Position Description :
Les secteurs Services financiers et Gouvernement, éducation et municipalité recherchent une adjointe administrative qui sera appelée à travailler pour différents comptes principaux. Elle travaillera en étroite collaboration avec 7 vice-présidents pour les appuyer dans l’atteinte de leurs objectifs d’affaires.
Your future duties and responsibilities :
- Planifier et organiser les réunions internes et externes en gérant les calendriers de façon proactive et continue (invitation, emplacement / salle / conférence téléphonique, nourriture, etc.)
- Préparer l’ordre du jour et faire les comptes rendus des comités des opérations.
- Maintenir une excellente relation d’affaires avec les clients (adjointes exécutives des clients, clients lors de visites, etc.).
- Participer à l’intégration des nouveaux associés de CGI de l’équipe (accueil, commande de matériel, réservation de bureau, etc.) et suivi des départs (récupération du matériel).
- Suivi des déclarations d’heures par le rapport de conformité.
- Suivi des formations obligatoires des associés de CGI.
- Rédiger et distribuer des courriels d’information aux associés de CGI, des lettres et autres documents (en anglais et en français).
- Gérer les procédures administratives, notamment les réservations de voyage, les relevés de dépenses, les autorisations et approbations des systèmes CGI.
- Assurer la vigie continue des processus administratifs (appels de vente, évaluations annuelles, mise à jour des systèmes, etc.).
- Assurer l’archivage continu et conforme de la documentation administrative et d’affaire des secteurs en utilisant le système de classement SharePoint.
- Préparation et participation aux évènements.
- Le tout en se conformant aux politiques et procédures internes de CGI.
Required qualifications to be successful in this role :
- Grande capacité de rédaction, de révision et de mise en page des présentations exécutives.
- Personnalité intuitive, autonome et sachant prendre des initiatives.
- Grande faculté d’écoute et bonne compréhension des besoins des vice-présidents.
- Sens aigu du jugement et rapidité dans la prise de décision et d’exécution.
- Proactivité, esprit d'analyse, grand sens des priorités et capacité de gestion.
- Professionnalisme, diplomatie et compréhension des besoins des clients et des associés du secteur.
- Discrétion, loyauté et ponctualité.
Compétences requises pour réussir dans ce rôle :
- Détenir un diplôme d’études collégiales ou expérience équivalente dans le domaine.
- Avoir une grande capacité d’adaptation et de rigueur.
- Démontrer un bon potentiel et une grande motivation pour le poste.
- Expérience administrative à un niveau exécutif au sein d'une grande entreprise.
- Minimum 5 ans. Le bilinguisme (français et anglais) est requis pour ce poste en raison de la nature du rôle nécessitant des interactions avec des clients nationaux et mondiaux.
INDCGIC
Skills :
- Analytical Thinking
- French
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