Combien de temps avant de répondre aux courriels importants?

, par Florence Tison.

Tout de suite, plus tard, demain, voire… après-demain ?  Voici un petit guide de courtoisie…

En ouvrant votre boîte courriel demain matin, vous verrez peut-être une trentaine de messages non lus. Une fois que vous aurez passé au travers, ils recommenceront sans doute à s’accumuler.

Quel est le délai raisonnable avant de répondre à des courriels importants? C’est la question à laquelle répond le site The Muse.

Un emploi pour vous?

Les situations où une réponse immédiate s’impose…

Dès le moment où la personne vous mentionne, peu importe le contexte, un délai précis, une date ou une heure, respectez-le absolument et n’attendez pas.

C’est la même chose si le courriel provient d’un important client ou un gestionnaire. Il serait mieux pour vous de répondre le jour même.

Finalement, si une urgence se fait sentir, par exemple une heure limite qui est devancée, ou encore si votre patron a besoin de quelque chose à la dernière minute, mettez-y toute votre attention immédiatement!

Les situations où vous pouvez attendre une journée…

Si quelqu’un vous contacte en toute fin de journée, il est inutile de vous presser à répondre puisque la personne a sûrement quitté le bureau et ne vous reviendra que le lendemain. Il est aussi probable que votre message se noie dans la marée de courriels qu’elle aura à consulter en arrivant au travail.

Autre possibilité : une personne vous pose une question difficile, qui implique que vous consultiez votre patron, ou encore aborde un enjeu qui interpelle vos émotions. À ce moment, vous pouvez vous donner une journée de réflexion pour prendre le temps d’analyser la situation et de donner une réponse à tête reposée.

Les situations où vous pouvez attendre plus d’une journée…

Vous êtes dans un contexte où votre simple réponse ne suffit pas. Par exemple, si d’autres collègues sont impliqués, ou encore si vous avez à compléter un document ou une présentation. Il faut vous donner le temps d’arriver avec quelque chose d’impeccable.

Dans certains cas, ce sera à votre avantage d’attendre un peu avant de répondre à un courriel. Par exemple, si quelqu’un vous demande de nouvelles idées qui demandent une réflexion. Vous donnez alors l’impression de prendre la tâche à cœur. C’est aussi le cas si vous recevez un long message. Une réponse rapide et courte peut donner l’impression que vous n’y avez pas suffisamment porté attention.

Enfin, si vous êtes en vacances, malade, ou non disponible pour une quelconque raison et que c’est indiqué dans un message d’absence, il est évident qu’on n’attend pas de vous une réponse immédiate.



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