adjoint administratif/adjointe administrative

Description de poste

Employeur

LES APPRENTIS (CENTRE D'APPRENTISSAGE POUR LA DÉFICIENCE)

Description de l'entreprise

Centre de jour pour adulte vivant avec une déficience intellectuelle ou un trouble du spectre de l'autisme.

Description de l’offre d’emploi

La personne participe à l’ensemble des activités d’opération pour le bon fonctionnement et le développement de l’organisme. Elle travaille en étroite collaboration avec la direction et appuie au besoin l’équipe auprès de la clientèle et des fournisseurs. Elle est la personne de première ligne responsable de l’accueil des visiteurs et elle est responsable des diverses tâches administratives nécessaires au bon déroulement des opérations.

• Service à la clientèle :
  • Accueillir les visiteurs, déterminer leurs besoins et les diriger vers la ressource appropriée.
  • Gérer les appels entrants : transférer les appels ou prendre les messages et les acheminer vers les personnes concernées.
  • Répondre aux questions et aux demandes de renseignements généraux.
  • Gérer la boîte vocale ainsi que la boîte courriel en effectuant les suivis requis.
  • Effectuer les suivis auprès des familles en lien avec les activités de l'organisme.
• Administration :
  • Remplir les formulaires et documents administratifs afin d'appuyer la direction générale dans ses fonctions, notamment les suivis budgétaires.
  • Assister la direction générale dans la préparation des réunions et dans la gestion des comptes fournisseurs et comptes à payer.
  • Gérer le système téléphonique pour sa bonne programmation.
  • Assister l'équipe de gestion dans les suivis administratifs requis.
  • Effectuer la rédaction de divers contenus et s'assurer que les informations présentées sont à jour et viables.
  • Effectuer la mise en page de divers documents à partir de notes dictées ou manuscrites.
  • Appuyer la direction générale dans la préparation du rapport annuel.
  • Être responsable de la gestion de la petite caisse.
  • Être responsable de l'inventaire de fournitures et de produits d'entretien et effectuer les commandes.
• Communication :
  • Assurer la bonne diffusion des renseignements à l'interne, en collaboration avec la direction générale.
  • Alimenter, réaliser le calendrier éditorial et rédiger les contenus adaptés pour les réseaux sociaux, web et infolettre.
  • Assurer une vigie et interagir avec la communauté sur les médias sociaux.
  • Apporter les modifications et ajouts de contenus au site internet.

Formations

• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat
• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Adjoint administratif

Compétences

• Capacité d’adaptation
• Capacité à travailler en équipe
• Polyvalence

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)