Description de poste

Employeur

DE CHAMPLAIN TREMBLAY RACINE, NOTAIRES INC.

Description de l'entreprise

Étude notariale du Saguenay offrant différents services, notamment l'achat de propriété, la mise en place de garantie hypothécaire, le règlement de succession et le droit commercial et corporatif.

Description de l’offre d’emploi

• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents

Formations

Diplôme d’études secondaires (DES)

Compétences

• Rapidité du temps de réaction
• Capacité à travailler en équipe
• Tolérance au stress

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Employeur

Société immobilière de l'Université du Québec

Description de l'entreprise

La Société Immobilière de l'Université du Québec (SIUQ) est chargée de l'acquisition, de la construction et de la gestion d'immeubles pour les besoins des activités de l'Université du Québec et de ses établissements. Nous assurons notamment la gestion des résidences étudiantes pour l'Université du Québec à Chicoutimi, qui comporte 241 chambres sur le campus et près de 90 chambres hors campus.

Description de l’offre d’emploi

Sommaire de la fonction

Sous la responsabilité et en appui à la directrice ou au directeur des résidences, la personne titulaire de l’emploi coordonne la gestion quotidienne d’une ou plusieurs résidences étudiantes d’un établissement. La personne occupe un rôle essentiel dans les opérations des résidences sous sa responsabilité, en effectuant différentes tâches reliées à la gestion locative, la coordination des équipes de travail et le maintien et l’entretien des bâtiments. Elle est appelée à soutenir étroitement la directrice ou le directeur des résidences.

Tâches et responsabilités principales

• Coordonne, à titre de personne ressource, la gestion des résidences sous sa responsabilité en appliquant les règles et les procédures établies et s’assure de les faire respecter auprès de l’ensemble des locataires.
• Participe à la gestion locative en procédant au renouvellement, à l’émission et à la signature des baux et coordonne le travail de secrétariat qui est relié à ces tâches. Fait les démarches nécessaires pour assurer un taux d’occupation maximal des résidences sous sa responsabilité pendant toute l’année.
• Effectue la gestion des groupes d’étudiants, stagiaires et clients hôtel durant la période estivale en coordonnant l’entretien et la préparation des appartements.
• Agit à titre de contact principal avec l’école de langues et gère les enjeux pouvant survenir.
• Résout les problèmes qui lui sont soumis par les locataires, identifie les causes et émet des recommandations ; réfère à son supérieur les cas qui dépassent son niveau de responsabilité.
• Planifie et coordonne le travail des adjoints administratifs et employés d’entretien et en assure la formation. Se réfère à sa directrice ou à son directeur concernant la gestion des ressources humaines, l’évaluation et l’application des conditions de travail.
• Assiste la direction concernant l’entretien régulier des lieux ainsi que tous les projets de rénovation de sorte à maintenir les immeubles en bon état et sécuritaires. Assiste la direction dans la mise à jour des plans de mesures d’urgence et en assure l’application au besoin.
• Collabore à la préparation des budgets des résidences sous sa responsabilité et en assure le suivi et le respect en cours d’année. Procède, le cas échéant, à l’entrée des données dans le système comptable.
• Fait un suivi régulier à la directrice ou au directeur de l’état de situation des résidences sous sa responsabilité.
• Participe à des colloques ou congrès reliés à ses fonctions.
• Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
• Remplace occasionnellement la directrice ou le directeur lors de ses absences.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant cet emploi. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe.

Formations

• Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Administration des affaires – cheminement général, mixte ou spécialisé
• Baccalauréat 1er cycle, Sciences de l'administration - Gestion du tourisme et de l'hôtellerie

Compétences

• Polyvalence
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Tu souhaites occuper un rôle clé au cœur d’une organisation en transformation, au sein de l’industrie touristique stimulante et en pleine évolution?

Ta rigueur est reconnue ainsi que ton sens de l’organisation et ta capacité à soutenir efficacement une équipe de direction?

Joins toi à une organisation active dans l’industrie touristique, un secteur dynamique, humain et en constante évolution, où ton travail a un impact direct sur l’efficacité collective.

Rôle

Sous l’autorité de la direction générale, l’adjoint ou l'adjointe de direction offre un soutien administratif central et transversal à l’ensemble des directions de l’organisation. Dans un contexte de restructuration organisationnelle, le poste contribue à la fluidité des opérations, à la rigueur documentaire et à la mise en œuvre efficace des décisions stratégiques et organisationnelles.

Valeur ajoutée du poste

L’adjoint ou l'adjointe de direction assure un soutien administratif essentiel à l’ensemble des directions. Il ou elle contribue à la structuration, à la standardisation et à la cohérence des processus administratifs et documentaires, tout en assurant la confidentialité, la traçabilité et la continuité des dossiers organisationnels. Le poste soutient la préparation des dossiers décisionnels, le suivi des actions, l’organisation des rencontres et l’optimisation des outils et des méthodes de travail internes.

• Soutenir les directions dans la gestion administrative quotidienne et le suivi des priorités.
  • Compétences : organisation du travail, gestion des priorités, autonomie, rigueur administrative.
• Préparer, vérifier et structurer les dossiers et fichiers nécessaires et assurer le suivi des actions.
  • Compétences : capacité de synthèse, compréhension des processus décisionnels, rédaction professionnelle, sens du détail.
• Organiser et coordonner les rencontres de direction, des instances et des comités officiels/décisionnels.
  • Compétences : planification, logistique, communication professionnelle, gestion du temps.
• Structurer, classer et maintenir la documentation organisationnelle selon une nomenclature standardisée.
  • Compétences : gestion documentaire, structuration de l’information, méthode, constance.
• Optimiser les outils et les processus administratifs en collaboration avec les directions concernées.
  • Compétences : amélioration continue, maîtrise des outils numériques, capacité d’analyse, collaboration.
• Gérer l’information confidentielle et assurer la conformité administrative et institutionnelle.
  • Compétences : discrétion, éthique professionnelle, jugement, respect des règles et procédures.

Savoir faire

• Structurer l’information et organiser le travail de façon rigoureuse et efficace.
• Planifier son travail et gérer plusieurs priorités simultanément.
• Soutenir la prise de décision par une préparation rigoureuse des dossiers et des suivis.
• Collaborer efficacement avec plusieurs directions dans un contexte transversal.
• Utiliser de façon optimale les outils numériques et collaboratifs mis à disposition.
• Faire preuve de discrétion, de jugement et de professionnalisme.
  
  

Qualités personnelles, habiletés et aptitudes nécessaires

• Sens aigu de l’organisation et de la planification
• Rigueur et souci du détail
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Autonomie et sens des responsabilités
• Capacité à travailler en transversalité
• Jugement professionnel
• Adaptabilité en contexte de changement
• Facilité de communication et esprit de collaboration

Formation et expérience

• Diplôme d’études collégiales ou universitaire en administration des affaires, gestion, secrétariat de direction ou domaine connexe, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Expérience d’un minimum de trois (3) années en soutien administratif à une direction ou dans un environnement organisationnel structuré.
• Excellente maîtrise du français oral et écrit.
• Maîtrise des outils numériques et collaboratifs (Suite Office, M365, etc.) et facilité à utiliser les outils numériques émergents (IA, applications d’aide à la productivité, etc.).

Conditions de travail

• Poste non syndiqué régulier à temps complet : 35 heures par semaine de jour
• Environnement de travail nouvelle tendance (nouveaux locaux)
• Nombreux avantages sociaux (congés de maladie et familiaux), contribution de l’employeur à un RÉER, assurance collective (soins dentaires, médicaments, professionnels de la santé, lunettes, assurance-vie, voyage, massothérapie, etc.), comité mieux-être, club social. Stationnement gratuit.
• Rémunération: à discuter selon l'expérience

Candidature

Si tu désires te joindre à une équipe dynamique dont l’essor du tourisme régional est au cœur de ses projets, fais parvenir par courriel ton curriculum vitae accompagné d’une lettre d’intérêt à l’attention de Benjamin Sarrazin, directeur des opérations et des ressources humaines, via Secrétaire-inc, au plus tard le 30 janvier 2026. Le processus de sélection s’effectuera au fur et à mesure des entrées de candidatures. Nous communiquerons avec vous par courriel.