Secrétaire ou adjointe?

Secrétaire ou adjointe administrative? Voici un petit lexique qui explique les différentes appellations de la profession et pour savoir ce que votre employeur attend de vous…

Agente administrative : C’est la dénomination type. L’agente de secrétariat trie, classe, suit des mandats et gère des documents grâce aux logiciels de bureautique. Elle planifie et organise également les réunions. Son principal atout : le sens aigu de l’organisation et un système de classement hors pair. Et des ongles rouges pour mettre un peu de couleur dans la manipulation des dossiers.

Parfois, l’appellation du poste est assortie d’un numéro de classe. Plus celui-ci augmente, plus les chiffres collés en bas de votre bulletin de paie sont gros. Et plus vos temps de pause sont courts.

Secrétaire classe 3 : La secrétaire classe 3 planifie, organise, trie, classe. Elle produit des documents, fait du suivi de dossiers, parfois du suivi budgétaire. Elle doit être généralement titulaire d’un diplôme d’études secondaires correspondant à une 11e année. Son principal atout : sa motivation, nécessaire pour gravir les échelons. De solides bras donc.

Secrétaire classe 2 : Mise en forme de textes et de tableaux, organisation et planification de réunions, achat de fournitures, suivi de correspondance, réception des appels et accueil des visiteurs, classement. Même niveau d’études, mais une expérience plus importante que celle de la classe 1 est requise. Son principal atout : sa polyvalence. Elle doit pouvoir retenir le nom de ses interlocuteurs, tout en suivant les dossiers d’un œil et la planification des salles de réunion de l’autre. Sa mémoire est légendaire.

Secrétaire classe 1 : Mêmes prérogatives avec plus de responsabilités. Un bon niveau de français et parfois d’anglais est exigé. Son principal atout : son âge. C’est un poste d’expérience.

Adjointe administrative : Tâches sensiblement similaires. L’adjointe administrative assiste également aux réunions, peut faire de courtes traductions ou supporter la création d’un dossier. Elle est un véritable lien entre ses supérieurs et le monde extérieur. Son principal atout : ses épaules larges, nécessaires pour recueillir le flot de directives, d’informations et de travail dont elle fait l’objet quotidiennement.

Adjointe exécutive : Travaille en collaboration avec la direction. L’adjointe exécutive gère les agendas, rédige des documents, des courriels et des comptes-rendus, organise les dossiers. Son principal atout : sa discrétion. Les entreprises recherchent avant tout des personnes discrètes et intègres pour garder la confidentialité de leurs dossiers. L’adjointe exécutive ne clavarde pas, ne bitche pas, ne prend pas de pause cigarette. Non, mesdames. L’adjointe exécutive travaille!

Bon, ok, elle bitche un peu…