Adjoint.e de direction

Description du poste

Responsabilités :

• S’occuper de la gestion, de la mise à jour et du suivi des dossiers et des activités de la Direction, en proposant des solutions pour faciliter les tâches et améliorer les méthodes de travail afin de favoriser la réalisation des activités et des projets.
• Préparer et réviser divers documents, tels que contrats, procès-verbaux, sondages en ligne et appels de propositions, en assurant une présentation de qualité et en complétant ou corrigeant les données nécessaires.
• Assurer le suivi des factures en lien avec les dossiers de la direction, en collaboration avec le service des finances de l’Ordre.
• Fournir un soutien administratif dans la gestion des ressources humaines, ainsi que dans la gestion des agendas et courriels de la Direction.
• Organiser la convocation et la préparation logistique de comités ou de rencontres, coordonner la préparation des dossiers, assurer le secrétariat si nécessaire, et produire les comptes rendus.
• Servir d’intermédiaire entre le Secrétariat de la Direction générale et la propre Direction, en assurant le suivi des dossiers et des décisions.
• Répondre aux demandes internes et externes en communiquant des informations sur les services de la Direction, en envoyant des documents ou en transférant les demandes à la personne-ressource appropriée.
• Gérer, suivre et assurer le respect de la gestion documentaire pour maintenir le bon fonctionnement du secrétariat de la Direction, y compris le suivi des demandes d’achat.
• Collaborer à la réalisation de divers projets pour soutenir la Direction, en assurant le suivi avec d’autres Directions si nécessaire.

Qualifications :

Pour postuler, vous devez détenir un DEC en secrétariat, bureautique ou une formation équivalente, avec plus de 6 années d’expérience professionnelle.

Diversité et accessibilité :

Nous valorisons la diversité et encourageons toutes les personnes qualifiées, notamment les femmes, autochtones, minorités visibles, ethniques et celles avec des limitations, à soumettre leur candidature.

Pour toute assistance concernant le processus de recrutement ou pour rendre celui-ci plus accessible, veuillez nous en informer. Des mesures d’accompagnement seront proposées à chaque étape.

J-18808-Ljbffr