Elle répond au téléphone, accueille les clients, les visiteurs et les différents fournisseurs… Plus qu’une simple voix qui dirige les appels, la réceptionniste est avant tout la gardienne de l’image et de la culture de l’entreprise. Avez-vous ce qu’il faut pour cela?
Centrale téléphonique, poste d’attente des visiteurs, entrées et sorties du personnel… Tour de contrôle des activités et des événements qui ponctuent la vie de bureau, la réception est très certainement un point névralgique où s’amorce ou se conclut une bonne partie des interactions de la journée.
Facile, le boulot de réceptionniste? Pas tant que ça! Au milieu de ce bourdonnement incessant — telle une véritable cheffe d’orchestre — la réceptionniste doit s’assurer que tout se passe sans fausse note. La qualité de l’accueil, la promptitude à réagir aux événements, rien ne doit être laissé au hasard.
Quelles sont donc les qualités essentielles d’une bonne réceptionniste? Nous avons glané quelques pistes à suivre pour toutes celles qui souhaitent s’épanouir à fond dans ce métier, qui ne se limite surtout pas à diriger les appels téléphoniques dans une entreprise. En voici quelques-unes :
Un bon sens de l’organisation. Entre la réception des appels, l’accueil des visiteurs, les salles à préparer, les tâches administratives et tous les petits coups de main à donner aux collègues, une bonne réceptionniste doit, d’abord et avant tout, être organisée et pouvoir gérer diverses tâches en même temps. Les outils indispensables : une gestion serrée des priorités, un bon système de classement, une liste de tous les numéros et références à portée de main.
Savoir répondre de ses actes. La fiabilité et le sens des responsabilités sont deux qualités essentielles à toute réceptionniste. La prise d’appels et l’accueil des visiteurs doivent être assurés en tout temps au risque de nuire à la réputation de l’entreprise. Rien de plus frustrant pour un client qui souhaite rejoindre une personne ou un service de façon urgente que de se buter à un répondeur.
Avoir une bonne écoute. Dans le cadre de ses fonctions, la réceptionniste rencontre des dizaines, voire des centaines de personnes par jour. Elle doit prêter l’oreille à tout ce beau monde, être souriante et empathique pour être en mesure de répondre rapidement et efficacement à toute demande qui lui est faite.
L’essentielle prise de notes. Parce que la mémoire est une faculté qui oublie, un bon calepin de notes est sans contredit le meilleur atout de la réceptionniste qui veut demeurer efficace. Assurez-vous de ne jamais être prise au dépourvu. Notez tout ce qui est susceptible d’être important : les appels urgents, les messages prioritaires, le nom des visiteurs, les choses à faire en priorité, etc.
Se tenir à jour. Savoir utiliser les plus récentes technologies est également un atout certain pour tenir les rênes de la réception d’une entreprise. Assurez-vous de demeurer à l’affût des derniers outils de bureautique et des nouveautés technologiques. Dans un monde où les nouvelles plateformes et la mobilité ont multiplié les moyens de communication, vous devez impérativement savoir les utiliser.
