adjoint administratif/adjointe administrative

Employeur

EFFICENCE CPA INC.

Description de l’offre d’emploi

Sommaire des fonctions / raison d’être

Sous la responsabilité du directeur général, l’adjointe administrative est en charge d’offrir à l’ensemble de l’équipe un support administratif en ce qui a trait aux communications clients, à la gestion documentaire des dossiers clients ainsi que dans le recouvrement des comptes payables.

MISSIONS ET RESPONSABILITÉS

• Effectuer la gestion des appels entrants ainsi que des courriels dans la boîte commune
• Assurer la prise de rendez-vous avec les clients
• Effectuer le suivi des comptes recevables
• Effectuer les appels de recouvrement pour comptes recevables en retard
• Effectuer les suivis avec les clients sur les enjeux de paiement mensuel (nsf, etc.)
• Créer les factures pour les sommaires 1, T4 et T5 et les transmettre aux clients
• Transmettre les documents demandés par les clients par courriel et/ou via un portail sécurisé
• Effectuer la gestion des inventaires de fournitures de bureau et assurer les commandes requises
• Assurer la communication informative aux clients par rapport au fonctionnement, coût, etc.
• Créer le dossier client dans les différents systèmes informatiques
• Effectuer le suivi des documents à signer par les clients
• Effectuer la facturation pour les ouvertures de dossier ainsi que les frais de logiciels mensuels aux clients
• Effectuer l’agencement du dossier de fin d’année financière pour signature par le client
• Recueillir les informations pour la mise à jour d’entreprise
• Effectuer les affichages de poste internes sur les différents médias
• Participer au processus d’entrevue en réalisant les entrevues téléphoniques, prise de référence, etc.
• Gérer les bacs de déchiquetage de manière hebdomadaire
• Assurer de l’entretien général du bureau en cas de besoin et aviser l’entreprise de ménage des correctifs requis

PROFIL DES COMPÉTENCES

Compétences techniques

• AEC ou DEP en secrétariat OU DEC en bureautique
• 2 à 3 ans dans un poste similaire
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et aisance dans l’utilisation de logiciels informatiques

Compétences relationnelles et personnelles

• Habiletés de communication verbales et écrites
• Capacité à gérer les priorités et organiser son temps
• Sens de l’initiative, débrouillardise
• Rigueur, souci du détail

Formations

• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Comptabilité
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Compétences

• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles
• Respect des normes et règlements

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent