Adjoint.e de direction

Adjoint.e de direction

Join to apply for the Adjoint.e de direction role at Ordre des ingénieurs du Québec.

Relevant du directeur du développement de la profession, le ou la titulaire du poste seconde le directeur dans ses fonctions et soutient quotidiennement l’équipe entourant les activités qui lui sont confiées dans l’atteinte des objectifs visés par la Direction.

Responsabilités :

• S’occuper de la gestion, de la mise à jour et du suivi des dossiers et des activités de la Direction, proposer des solutions pour faciliter ses tâches et améliorer les méthodes de travail pour favoriser la réalisation des activités et des projets.
• Préparer et réviser divers documents, tels que contrats, procès-verbaux, sondages en ligne et appels de propositions, en assurant une présentation de qualité et en complétant ou corrigeant les données si nécessaire.
• Assurer le suivi des factures en lien avec les dossiers de la direction, en collaboration avec le service des finances.
• Apporter un soutien administratif dans la gestion des ressources humaines, des agendas et des courriels de la Direction.
• Assurer la convocation et la préparation logistique de comités ou de rencontres, coordonner la préparation matérielle des dossiers, assurer le secrétariat si nécessaire, et produire les comptes rendus.
• Servir d'intermédiaire entre le « Secrétariat de la Direction générale » et la Direction pour le suivi des dossiers, y compris les sommaires décisionnels.
• Répondre aux demandes internes et externes en communiquant des informations sur les services, en envoyant des documents ou en transférant la demande à la personne appropriée.
• Gérer, suivre et assurer le respect de la gestion documentaire pour maintenir le bon fonctionnement du secrétariat, et suivre les demandes d'achat de matériel et de services.
• Collaborer à la réalisation de divers projets pour soutenir la Direction, en faisant le suivi avec d’autres Directions si nécessaire.

Si vous possédez un DEC en secrétariat, bureautique ou une formation équivalente avec une expérience pertinente de plus de 6 ans, nous serions ravis de discuter de votre candidature.

L'Ordre des ingénieurs du Québec valorise la diversité et s'engage à offrir un milieu de travail inclusif. Nous invitons toutes les personnes, notamment les femmes, autochtones, minorités visibles et ethniques, ainsi que les personnes ayant des limitations, à postuler.

Pour toute assistance visant à rendre le processus de recrutement plus accessible, veuillez nous en informer. Des mesures d’accompagnement seront proposées à toute étape du recrutement.

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