Réunion : rédiger un ordre du jour clair, précis et efficace

Vous en avez assez de perdre votre temps et de faire perdre celui des autres en réunion? Le problème vient la plupart du temps d’un ordre du jour mal rédigé. Petit cours 101...

Pour qu’une réunion atteigne ses objectifs, il est essentiel que son ordre du jour soit bien précis. Pour en finir avec le gaspillage de temps et d’argent et pour mieux rédiger un ordre du jour, lisez ces quelques conseils glanés sur We assist you.

L’ordre du jour et sa définition

L’ordre du jour a pour fonction d’indiquer les objectifs et la raison d’être de la réunion, de résumer en détail les sujets qui y seront abordés et de présenter les différentes personnes qui y interviendront.

Astuces de rédaction

La réussite d’une réunion commence par un ordre du jour bien rédigé.

Tentez d’abord d’impliquer les collaborateurs en leur demandant leur avis ou en faisant avec eux un brainstorming.

Créez un titre accrocheur que vous écrirez en gras et en majuscule et qui incitera les participants à se présenter à la réunion.

Rédigez un en-tête indiquant la date, l’heure du début et de la fin de la réunion, sa nature, le lieu où elle se déroulera, la liste des participants et leurs rôles durant la réunion, les invités spéciaux (s’il y a lieu), la durée de prise de parole de chaque participant, les périodes de pauses (il est préférable de prévoir plusieurs petites pauses qu’une seule pause d’une heure).

Trop souvent, les horaires de réunions ne sont pas respectés. Or, même si des participants ne sont pas arrivés ou qu’il y a un problème technique ou matériel, tâchez de faire commencer et terminer la réunion aux heures prévues par respect pour les gens présents.

Les objectifs : Juste après l’en-tête, en y intégrant un sous-titre écrit en gras, définissez en une phrase ou deux les objectifs ou le but de la réunion.

Les thèmes abordés : En les chapeautant d’un sous-titre écrit en gras, énumérez chaque sujet abordé et indiquez pour chacun :

• Le temps alloué : heure du début et de fin, durée des questions-réponses (Lors de la réunion, pensez à vous équiper d’un chronomètre pour respecter le temps.)

• Les participants et la durée de leur prise de parole.

Il est préférable de placer les sujets plus longs et délicats à traiter en début de réunion pour un maximum de concentration de la part de tous. Pensez également à allouer quelques minutes supplémentaires en fin de réunion soit pour en faire le résumé soit pour permettre aux participants de débattre des sujets qui ont été abordés ou des décisions qui ont été prises.

Le bon moment pour envoyer l’ordre du jour

Avant d’envoyer le tout, relisez-vous! Votre texte doit être compréhensible et sans fautes d’orthographe ou de grammaire.

Normalement, vous devriez envoyer l’ordre du jour trois jours avant la réunion. Cela permettra à tous de bien se préparer. S'il y a des intervenants externes, il serait bien de rallonger un peu ce délai pour vous assurer qu’ils bloquent cette plage horaire dans leur agenda.

Quels moyens utiliser pour envoyer l’ordre du jour

Évitez d’afficher simplement l’ordre du jour dans la cuisine commune de l’entreprise. Vous pouvez l’afficher, mais ne comptez pas sur ce seul moyen.

Transmettre le document soit par courrier interne, par courriel, par la poste ou même en main propre.