Notre client, un organisme du secteur municipal est à la recherche d’un(e) secrétaire administrative pour un mandat de 5 mois pour le service de location

Horaire du lundi au vendredi de 8h30 au 16h30 1 journée en télétravail et 4 jours au bureau

Lieu de travail Montréal

Salaire 26.18$

Tâches et responsabilités :

• Assiste son supérieur dans l'ensemble de ses fonctions.
• Traite la correspondance reçue, rédige et signe la correspondance d'ordre général, assemble la documentation nécessaire au personnel de l'unité pour le traitement des dossiers.
• Participe à la coordination et au suivi des différents dossiers traités au sein de l’unité et suggère des méthodes de fonctionnement.
• Assure le suivi et la compilation des relevés d’assiduité du personnel, complète ou prépare les formulaires relatifs aux vacances, maladie, demandes de remboursement ou autres documents relatifs à la gestion du personnel.
• Exécute la réception, le filtrage et l'acheminement du courrier, des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
• Fixe ou déplace les rendez-vous du supérieur selon les priorités, lui rappelle les dates de ses réunions et prépare la documentation requise, confirme sa présence à des réunions ou propose un remplaçant au besoin.

Fait des arrangements relatifs aux déplacements de son supérieur (transport, hébergement, avance de fonds, etc.).

Recueille les données nécessaires à la préparation ou à la révision des réquisitions et budgets, et s'assure de la disponibilité des crédits;

procède à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier.

Peut-être appelé à gérer une petite caisse pour le remboursement de factures internes.

• Procède aux commandes et à la gestion des fournitures de bureau.
• Effectue le classement, le déclassement annuel et la gestion documentaire des documents de l’unité administrative.
• Assiste à des réunions, prend note des échanges et rédige des comptes rendus ou des procès-verbaux reflétant l'esprit des discussions et des décisions intervenues.
• Assure la transmission d'informations relatives aux politiques, procédures, lois et règlements régissant les activités des unités administratives.
• Effectue la révision finale des documents émis par le personnel de l’unité afin de s'assurer de la qualité de la présentation, de l'absence d'erreurs grammaticales, d'orthographe ou autre.
• Assure, lorsque requis de le faire, l'exécution de toute autre activité connexe qu'il est raisonnablement en mesure d'accomplir.
• Prépare et coordonne la documentation et l’aspect matériel des travaux du comité de sélection mensuel.
• Répond aux demandes d’information des représentants des élus.
• Tient à jour le registre de suivi des communications des demandeurs.

Admissibilité

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques de bureau.
• Trois (3) années d'expérience pertinente à un poste de secrétariat.
• Équivalences : Secondaire V général (DES) et une formation complémentaire en secrétariat ou bureautique et six (6) années d’expérience à un poste comparable.

Secondaire V professionnel (DEP) en techniques de secrétariat et six (6) années d'expérience pertinente.

Exigences

• Excellente connaissance du français parlé et écrit
• Aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles
• Sens de l'organisation et de la planification
• Gestion des priorités
• Habilité à travailler sur plusieurs dossiers simultanément
• Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.
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