Adjointe ou adjoint de direction

Description de poste

Vous aspirez à relever des défis stimulants et à jouer un rôle clé dans le bon fonctionnement d’une direction générale adjointe dynamique ? Vous faites preuve d’un sens aigu de l’organisation, veillez à la confidentialité et appréciez particulièrement le travail en équipe ? Alors, nous avons l'opportunité qu'il vous faut ! Joignez-vous à une organisation solide, reconnue pour son leadership, qui vous offre un emploi à la hauteur de vos attentes, dans un environnement où l’initiative et le travail d’équipe sont encouragés.

Supérieure immédiate

Directrice générale adjointe, Services et expérience membres

Responsabilités particulières

• Évalue et priorise les demandes de rencontre, recommande et gère l’agenda de la directrice générale adjointe.
• Assure l’ensemble des suivis auprès des interlocutrices et interlocuteurs concernés et voit à la logistique pertinente à leurs prestations.
• Gère les courriels et les demandes en les répartissant auprès des équipes relevant de la direction générale adjointe.
• Contribue à la réalisation des projets stratégiques et à l’atteinte des cibles fixées par la direction générale adjointe.
• Apporte un soutien à l’équipe de gestionnaires relevant de la direction générale adjointe et à la conseillère aux services aux membres.
• Crée et tient à jour divers outils de gestion (agenda, Monday, etc.).
• Accueille et intègre les nouvelles ressources relevant de la direction générale adjointe.
• Assure la protection de l’information réservée et confidentielle.
• S’assure de la répartition du travail au sein de l’équipe de soutien administratif.
• Contribue à l’amélioration continue des processus et procédures touchant la direction générale adjointe.
• Assiste aux réunions de l’équipe de gestion chapeautée par la direction générale adjointe et produit des comptes rendus détaillés des rencontres, lorsque requis.
• Assiste la direction générale adjointe dans l’organisation de rencontres de remue-méninges ou de lac-à-l’épaule avec son équipe de gestion.
• Assure différentes tâches lors des assises annuelles et autres événements majeurs organisés par l’UMQ.
• Effectue le traitement de texte et la mise en page de différents documents (correspondance, offres de services, rapports, procès-verbaux, listes, etc.) liés aux activités de la direction générale adjointe, et assure les suivis appropriés (approbation, reproduction, distribution).
• Assume toute autre responsabilité que lui confie sa supérieure immédiate.

Compétences génériques

• Approche client.
• Travail d’équipe.
• Esprit d’initiative et capacité de travailler avec un minimum de supervision.
• Sensibilité politique.
• Discrétion absolue.
• Heures de travail flexibles.
• Perfectionnement continu.
• Adaptation au changement, souplesse.
• Communication.

Compétences spécifiques

• Sens de la gestion des priorités.
• Sens de l’organisation des ressources.
• Sens de jugement approprié.
• Grande capacité de prise de décision.

Pour exercer ce rôle, vous possédez :

• Un DEC en secrétariat ou toute autre formation jugée pertinente.
• Une expérience minimale de cinq (5) années à titre d’adjoint ou d’adjointe ou dans des fonctions similaires.
• Une maîtrise des logiciels de la suite Office 365 de Microsoft.
• Une connaissance des logiciels de gestion des membres.
• Une connaissance de Monday (un atout).
• Une excellente maîtrise du français (parlé et écrit).

Quelques-uns des avantages de vous joindre à l’UMQ :

• Des gestionnaires et des collègues d’expérience, à l’attitude bienveillante.
• La flexibilité et la collaboration du mode de travail hybride.
• Un comité social qui nous fournit de belles occasions de nous rassembler.
• Un régime complet d’assurances collectives et un programme d’aide aux employés (télémédecine, téléconsultation financière et juridique).
• Une contribution employeur significative dans le régime de retraite dès l’embauche.
• Une généreuse banque de vacances et de congés personnels.
• Et plus encore !

Postulez dès maintenant !

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 15 août 2025. Nous aspirons à offrir une expérience de qualité à toute personne qui témoigne de l’intérêt pour une carrière à l’UMQ. Toutefois, nous devons prioriser les communications avec les personnes dont les qualifications correspondent au profil recherché. L’UMQ pratique l’équité en matière d’emploi.