Adjointe Administrative / Adjoint

Notre client, une entreprise immobilière dynamique et en pleine croissance est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) bilingue, organisé(e), proactif(ve) et hautement professionnel(le) pour se joindre à leur équipe. Ce rôle clé consiste à soutenir la direction et à assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau. Le ou la candidat(e) idéal(e) possède un grand souci du détail, fait preuve de professionnalisme et communique aisément en français et en anglais dans un environnement dynamique axé sur le service à la clientèle.

Responsabilités principales :

• Assurer le soutien administratif général, incluant la rédaction de divers documents (rapports, lettres, mémos, contrats, etc.), le classement, l’archivage numérique (numérisation), les photocopies, etc.
• Mettre à jour différentes bases de données, répertoires, rapports, tableaux de suivi et autres documents essentiels.
• Collaborer avec les équipes de gestion pour définir une méthode standardisée de mise à jour de certains documents.
• Gérer le logiciel de demandes de services des locataires : création de nouveaux profils utilisateurs, modification des accès du personnel, mise à jour des protocoles d’escalade et de répartition des tâches, ainsi que le soutien aux utilisateurs.
• Participer à la préparation des réunions de gestion aux côtés du Directeur.
• Apporter un appui au Directeur Immobilier – Région Montréal dans l’élaboration des processus, politiques et procédures du service.
• Veiller à l’approvisionnement en café, tisane, sucre, et essuie-mains.
• Maintenir la propreté de la réception.
• Trier et distribuer le courrier reçu (Postes Canada, messagers).
• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer adéquatement.
• Gérer les envois de colis (par messager ou boîtes).
• Gérer les fournitures de bureau et organiser le rangement du matériel reçu.
• Préparer les salles de réunion (mise à disposition d’eau, verres, café, tasses, si nécessaire) et s’assurer de leur propreté.

Exigences du poste :

Job Types : Full-time, Permanent

Pay : $60,000.00-$65,000.00 per year

Benefits :