Agent.e de bureau

Résumé du poste

La Municipalité de Sainte-Anne-de-la-Pérade est à la recherche d’un agent de bureau ou une agente de bureau pour pourvoir un poste permanent.

SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous l’autorité du directeur général, la personne est responsable d’accueillir et informer les citoyens et visiteurs et de fournir un support administratif au personnel du bureau municipal.

DESCRIPTION DES TÂCHES

GESTION ADMINISTRATIVE

• Effectuer divers travaux de soutien administratif reliés au secrétariat et aux services aux citoyens.
• Agir à titre de téléphoniste-réceptionniste et faire le tri du courrier.
• Répondre aux demandes d’informations.
• Collaborer avec les autres membres de l’administration municipale.
• Effectuer des tâches générales de bureau telles que : photocopies, télécopies, inventaire des fournitures et autres.

Effectuer le classement des archives et de la documentation

• Mettre en page et corriger certains documents, dont : lettre, avis de convocation, ordre du jour, procès-verbaux, index, circulaires, rapports, formulaires et tout autre document.
• Préparer les documents nécessaires pour la tenue et le suivi des rencontres préparatoires (caucus) et des rencontres du Conseil municipal, dont : statistiques, correspondances et tout autre document requis.
• Assurer la gestion des locations de salles, des luminaires de rue défectueux et des licences de chien.
• Collaborer avec l’inspecteur en urbanisme pour le suivi des différents permis.
• Produire et transmettre différents rapports d’incendie, des premiers répondants et des eaux usées et potable.

INFORMATIQUE

• Procéder à la mise à jour des logiciels, matrice graphique, code municipal et autres documents.
• Recevoir et transférer les courriels qui entrent par l’adresse générale de courriel de la municipalité.
• Faire l’entrée des données sur ordinateur et tenir à jour les logiciels.
• Faire des mises à jour sur le site internet.

FINANCES

• Faire la perception des taxes et autres factures, préparer les dépôts d’encaissements et assurer la facturation au comptoir.
• Recevoir et classer les chèques postdatés.

AUTRES TÂCHES

• Déclarer par écrit à son supérieur immédiat toute irrégularité dans la gestion, défectuosité ou bris d’équipements et de bâtiment.
• Offrir aux citoyens un service courtois, respectueux, de qualité et confidentiel.
• Accomplir toute autre tâche que lui assigne son supérieur.

Exigences et conditions

EXIGENCES

• Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans un domaine connexe, ou équivalence.
• Posséder une expérience minimale de deux ans dans les fonctions citées ci-dessus serait un atout.
• Permis de conduire.
• Connaissance informatique : applications Microsoft, PG Solutions (un atout).
• Excellente maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.

QUALITÉS PERSONNELLES RECHERCHÉES

• Aptitude professionnelle pour le service à la clientèle.
• Fiabilité, ponctualité et discrétion.
• Autonomie, rigueur et souci du détail.
• Sens de l’organisation du travail et de l’environnement.
• Facilité d’apprentissage.

Avantages sociaux

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Permanent 35 heures / semaine.
• Gamme complète d’avantages sociaux.
• Poste syndiqué.

Date d'affichage : 08 mai 2025

Date limite pour postuler : 16 mai 2025