24 tâches effectuées par une secrétaire comptable

, par Louise Proulx.

Bien entendu, selon la grosseur de l’entreprise, selon sa philosophie et l’endroit où elle se situe, soit dans une ville ou dans un village, les tâches d’une secrétaire comptable peuvent différer quelque peu.

Le cabinet de comptable agréé Gariépy, Gravel, Larouche, Blouin, CPA a établi la liste des 24 différentes tâches qu’elle doit effectuer. Les voici :

1. Répondre aux appels et prendre les messages
Répondre aux appels entrants, noter le message dans un agenda si la personne demandée n’est pas disponible. Modifier le système téléphonique durant l’heure du dîner pour s’assurer que les messages reçus durant cette heure seront bien laissés sur la boîte vocale.

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2. Achats de matériel pour le bureau (papier, cartouches d’encre, enveloppes, étiquette, etc.)

3. Payer les factures
Mensuellement, faire le paiement des factures en cours. Tenir un registre de toutes les factures payées et non payées.

4. Rédiger des lettres de remerciement/demande de dons
Faire les liens avec des organisations externes. Rédiger des lettres de remerciement, des demandes de dons et tout autre type de lettres et les acheminer aux clients.

5. Faire la mise en page de fichiers
Une fonction importante qui influencera l’image et le professionnalisme de l’entreprise est de fournir des documents correctement mis en page.

6. Prise de rendez-vous
Fixer des rendez-vous avec les personnes ressources. Faire des rappels pour confirmer certains rendez-vous.

7. Corriger des erreurs et tenir à jour les différents documents
Faire les modifications dans les bons documents et s’il y a des changements à effectuer, en aviser le supérieur.

8. Faire des envois massifs de demande de financement (étiquettes, lettres personnalisées)
Faire des recherches pour trouver du financement. Une fois trouvé, envoyer des demandes aux compagnies concernées.

9. Faire les états financiers, la comptabilité mensuelle, annuelle et les impôts
Tenir un registre mensuel ou annuel de la comptabilité.

10. Produire une déclaration de mise à jour annuelle au registraire des entreprises et à toute autre organisation.
Déclarer tout changement au registraire des entreprises. Faire les déclarations annuelles selon les changements.

11. Préparer les dossiers pour les CA, CE et AG, rédiger les procès-verbaux et les archiver
Préparer différents dossiers pour les entreprises et rédiger des documents pour les procès. Tenir en ordre les versions finales des procès verbaux dans une filière attitrée.

12. Archiver les dossiers papier
Classer tout document dans une filière, placé par ordre alphabétique.

14. Coordonner la circulation des renseignements à l’interne
Assurer que les informations et les renseignements s’acheminent aux différents départements. Faire le suivi des demandes entre chaque département.

15. Établir et tenir des systèmes de classement des dossiers d’information
Gérer et mettre à jour un système de classement des dossiers. Créer plusieurs dossiers dans lesquels mettre chaque document important.

16. Gérer le centre de documentation
S’assurer que toute l’information échangée concernant les dossiers et les traces décisionnelles se retrouve au centre de documentation afin de garder chaque dossier à jour et complet.

17. Impression de matériel promotionnel (pamphlets, signets, etc.)

18. Gestion du contenu du site internet
S’il y a tout changement ou modification à faire, aviser le département du marketing ou la personne responsable pour que le site Internet soit mis à jour.

19. Gestion des comptes de réseaux sociaux
Diffuser des photos, répondre aux différentes questions posées et publier les nouvelles concernant l’entreprise.

20. Tenir à jour les statistiques du cabinet de comptables
Remplir des tableaux de statistiques pour garder les informations générales de la clientèle.

21. Rassembler les informations nécessaires à la prise de décision
Rassembler les dossier concernant les clients et faire des recherches Internet ou auprès de différentes organisation pour trouver l’information dont les supérieurs ont besoin.

22. Saisir des lettres à partir de notes manuscrites ou dictées
Retranscrire des notes écrites pour les employés en rédigeant des documents avec mise en page.

23. Effectuer les photocopies et les fax
Faxer chaque document demandé aux différentes entreprises. Gérer les fax entrants. Faire des photocopies s’il y a lieu.

24. Acheminer et distribuer le courrier
Peser les lettres, les timbrer et les déposer à l’endroit attitré. Distribuer le courrier dans le bureau. Préparer les envois de colis et les lettres recommandées par diverses messageries.

25. Assurer le bon fonctionnement de tous les appareils dans le bureau
S’il y a un bris d’un appareil, téléphoner au bon fournisseur ou parler au technicien pour fixer le problème.



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