Les outils indispensables de la super adjointe

, par Secretaire-inc.

Depuis l’émergence des nouvelles technologies et de l’Internet, la photocopieuse et la machine à café ne sont pas les seuls outils de travail utilisés par les secrétaires d’aujourd’hui.

Voici les outils indispensables des secrétaires modernes.

La suite Office

Si autrefois les secrétaires écrivaient à l’aide d’une machine à écrire, c’est aujourd’hui l’ordinateur qui l’a remplacée et sa suite Office. Sans oublier les présentations PowerPoint et les logiciels de bases de données comme FileMaker qui sont employés selon le milieu.

Un emploi pour vous?

Le web 2.0

Tout dépendant des milieux, certains vont devoir utiliser les réseaux sociaux, tels que Facebook et Twitter ou encore faire de la mise en ligne ainsi que de la gestion de site grâce à WordPress. Pour ce qui est de la fréquentation du site web, on utilise Google Analytics.

Les courriels

Plusieurs compagnies utilisent des applications web d’envoi massive de courriels. Directement sur le web, ces applications permettent de créer et d’envoyer des courriels à une longue liste de contacts. Certaines applications ont des modèles «pré-montés» et demandent une base en HTML pour pouvoir faire des modifications. Outlook est pour l’adjoint administratif la messagerie qu’il utilise le plus fréquemment, encore plus que le courrier traditionnel ou le télécopieur.

Édition

Certains domaines requièrent l’utilisation de logiciels de mise en page. On peut utiliser Publisher ou InDesign. Pour la retouche d’image ou édition de photos, il y a Gimp ou Photoshop.

Outils de collaboration

Les outils de collaboration en ligne tel que SurveyMonkey qui offrent des sondages en ligne sont très utiles pour compiler certaines informations ou encore des disponibilités. Les sites de partage de fichiers facilitent aussi la tâches – Dropbox, SkyDrive sur Microsoft ou Drive avec Google.

Du changement

L’avènement des nouvelles technologies a changé la façon d’aborder le travail. Ces changements demandent à l’adjointe une certaine capacité à s’adapter.

Mais si certaines choses changent, d’autres ne changent pas. Il n’y a pas de bureau sans téléphone, même si les appels à gérer se font plus rares. Malgré la vidéo conférence avec l’ordinateur, le téléphone reste un outil indispensable au quotidien.



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