Adjoint Administratif / Reception

Job Description

About us

Securo, an innovative company with 35 years of experience in property security, is looking for a bilingual dispatch agent and receptionist to join our dynamic team. We offer customized residential and commercial security solutions using state-of-the-art technology.

Key Responsibilities – Reception & Technician-Dispatch Administrator

Reception & Front-Desk Duties

• Warmly greet all visitors, clients, and vendors; ensure sign-in / security protocols are followed.
• Manage a multi-line phone system and shared email inbox, triaging inquiries to the right team members.
• Provide first-level information on company services, pricing, and basic troubleshooting steps.
• Receive mail, packages, and courier deliveries; log and distribute promptly.
• Keep the lobby and front desk area tidy, stocked, and client-ready at all times.

Technician Dispatch & Scheduling

• Monitor incoming service requests (calls, emails, ticketing software) and create service orders with complete, accurate details.
• Prioritize jobs using urgency, client SLA, technician skill set, and geographic proximity.
• Build efficient daily and weekly routes; adjust schedules in real time when emergencies or delays arise.
• Confirm appointments with clients (phone, SMS, or email) and send reminders / access instructions.
• Track technician departures, arrivals, and job completion status using GPS or workforce-management tools (e.g., TrackTik, Zendesk, Service Titan).
• Coordinate parts availability, equipment pick-ups, and site access requirements before dispatching.

Administrative & Customer Support

• Enter and update client information, job notes, and time logs in the CRM / ERP system.
• Generate work orders, service reports, and PO numbers; obtain client signatures on completion.
• Prepare daily dispatch summaries and technician workload reports for management.
• Assist accounting by flagging billable hours, collecting credit-card details, and verifying purchase order references.
• Follow up on open tickets, warranty claims, and return-visit needs to ensure timely resolution.

Communication & Coordination

• Serve as the central point of contact between field technicians, sales reps, project managers, and clients.
• Escalate technical issues or resource conflicts to appropriate supervisors without delay.
• Maintain clear, bilingual (English / French) communication when required, both verbally and in writing.
• Provide technicians with job documentation (drawings, access codes, H&S forms) before arrival on site.

Compliance, Safety & Continuous Improvement

• Verify that technicians possess required certifications, permits, and PPE for each job.
• Record incident reports, near-misses, and customer complaints according to company procedure.
• Contribute to process improvements—e.g., refining dispatch workflows, creating phone / email templates, or updating SOPs.
• Protect confidential client data by following privacy and cybersecurity policies.

These responsibilities combine the front-of-house professionalism of a receptionist with the real-time logistical coordination needed to keep technicians productive and clients satisfied.

Responsabilités clés – Réception & Administration de la répartition des techniciens

Accueil et réception

• Accueillir chaleureusement visiteurs, clients et fournisseurs ; assurer le respect des protocoles de sécurité et d’inscription.
• Gérer un système téléphonique multi-lignes et une boîte courriel partagée, puis aiguiller les demandes vers les bonnes personnes.
• Fournir un premier niveau d’information sur les services, la tarification et les étapes de dépannage de base.
• Réceptionner le courrier, les colis et les livraisons de messagerie ; consigner et distribuer rapidement.
• Maintenir l’aire d’accueil propre, bien rangée et prête à recevoir les clients en tout temps.

Planification et répartition des techniciens

• Surveiller les demandes de service entrantes (appels, courriels, logiciel de billets) et créer les bons de travail avec des détails complets et exacts.
• Prioriser les interventions selon l’urgence, les SLA, les compétences des techniciens et la proximité géographique.
• Élaborer des routes quotidiennes et hebdomadaires efficaces ; ajuster les horaires en temps réel lors d’urgences ou de retards.
• Confirmer les rendez-vous avec les clients (téléphone, SMS ou courriel) et envoyer rappels / consignes d’accès.
• Suivre les départs, arrivées et statuts de fin de tâche des techniciens via GPS ou outils de gestion de main-d’œuvre (p. ex. TrackTik, Service Titan).
• Coordonner la disponibilité des pièces, la collecte d’équipement et les exigences d’accès avant la répartition.

Soutien administratif et service à la clientèle

• Saisir et mettre à jour les informations clients, les notes de travail et les feuilles de temps dans le CRM / ERP.
• Générer bons de travail, rapports de service et numéros de bons de commande ; obtenir la signature du client à la clôture.
• Préparer des résumés quotidiens de répartition et des rapports de charge de travail pour la direction.
• Aider le service de comptabilité en signalant les heures facturables, en recueillant les données de paiement et en validant les bons de commande.
• Faire le suivi des billets ouverts, des réclamations sous garantie et des visites de retour pour assurer une résolution rapide.

Communication et coordination

• Servir de point de contact central entre techniciens, représentants commerciaux, chargés de projet et clients.
• Élever sans délai les problèmes techniques ou conflits de ressources aux superviseurs concernés.
• Maintenir une communication claire et bilingue (français / anglais) à l’oral et à l’écrit.
• Remettre aux techniciens la documentation de chantier (plans, codes d’accès, formulaires SST) avant leur arrivée sur site.

Conformité, sécurité et amélioration continue

• Vérifier que les techniciens possèdent les certifications, permis et EPI requis pour chaque intervention.
• Consigner les rapports d’incident, quasi-accidents et plaintes clients selon la procédure interne.
• Contribuer à l’amélioration des processus : optimisation des flux de répartition, création de modèles de courriel / téléphone, mise à jour des SOP.
• Protéger les données confidentielles des clients en appliquant les politiques de confidentialité et de cybersécurité.

Ces responsabilités combinent le professionnalisme d’un poste d’accueil et la coordination logistique en temps réel nécessaire pour maintenir la productivité des techniciens et la satisfaction des clients.