Adjointe Exécutive, CEO / Executive Assistant, CEO

Overview

Relevant directement du CEO, l’adjointe exécutive assure un soutien administratif de haut niveau en coordonnant efficacement l’agenda, les déplacements, les communications et les réunions stratégiques. Elle agit comme un point de contact clé dans la gestion des priorités de la haute direction et veille à la gestion rigoureuse et confidentielle de l’information.

Responsabilités

• Gérer de façon proactive et stratégique l’agenda du CEO, en tenant compte des priorités d’affaires, des contraintes de temps et des urgences.
• Coordonner les déplacements professionnels, y compris les réservations de transport, d’hébergement et la préparation des itinéraires.
• Gérer et filtrer les courriels et les demandes adressées au CEO, en assurant un suivi approprié et en facilitant la prise de décision.
• Organiser les réunions de direction, incluant la préparation des documents, les convocations, les comptes rendus et la logistique (en personne ou virtuelle).
• Gérer et organiser les documents confidentiels dans des environnements collaboratifs comme SharePoint et Microsoft Teams, en assurant la confidentialité et la bonne accessibilité.
• Maintenir une communication fluide avec les parties prenantes internes et externes, et agir comme personne-ressource auprès de la haute direction.
• Soutenir le CEO dans diverses tâches administratives ad hoc et participer à la coordination de projets spéciaux au besoin.

Profil Recherché

• Expérience : Minimum de 10 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement auprès d’un cadre dirigeant.
• Compétences techniques : Excellente maîtrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel, PowerPoint).
• Compétences interpersonnelles : Discrétion, professionnalisme, autonomie, sens de l’initiative et excellentes habiletés organisationnelles.
• Communication : Excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Atouts : Expérience dans un environnement en croissance rapide ou complexe, capacité à gérer plusieurs priorités sous pression.

Autres postes à considérer

• Adjointe exécutive, adjoint exécutif - Présidence-direction générale - R-25-26
• Executive Assistant I (Short term assignment, 12 months)
• Secrétaire de direction - école d'art-thérapie
• Executive Assistant / Assistant(e) Exécutif(ve)
• Adjoint.e à la direction et gestion de projets
• Adjoint.e exécutif.ive à la présidence (Le Groupe Maurice – Siège social)
• Adjointe exécutive - bureau du Chef des finances
• Adjoint(e) Exécutif(ive) – VP Ventes & Marketing, Détails | Executive Assistant – VP Sales & Marketing Retail
• Soutien à la gestion administrative – Postes administratifs à combler – Centre-Ville, Côte-Ste-Catherine et Decelles
• Adjoint.e administratif(ve) à la direction
• Adjoint.e exécutif.ve à la haute direction (4 VPs)
• Adjointe exécutive - Entrepreneur général - Bâtiment
• Adjoint.e exécutif.ve de la haute direction
• Adjointe exécutive juridique (Droits des affaires) - Bilingue
• Adjointe Exécutive - Développeur immobilier - Brossard
• Responsable du Bureau de gestion de projets / Project Management Office Lead

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