vice-présidents (environ 4 personnes) en prenant en charge leurs besoins administratifs :
    • Tenir à jour l’agenda, organiser les réunions et les appels conférences et effectuer les réservations de salles requises;
    • Participer à l’animation des événements finances;
    • Organiser les déplacements et effectuer les réservations nécessaires pour les voyages;
    • Recevoir le courrier électronique et en assurer le suivi conformément aux directives reçues;
    • Effectuer la mise en page de divers documents et présentations;
    • Voir à la préparation et à l’acheminement des comptes de dépenses;
    • Effectuer toutes autres tâches administratives.

    CE DONT VOUS AUREZ BESOIN

    Nous voulons que vous rejoigniez notre équipe! Voici ce que nous recherchons :

    Formation :

    • DEC en secrétariat ou toute autre formation pertinente

    Expériences :

    • Minimum 5 ans dans un rôle similaire

    Connaissances et aptitudes :

    • Autonome, dynamique, organisée
    • Grande habileté relationnelle et capacité à faire preuve de doigté
    • Fait preuve d’un très bon jugement, discernement et logique
    • Intégrité et confidentialité exemplaires
    • Capacité à gérer des échéanciers complexes
    • Excellente capacité à gérer ses priorités et mener plusieurs dossiers en même temps
    • Très bonne capacité à travailler en collaboration avec ses pairs
    • Fait preuve de disponibilité et d’adaptation
    • Habileté à bien travailler dans un environnement changeant et dynamique
    • Capacité à rédiger, corriger et traduire des documents divers
    • Aisance à travailler avec les logiciels de la suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.)

    Aptitudes linguistiques :

    • Bilinguisme requis (français et anglais avancé) autant à l’oral qu’à l’écrit, car la personne sera amenée à travailler et communiquer de façon régulière en anglais en effectuant les tâches ci-dessous. Spécifiquement, le rôle requiert de collaborer avec les équipes globales.

    POURQUOI TRAVAILLER AVEC NOUS

    Chez Couche-Tard / Circle K, nous croyons que les membres de nos équipes sont le cœur et l’âme de notre entreprise. En nous rejoignant, vous obtenez non seulement un emploi — vous devenez membre d’une communauté dynamique où vos talents sont valorisés, votre croissance est encouragée et vos contributions font une réelle différence. Voici pourquoi vous allez adorer travailler avec nous :

    • Avantages sociaux : Programme d’assurance collective, régime de retraite, régime d’achat d’actions et congés payés.
    • Autres avantages : Rabais employé, formation et développement, reconnaissance et récompenses, programme de mentorat, programme de bourses d’études.

    INTÉRESSÉ(E)? Vous n’êtes qu’à quelques clics de rejoindre une entreprise exceptionnelle! Rendez-vous sur notre page carrière à : / / carrieres.couche-tard.com pour soumettre votre candidature. Nous sommes impatients d’avoir de vos nouvelles!

    Chez Couche-Tard / Circle K, nous nous engageons à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié où chacun est traité avec respect et dignité. Nous accueillons des personnes de toutes origines et de tous horizons pour qu’elles se joignent à notre équipe et apportent leurs perspectives et leurs talents uniques.

    Nous remercions tous les candidats de l’intérêt qu’ils portent à ce poste. Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour la suite du processus d’embauche. Couche-Tard / Circle K valorise la diversité et l’inclusion et vise à créer un milieu de travail sain, accessible et gratifiant qui met en valeur la contribution unique de nos employés au succès de notre entreprise. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection.

    Seniority level

    • Mid-Senior level

    Employment type

    • Full-time

    Job function

    • Other

    Industries

    • Retail

    J-18808-Ljbffr

    Secrétaire dentaire

    Centre Dentaire Ppm

    Montreal

    Postuler directement

    Description de l’offre d’emploi

    • Avoir suivi un cours de secrétariat dentaire
    • Fournir des renseignements généraux en personne ou par téléphone.
    • Accueillir la clientèle et la diriger vers les services appropriés.
    • Fixer des rendez-vous.
    • Accepter et consigner des paiements et fournir des reçus avec le logiciel dentaire Progident.
    • Répondre au téléphone, filtrer et acheminer des appels et prendre des messages.

    Qualifications professionnelles

    Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

    Langues

    • Français parlé - Élevé
    • Français écrit - Moyen
    • Anglais parlé - Moyen
    • Anglais écrit - Faible

    Formations

    • Diplôme d’études secondaires (DES)

    Expérience

    Un atout

    Espace publicitaire
    Secrétaire médicale

    Tootelo

    Montreal

    Postuler directement

    Description du poste

    La Clinique Médicale Angus (clinique du groupe Tootelo) recherche 1 secrétaire médicale pour se joindre à son équipe dynamique. Nous offrons un poste temporaire, du lundi au vendredi, de jour, pour 25-30 heures par semaine. Sans expérience dans le domaine médical, l'esprit de pratiques avant-gardistes de Tootelo Cliniques permet aux secrétaires médicales d'évoluer à leur façon ! Voici une brève liste des responsabilités administratives :

    • Accueillir les patients avec des rendez-vous
    • Assurer la mise à jour des informations des patients
    • Être en mesure d'orienter les patients en besoin d'assistance
    • Traiter les appels téléphoniques ainsi que les demandes par courriel
    • Structurer et organiser les documents administratifs pour les infirmières et médecins
    • Acheminer les documents médicaux ou d'assurances aux bonnes instances (pharmacies, gouvernements, etc.)
    Secrétaire médicale

    Association Des Medecins Du Sud-Ouest

    Montreal

    20,00$ - 20,00$ /heure

    Postuler directement

    Description de l'entreprise

    L'entreprise est une clinique médicale dynamique qui a à cœur d'offrir des services médicaux de qualité à la population de Verdun et du Sud-Ouest de Montréal. Notre clinique, connue sous le nom de la Clinique médicale du Sud-Ouest, compte plus de 75 professionnels de la santé et une équipe administrative composée de plus de vingt-cinq secrétaires et commis. Ouverte tous les jours de l'année, douze heures par jour sur semaine et huit heures par jour les fins de semaine, la clinique est accessible par métro, autobus ou voiture. Visitez notre site web pour en savoir davantage.

    Description de l’offre d’emploi

    La clinique médicale du Sud-Ouest est à la recherche d’une secrétaire de jour, poste à temps plein / permanent. La personne choisie recevra une formation et se joindra à une équipe axée sur l’entraide et le travail d’équipe.

    Titre du poste : Secrétaire médicale

    Statut : Poste permanent / 35h par semaine

    Horaire : Du lundi au vendredi de 8h à 16h

    Salaire : 20 $ / h révisable chaque année à la date d'anniversaire d'embauche

    Date de début : Le plus tôt possible

    TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

    • Accueillir les patients
    • Répondre au téléphone, prendre les messages des patients, fixer des rendez-vous et retourner des appels
    • Gérer les horaires des médecins via le dossier médical électronique de la clinique
    • Préparer les prélèvements des laboratoires et les pochettes des grossesses
    • Assurer le suivi des formulaires, faxes, lettres et autres documents dont les médecins pourraient avoir besoin
    • Préparer les bureaux et faire l’inventaire des fournitures de base requises
    • Produire des photocopies et acheminer des télécopies
    • Répondre aux demandes des hôpitaux
    • Assurer le remplacement d’effectifs à différents postes similaires dans la clinique
    • Toute autre tâche connexe afin d’assurer le bon fonctionnement

    QUALITÉS REQUISES

    • Excellent service à la clientèle
    • Habiletés informatiques
    • Bonne communication
    • Bonne gestion du stress
    • Ponctualité
    • Autonomie, débrouillardise, dynamisme

    EXIGENCES

    • Diplôme d’études secondaires (DES)
    • Un an d’expérience
    • Très bon français parlé et bilinguisme avec l’anglais car la clinique est située à Verdun et la plupart de notre clientèle parle anglais

    AVANTAGES

    • Assurances collectives avec participation de l’employeur
    • Régime enregistré d’épargne retraite avec contribution de l’employeur
    • Journées de maladies payées
    • Arrêt de métro à un coin de rue

    Si ce poste vous intéresse, veuillez envoyer votre CV par courriel à madame Olivia Adama à l’adresse courriel :

    Langues

    • Français parlé et écrit - Élevé
    • Anglais parlé et écrit - Moyen

    Formations

    • Diplôme d’études secondaires (DES)

    Expérience : 1 à 2 ans

    Compétences

    • Polyvalence
    • Sens de l’initiative
    • Capacité à travailler sous pression
    Secrétaire médical / secrétaire médicale

    Physio Plateau Inc.

    Montreal

    18,00$ - 26,00$ /heure

    Postuler directement

    Description de l'entreprise

    Clinique de physiothérapie

    Description de l’offre d’emploi

    Physio Plateau, situé dans le quartier du Plateau Mont-Royal à Montréal, est à la recherche d’une personne dynamique, courtoise, responsable et ayant de l’entregent pour le poste de secrétaire-réceptionniste médicale.

    Vous pouvez faire parvenir votre CV à l’adresse courriel :

    Tâches principales :

    • Accueillir les patients
    • Programmer les rendez-vous avec le logiciel Medexa
    • Gérer les appels téléphoniques, les courriels et les demandes de rendez-vous en ligne ainsi que les horaires des physiothérapeutes
    • Réceptionner les documents, les formulaires de soins, remplir les dossiers des patients, faire des relances en cas d'informations manquantes
    • Faire les demandes de réclamation aux assurances
    • Encaisser les paiements, faire les factures de soins et les envoyer
    • Être le relais avec les physiothérapeutes pour transmettre les questions des patients
    • Entretien de la clinique

    Ce que nous cherchons :

    • Sens de l'organisation et de gestion des priorités
    • Être à l'aise avec le contact avec la patientèle
    • Être capable de maintenir plusieurs tâches simultanées lors des moments d'activités plus intenses
    • Esprit d'équipe
    • Qualités linguistiques orales et écrites en français. Une base en anglais oral serait un plus.
    • Atout : expérience en service clientèle / réception d’appels ou formation en secrétariat médical

    Ce que nous offrons :

    • Milieu dynamique, en développement, intégratif et stimulant
    • Le poste serait pour la réception d’après-midi et de soirée du lundi au vendredi
    • Salaire selon expérience de 18 à 26 $ / h
    • Congé 6% (augmentant à chaque année d’expérience)
    • Budget santé après 3 mois
    • Possibilité d’accéder au REER+ après 3 mois

    Pour découvrir la clinique et l’équipe Physio Plateau :

    Langues

    • Français parlé et écrit - Élevé

    Expérience Un atout

    Secrétaire administrative

    Hebert & Associes Conseillers Maritimes Inc.

    Montreal

    Postuler directement

    Description de l'entreprise

    Bureau de conseiller maritime.

    Préparation de contrats de vente de bateaux de plaisance.

    Recherche sur les titres de propriété de bateaux.

    Transferts de propriété de bateaux.

    Description de l’offre d’emploi

    • Répondre au téléphone.
    • Renseigner les clients qui achètent ou vendent des bateaux de plaisance.
    • Travail général de bureau.
    • 100 % BILINGUE (français / anglais).
    • Pas de comptabilité.
    • Entrer des informations à l'ordinateur.

    Langues

    • Français parlé et écrit - Élevé.
    • Anglais parlé et écrit - Élevé.

    Formations

    • Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Services financiers et d'assurances.

    Expérience

    3 à 5 ans.

    Compétences

    • Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions.
    • Capacité à travailler en équipe.
    Secrétaire administratif / secrétaire administrative

    Logica Sport

    Montreal

    Postuler directement

    Description de l'entreprise

    Logica sport est une entreprise qui opère dans la distribution et la production de tous articles pour le soccer, cyclisme et ski.

    Description de l’offre d’emploi

    Fonctions

    • Effectuer des tâches administratives générales telles que répondre aux appels téléphoniques, répondre aux courriels et gérer la correspondance.
    • Saisir et mettre à jour les informations dans le système comptable.
    • Télécharger des images et des descriptions dans le système comptable et sur d'autres plateformes numériques.
    • Maintenir les fournitures de bureau et l'inventaire, et passer des commandes si nécessaire.
    • Aider à la saisie des données, à l'organisation des documents et des dossiers.
    • Apporter un soutien aux autres membres de l'équipe, selon les besoins, pour des tâches ou des projets spécifiques.

    Expérience

    • Une expérience préalable dans un rôle administratif est préférable.
    • Diplôme d'études secondaires.
    • Solides compétences en matière de secrétariat et d'organisation.
    • Maîtrise des logiciels de bureautique tels que Microsoft Office Suite.
    • Des tâches supplémentaires peuvent être ajoutées sur demande.

    Si vous avez le souci du détail, d'excellentes compétences organisationnelles et de l'expérience dans le domaine du soutien administratif, nous vous encourageons à postuler pour le poste d'assistant(e) administratif(ve). Nous offrons une rémunération et des avantages compétitifs.

    Duties

    • Perform general administrative tasks such as answering phone calls, responding to emails, and managing correspondence.
    • Enter and maintain information in the accounting system.
    • Upload images and descriptions in the accounting system and other digital platforms.
    • Maintain office supplies and inventory, and place orders as needed.
    • Assist with data entry, organizing documents and records.
    • Provide support to other team members as needed with specific tasks or projects.

    Experience

    • Previous experience in an administrative role is preferred.
    • Secondary high school diploma.
    • Strong clerical and organizational skills.
    • Proficient in using office software such as Microsoft Office Suite.
    • Additional tasks may be added upon request.

    If you are a detail-oriented individual with excellent organizational skills and have experience providing administrative support, we encourage you to apply for the position of Administrative Assistant. We offer competitive compensation and benefits packages.

    Job Types

    Full-time, Permanent

    Expected hours

    40 per week

    Benefits

    • Casual dress.
    • Dental care.
    • Extended health care.
    • Store discount.

    Schedule

    • 8 hour shift.
    • Day shift.
    • Monday to Friday.

    Ability to Commute

    • Montréal-Nord, QC H1G 3K7 (required).

    Work Location

    In person

    Qualifications professionnelles

    Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

    Langues

    • Français parlé - Faible.
    • Français écrit - Élevé.
    • Anglais parlé et écrit - Moyen.

    Formations

    • Diplôme d’études secondaires (DES).

    Expérience

    2 à 3 ans.

    Compétences

    • Assiduité et ponctualité.

    Travailleuses et travailleurs expérimentés. Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca).

    Espace publicitaire
    Secrétaire administratif / secrétaire administrative

    Notaire Du Grand Montreal Inc.

    Montreal

    Postuler directement

    Description de l'entreprise

    Étude de notaires en pleine expansion à Ahuntsic et hautement dynamique, nous œuvrons en pratique notariale générale. Droit immobilier, testaments, mandats, droit corporatif, adoptions, procédures non contentieuses, nous offrons un service professionnel dans le secteur de Montréal. Allez voir notre site web :

    Description de l’offre d’emploi

    Tu as toujours été attiré par le domaine juridique mais tu n'as ni expérience ni diplôme ? Tu es intrigué par le domaine notarial même si tu ne t'y connais absolument pas ou au contraire, tu t'y connais et tu veux en apprendre davantage ? Tu as de l'expérience dans un bureau de notaire et tu désires changer d'ambiance ? Peu importe tes réponses, nous sommes là pour toi ! Nous sommes une équipe dynamique et nous offrons une chance de progresser dans l'entreprise. Si tu aimes écrire, parler au téléphone et tu apprends vite, ce poste est pour toi ! Nous offrons la formation et nous allons t'accompagner durant tout le processus jusqu'à ton autonomie. Belle ambiance de travail malgré le sérieux de notre travail :)

    Les tâches consistent à gérer l'agenda des notaires, ouvrir les dossiers, répondre aux appels, faire la correspondance et accueillir les clients.

    Le permis de conduire est un atout, sans être une obligation. Le candidat doit avoir une bonne maîtrise de la langue française à l'écrit et au parlé.

    Avantages

    Voyage dans le sud payé après 5 ans de service continu.

    TEMPS PLEIN AU DÉBUT POUR LA FORMATION ET POSSIBILITÉ DE TEMPS PARTIEL RAPIDEMENT.

    Date d'entrée en fonction flexible.

    Langues

    • Français parlé et écrit - Élevé

    Formations

    • Diplôme d’études secondaires (DES)

    Expérience

    • Aucune expérience

    Compétences

    • Capacité d’adaptation
    • Capacité à travailler sous pression
    • Engagement
    Secrétaire médical / secrétaire médicale

    Cliniques D'Ophtalmologie Bellevue Inc.

    Montreal

    Postuler directement

    Description de l'entreprise

    Cliniques spécialisées en ophtalmologie, chirurgie et soins esthétiques, sécheresse oculaire et correction de la vue.

    Description de l’offre d’emploi

    Le poste consiste à répondre aux appels entrants, à la gestion des rendez-vous et liste d'attente, répondre aux questions des patients, voir à la transmission de messages aux autres intervenants de la santé, compléter des formulaires et rédaction de lettres, numériser des documents et saisie de données.

    Langues

    • Français parlé et écrit - Élevé

    Formations

    • Diplôme d’études secondaires (DES)

    Expérience 1 à 2 ans

    Compétences

    • Assiduité et ponctualité
    • Capacité à travailler en équipe
    • Polyvalence

    Travailleuses et travailleurs expérimentés. Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

    secrétaire à la réception

    COLLÈGE ESSOR

    Montréal

    Postuler directement

    Description de poste

    Employeur

    COLLÈGE ESSOR

    Description de l'entreprise

    Le Collège Essor est un établissement d'enseignement privé qui offre des formations dans des domaines d'emploi à forte demande.

    Description de l’offre d’emploi

    Les tâches et les activités principales :

    • Organiser et coordonner le fonctionnement général du secrétariat de direction (bases étudiants, professeurs, documents administratifs, outils de communication…).
    • Assurer le secrétariat du service.
    • Assurer le suivi administratif des dossiers des personnels enseignants, d'éducation et de surveillance et le secrétariat des étudiants.
    • Accueil physique et téléphonique.
    • Lecture et gestion de la messagerie électronique.
    • Fournir une information de premier niveau aux personnels enseignants et d'éducation, aux étudiants ainsi qu'aux interlocuteurs extérieurs.

    Précisions additionnelles : Nous vous invitons à nous acheminer votre curriculum vitae sur notre site Internet.

    Langues

    Français parlé et écrit - Moyen

    Horaire

    Jour, Soir

    Nombre d'heures

    40 heures

    Expérience

    Un atout

    Durée d'emploi

    Permanent

    Adjointe administrative à la direction - BILINGUE (AP)

    TOTEM Recruteur de talent

    Montreal

    Postuler directement

    Description de poste

    Mode de travail : En présentiel

    Type de contrat : Temps plein, 12 à 14 mois (possibilité d’évolution à la fin du contrat)

    Secteur : Centre-Ville de Montréal

    Salaire : 70k$ à 75k$ selon l’expérience

    Vos responsabilités :

    • Offrir un soutien administratif à la haute direction.
    • Servir de lien entre la direction et les parties prenantes internes et externes.
    • Organiser et gérer des calendriers complexes, incluant la planification de rencontres dans différents fuseaux horaires.
    • Rédiger et réviser de façon autonome des courriels, notes et documents professionnels.
    • Préparer et mettre en forme des rapports de dépenses, présentations et documents de réunion.
    • Assurer le suivi des dossiers et tâches en suspens afin de garantir leur avancement.
    • Maintenir un système de classement efficace, autant électronique que papier.
    • Filtrer, prioriser et répondre rapidement aux courriels selon les besoins.
    • Coordonner la logistique des réunions internes et externes, incluant celles du conseil et des événements spéciaux.
    • Organiser des voyages d’affaires complets (vols, hébergement, transport, etc.).
    • Offrir un soutien de remplacement en cas d’absence ou de surcharge.
    • Contribuer à la planification et à la coordination d’événements corporatifs.
    • Participer à divers projets et initiatives selon les besoins.

    Profil recherché :

    • Minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle administratif similaire, idéalement au niveau corporatif.
    • Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit (contacts fréquents à l’extérieur du Québec).
    • Solide maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
    • Fortes compétences organisationnelles et souci du détail.
    • Capacité à gérer plusieurs priorités dans des délais serrés.
    • Discrétion, professionnalisme et sens de la confidentialité.
    • Proactivité, fiabilité et capacité d’adaptation dans un environnement dynamique.

    Tu corresponds à cette description ? Alors, postule dès maintenant en envoyant ton CV.

    Seules les personnes qui possèdent le profil recherché par notre client seront contactées. Nous encourageons toutes les candidatures et valorisons la diversité des profils.

    TOTEMADMIN

    Adjointe - Adjoint de Direction

    BPA

    Montreal West

    Postuler directement

    À propos de BPA

    BPA est une firme d’ingénierie spécialisée en bâtiment pour les marchés institutionnels, commerciaux, multi-résidentiels et industriels fondée en 1956. Présents à travers le Canada, nous offrons à nos clients une expertise en mécanique; électricité et puissance; développement durable et efficacité énergétique; structure; télécommunication; sécurité; immotique; acoustique; services alimentaires et mise en service. C’est animé par nos valeurs d’intégrité, d’excellence, d’accomplissement et de passion que nous réalisons pleinement notre mission : Bâtir un avenir durable. Ensemble, multiplions notre impact positif sur le monde grâce à une ingénierie qui a le pouvoir de changer les choses!

    Rôle

    Véritable partenaire d’exécution du Vice-Président Offres de services, vous orchestrez l’agenda stratégique, la communication et le suivi des priorités afin d’optimiser l’impact de la haute direction. Vous créez des ponts avec les équipes internes et assurez une exécution fluide, confidentielle et orientée résultats.

    Responsabilités principales

    • Gestion exécutive & priorités : Gérer l’agenda du VP (priorisation, préparation des dossiers voyages, etc.).
    • Préparer les rencontres : ordre du jour, documentation, briefs exécutifs (1-pager), présentations.
    • Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions.

    Communication & governance

    • Rédiger / réviser courriels, notes internes, lettres officielles.
    • Coordonner les comités de direction et conseil (logistique, trousses, procès-verbaux).
    • Assurer la confidentialité et la gestion des accès / dossiers sensibles.

    Coordination opérationnelle

    • Agir de point de contact entre la présidence, les VP et les directions (mécanique, électricité, structure, etc.).
    • Consolider des données clés (KPI, projets, ventes) et produire de courts tableaux de bord.
    • Soutenir la préparation de propositions (mise en page, conformité, signatures).

    Logistique & administration

    • Gérer déplacements, événements, visiteurs, dépenses et approbations.
    • Tenir les archives numériques (SharePoint / Teams), modèles et calendriers corporatifs.
    • Coordonner signatures DocuSign, ententes et renouvellements (échéanciers).

    Projets spéciaux

    • Contribuer à des projets transversaux (croissance, intégration de bureaux, initiatives, etc.).
    • Proposer des améliorations de processus (gabarits, automatisations, checklists).

    Profil recherché

    • 5–8 ans comme adjoint(e) de direction / exécutif, idéalement en services professionnels (ingénierie, architecture, construction, juridique, conseil).
    • Bilingue (oral / écrit).
    • Excellente rédaction et aisance à représenter la direction.
    • Maîtrise Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint, Excel), Adobe Acrobat et DocuSign.
    • Organisation et priorisation exemplaires : anticipe, planifie et gère plusieurs dossiers à la fois.
    • Exécution rigoureuse : suivi des actions, respect des délais.
    • Discrétion et éthique irréprochables; esprit de service et collaboration avec dirigeants et partenaires.

    Faire carrière Avec Nous, C’est

    • Un milieu dynamique favorisant le travail d’équipe, le partage des connaissances et l’innovation technologique.
    • De la formation et du développement professionnel chapeauté par notre entité UniversiT.
    • La semaine de 37,5 heures, avec horaire flexible et possibilité de terminer le vendredi à midi.
    • Une politique de télétravail en mode hybride.
    • Rémunération globale compétitive et concurrentielle.
    • Assurances collectives incluant PAE et télémédecine.
    • Contribution de l’employeur à un régime d’épargne-retraite.
    • Remboursement des frais de cotisation professionnelle.
    • Les heures supplémentaires reconnues (banque d’heures ou rémunérées).
    • Des activités sociales et des rabais employés.

    Nous adhérons aux principes d’équité en matière d’emploi et souscrivons à l’AODA. Nous encourageons les femmes, les minorités visibles, les personnes autochtones et les personnes handicapées à postuler. Des mesures d’adaptation sont disponibles sur demande pour les personnes qui participent au processus de sélection.

    Nous remercions pour votre intérêt. Seules les personnes présélectionnées seront contactées par l’équipe Talent.

    L'emploi du masculin a pour seul objectif d'alléger le texte.

    J-18808-Ljbffr