Adjointe administrative / Administrative Assistant

Adjointe administrative

Au nom de notre client dans le secteur des services financiers, Procom recherche une Adjointe administrative pour un poste de 12 mois avec possibilité d'extension. Ce poste est un poste hybride avec 3 jours sur place au bureau de notre client à Montréal.

Description du poste :

En tant qu'Adjointe administrative, vous jouerez un rôle essentiel dans le soutien aux opérations quotidiennes du bureau de Montréal. Vous interagirez avec toutes les divisions et fournirez un soutien administratif clé, y compris la gestion des calendriers, l'organisation d'événements et l'intégration des nouveaux employés.

Responsabilités :

• Gestion des calendriers pour la haute direction et organisation de réunions internes et externes
• Réservation de voyages et préparation de rapports de dépenses conformes aux politiques
• Participation aux réunions et rédaction de comptes rendus
• Coordination des activités et fonctions des divisions et comités
• Intégration des nouveaux employés, y compris la configuration des postes et l'animation des séances d'orientation hebdomadaires
• Appui logistique pour divers événements et préparation de communications
• Mise à jour et révision de présentations et rapports (PowerPoint et Excel)
• Participation possible à divers projets selon la charge de travail

Compétences obligatoires :

• Minimum de 3 ans d'expérience dans un rôle similaire
• Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail
• Proactivité et capacité à proposer des améliorations
• Excellente gestion du temps et des priorités
• Excellentes compétences en communication en français et en anglais
• Maîtrise de la suite Microsoft Office
• Discrétion et fiabilité

Compétences souhaitables :

• Compétences en SharePoint
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique
• Esprit d'équipe et autonomie

Durée de la mission :

Ce poste est un contrat à durée déterminée de 12 mois avec possibilité d'extension.

Date de début :

Dès que possible.

Lieu de la mission :

Montréal, Québec, avec une présence requise au bureau 3 jours par semaine en mode hybride.

ENGLISH_____________

Administrative Assistant :

On behalf of our financial services client, Procom is searching for an Administrative Assistant for a 12-month role with the possibility of extension. This position is a hybrid position with 3 days onsite at our client’s Montreal office.

Job Description :

The role involves supporting the Montreal COO team with day-to-day operations and providing assistance to key stakeholders. The Administrative Assistant will be involved in tasks ranging from calendar management to new hire onboarding and event logistics.

Responsibilities :

• Manage calendars for senior management, divisions, and committees
• Organize internal and external meetings
• Arrange travel bookings
• Prepare expense reports in adherence to company policies
• Attend meetings and draft minutes
• Coordinate divisional and committee activities
• Oversee new hire onboarding and orientation sessions
• Provide logistical support for events and communications
• Update reports, presentations, and maintain SharePoint sites

Mandatory Skills :

• Minimum 3 years of experience in a similar role
• Excellent organizational skills and attention to detail
• Ability to work in a fast-paced environment and multitask
• Strong communication skills in English and French
• Proficiency in Microsoft Office Suite
• Discretion and reliability

Nice-to-Have Skills :

• Experience with SharePoint
• Proactive and able to suggest improvements
• Flexible and adaptable to change
• Strong team player
• Good judgment and initiative

Assignment Length :

This is a 12-month contract position with the possibility of extension.

Start Date :

ASAP.

Assignment Location :

Montreal, Quebec, Canada. This is a hybrid position requiring in-office presence 3 times a week.