Courriel : réponses standards aux demandes récurrentes

, par Tahiry Andrianantenaina.

Il vous semble devoir répéter toujours les mêmes sempiternelles réponses à des demandes qui reviennent jour après jour? Il est temps de vous créer des réponses standardisées sur Gmail ou Outlook.

Tout le monde utilise Gmail. C’est un outil puissant, très vulgarisé, mais encore mal exploité. Pour preuve, seulement moins de 1% de ses utilisateurs comprennent l’utilité de la fonctionnalité « Réponses standardisées ». Pourtant, cette dernière est très pratique pour ce qui est de configurer des réponses automatiques standardisées.

Le « Quick Parts » d’Outlook permet aussi de faire pareil. Ce sont deux fonctionnalités de messagerie très utiles que toute secrétaire et adjointe devrait sérieusement maîtriser.

Un emploi pour vous?

Mais si vous ne les avez pas encore utilisées, c’est peut-être parce que vous n’avez pas le temps d’y configurer des messages. Ne vous inquiétez pas pour le contenu. Pour vous faire gagner du temps dans votre travail, le site Practically Perfect Pa a concocté huit réponses standards aux demandes d’e-mails les plus fréquentes.

Invitation à un événement

Cher…

Merci pour votre aimable invitation à cet événement. Malheureusement, monsieur Dallaire ne sera pas en mesure d’y assister en raison d’un engagement préalable.

Veuillez accepter mes excuses au nom de monsieur Dallaire.

Sincères amitiés,

Nom de l’adjointe

Courriel général

Cher…

Merci beaucoup pour votre courriel concernant la vente de fournitures de bureau. J’aurai besoin de regarder plus loin avant de donner une réponse plus complète. Je vais essayer de vous répondre avant la fin de la semaine.

En attendant, faites-moi signe si vous avez besoin de quelque chose d’autre.

Cordialement,

Nom de l’adjointe

Départ en voyage

Cher…

Nous vous remercions pour votre courriel. Veuillez noter que madame Nicole est actuellement en voyage d’affaires. Elle répondra à votre message dès qu’elle le pourra. En attendant, si je peux vous aider sur quoi que ce soit, n’hésitez pas à me le faire savoir.

Sincères amitiés,

Nom de l’adjointe

Demande de réunion

Cher…

Merci de rester en contact. Avant de vérifier l’agenda de mon supérieur pour vérifier sa disponibilité, pourriez-vous s’il vous plaît me donner un peu plus d’informations sur la réunion?

Quelle est la raison de la réunion?

Combien de temps avez-vous besoin?

Quels sont vos disponibilités?

Avez-vous des documents à nous envoyer avant la réunion?

Est-ce que la réunion pourrait être remplacée par un appel téléphonique plutôt qu’un face-à-face?

Une fois les détails envoyés, je reviendrai à vous avec la disponibilité de mon supérieur.

Merci et salutations,

Nom de l’adjointe

Demande de support de projet

Cher…

Nous vous remercions pour cette proposition. Le projet semble intéressant. Malheureusement, monsieur Plante a un horaire très chargé en ce moment, mais je peux certainement vous mettre en contact avec un collègue qui a également de l’expérience dans ce domaine. Si cela vous convient, je transmettrai vos coordonnées à monsieur Dubois.

Hâte de recevoir de vos nouvelles.

Nom de l’adjointe

Courriel d’introduction

Cher…

Je suis l’adjoint de monsieur Poirier, et j’aimerais m’entretenir en personne avec vous pour une éventuelle réunion avec mon supérieur. Êtes-vous disponible mardi prochain?

Si vous avez une adjointe avec laquelle vous voudriez que j’organise la réunion, veuillez me donner ses coordonnées afin que nous puissions trouver un créneau.

Cordialement,

Nom de l’adjointe

Demande d’approbation de document

Cher…

Je vous remercie pour ce message. J’ai imprimé le document et je m’assurerai que mon supérieur lit et approuve le document avant lundi. Si vous avez des questions entre-temps, veuillez me les envoyer.

Merci et salutations,

Nom de l’adjointe

Demande de précision

Cher…

Merci beaucoup d’avoir communiqué avec monsieur Jetté. Il m’a demandé de faire un suivi en son nom. Pourriez-vous me donner un peu plus de détails sur le contexte et, en particulier, sur ce que vous aimeriez que monsieur Jetté fasse ?

Sincères amitiés,

Nom de l’adjointe



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