Assistant(e) Administratif(-ve) - Secrétariat de Direction et Accueil (H / F)

Description du poste

Sous la responsabilité : Vice-Président Développement

Description des tâches

• Communiquer de manière proactive avec les membres de l'équipe, les partenaires, les consultants et les clients, en fournissant un service à la clientèle exceptionnel;
• Contribuer activement à la sauvegarde et au bon maintien de la documentation soutenant le cheminement des projets;
• Gérer la boîte courriel générale et la facturation départementale, transférer les courriels aux personnes concernées et assigner les factures dans le système informatique;
• Effectuer la réception, la transmission et le suivi de la facturation;
• Traiter les dénonciations et autres documents administratifs des professionnels et sous-traitants et envoyer les informations requises, au besoin;
• Gérer les factures et créer des bons de commande via le système de traitement en place;
• Assister dans la tenue des réunions en mettant en place, prenant des notes, mettant à jour les divers rapports et en assurant le suivi des priorités;
• Assister le Vice-Président dans la réalisation des tâches quotidiennes;
• Aider à la gestion de l’agenda, planifier les rendez-vous et les réunions;
• Rédiger des documents administratifs selon les besoins.

Qualifications et expériences requises

• Diplôme en secrétariat ou bureautique, ou dans un domaine similaire;
• Deux (2) à trois (3) ans d’expérience dans un rôle administratif – secteur immobilier est un atout;
• Bonnes compétences en communication et parfaitement bilingue (français / anglais);
• Excellente connaissance de MS Office; Word, Excel;
• Expérience avec HOPEM ou un autre logiciel similaire de gestion immobilière;
• Excellentes compétences en organisation, gestion des priorités et travail d'équipe;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément;
• Niveau élevé de précision et souci du détail.