Adjointe de direction - temporaire 1 an

Description de poste

L’Administration de pilotage des Laurentides (APL) est une société d'État fédérale qui a pour mission de contribuer à la sécurité de la navigation en fournissant des services de pilotage maritimes efficaces, efficients et à coût raisonnable sur le fleuve Saint-Laurent entre Les Escoumins et Montréal, ainsi que sur la rivière Saguenay.

Employeur de choix depuis plusieurs années, L’APL compte dans ses rangs des spécialistes provenant de divers horizons, de la navigation aux finances, en passant par le domaine juridique et les ressources humaines. Chaque membre de l’équipe, du siège social au centre-ville de Montréal ainsi qu’à la Station de pilotage de Les Escoumins, contribue par son savoir et son engagement à l’essor économique du Canada. La recherche constante d’amélioration dans nos façons de faire et dans nos recommandations en termes de développement durable et d’innovation élargit nos horizons de collaboration avec nos partenaires de l’industrie maritime.

DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE

La titulaire du poste assure le soutien administratif et logistique des activités de la cheffe de direction, Sécurité et efficacité maritimes. Elle accomplit les fonctions de coordination et de soutien logistique requises pour assurer des activités et des communications efficaces au sein du département. Elle assiste les gestionnaires et les professionnels de la direction Sécurité et efficacité maritimes en leur fournissant le soutien administratif demandé.

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous considérez appartenir à l’un des groupes visés par la Loi sur l’équité en matière d’emploi. Les candidat.e.s doivent être citoyen.ne canadien.ne.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

• Effectuer la tenue et la coordination de l’agenda de la cheffe de direction avec les calendriers des rencontres statutaires ou de travail, les rendez-vous, les conférences, les réunions et autres activités auxquelles elle participe et prendre action lorsque nécessaire;
• Organiser des rencontres et conférences, en coordonner la logistique et préparer les documents;
• Coordonner la circulation des renseignements, les suivis et les rappels au sein du département, des autres départements et des organismes externes;
• Effectuer les travaux et suivis appropriés avec la cheffe de direction et les membres de l’équipe quant aux opérations quotidiennes telles que : demandes d’autorisation, approbation, signatures, respect d’échéanciers et autres;
• Relire, mettre en page, réviser et traduire au besoin, des lettres, mémos, rapports, présentations, correspondance et autres documents demandés par les membres de l’équipe (français et anglais);
• Participer aux rencontres départementales, émettre l’ordre du jour et rédiger les procès-verbaux;
• Veiller à la mise à jour du système de classement numérique commun pour la direction Sécurité et efficacité maritimes;
• Exécuter des recherches, compiler des données, des statistiques et préparer des documents, tableaux et présentations;
• Placer les commandes de matériels de la direction et transiger avec les différents fournisseurs pour répondre aux besoins du bureau de Montréal, de la station de pilotage des Escoumins, des salles d’attente de St-Lambert et de Québec;
• Assembler et distribuer les documents et présentations demandés pour les réunions du conseil d’administration et comité de régie interne et autres;
• Effectuer les réservations de voyages et autres déplacements et participer à la préparation des comptes de dépenses des membres de l’équipe.

PROFIL RECHERCHÉ ET QUALIFICATIONS REQUISES

• DEC en secrétariat, bureautique ou expérience pertinente et équivalente;
• Minimum de 5 ans d’expérience dans un emploi similaire;
• Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint);
• Bilinguisme;
• Souci du détail et minutie;
• Discrétion;

CE QUE NOUS OFFRONS

• Mode de travail hybride;
• Régime de retraite de la Fonction publique fédérale à prestation déterminée;
• Assurance vie, assurance dentaire (9 mois), assurances des frais médicaux et des soins de longue durée après 6 mois;
• Banques de congés spéciaux, de congés pour obligations familiales et de congés mobiles;
• Programme d’aide aux employés et à leur famille (PAE);
• Montant forfaitaire mensuel pour l’achat de titre de transports en commun;
• Service de télémédecine;

J-18808-Ljbffr