IPSA World Congress and Events Assistant

Description de poste

Montréal, Canada

Location : Montréal, Canada

Type : Temps plein (35 heures par semaine), octobre 2025 – septembre 2027 (possibilité de renouvellement)

À propos de l’IPSA

L’Association internationale de science politique (IPSA) est une organisation non gouvernementale internationale fondée en 1949 sous les auspices de l’UNESCO. Comptant des membres dans le monde entier, l’IPSA favorise le développement global de la science politique, encourage la collaboration académique et soutient des activités qui renforcent la discipline à l’échelle internationale. L’IPSA organise un Congrès mondial biennal de science politique, ainsi que des conférences académiques, ateliers, écoles d’été, et fournit des ressources et services aux chercheurs à toutes les étapes de leur carrière.

Aperçu du poste

Le Secrétariat de l’IPSA est à la recherche d’un(e) assistant(e) motivé(e) et rigoureux(se) pour appuyer l’organisation du Congrès mondial de science politique de l’IPSA et d’autres événements. Le ou la candidat(e) retenu(e) contribuera à la planification et à la réalisation de ces événements. Le poste implique de communiquer efficacement avec les participants et les partenaires, ainsi que de fournir un soutien logistique. Cette fonction constitue une excellente occasion d’acquérir une expérience en gestion d’événements internationaux tout en contribuant à des initiatives académiques de haut niveau.

Responsabilités principales

• Fournir un soutien administratif et logistique pour l’organisation du Congrès mondial et d’autres événements de l’IPSA.
• Gérer les communications avec les participants, y compris répondre aux demandes d’information et préparer des documents officiels (par ex. : lettres d’invitation et de participation, certificats).
• Contribuer aux mises à jour des sites web des événements, des systèmes d’inscription et des bases de données des participants.
• Appuyer les processus d’inscription, incluant la documentation des participants, les paiements, les demandes de remboursement et les annulations.
• Participer à l’administration des bourses de voyage, prix et programmes spéciaux.
• Aider à la préparation des documents liés aux événements tels que les badges des délégués, les listes de participants et les trousses d’information.
• Appuyer la collecte et l’analyse des commentaires des participants par le biais de sondages et d’évaluations des événements.
• Collaborer avec le personnel de l’IPSA, les partenaires locaux et les fournisseurs de services afin d’assurer le bon déroulement des activités.
• Bilinguisme français-anglais avec d’excellentes compétences en communication orale et écrite (la maîtrise d'autres langues constitue un atout).
• Diplôme postsecondaire (DEC ou BAC) dans un domaine pertinent (gestion d’événements, communication, science politique ou domaine connexe).
• Minimum de deux ans d’expérience professionnelle en organisation d’événements, coordination de projets ou administration.
• Maîtrise avancée de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) et de Google Suite.
• Familiarité avec les outils numériques et les bases de données; aisance avec l’adoption de nouvelles technologies.
• Expérience dans la mise à jour de sites web ou de systèmes d’inscription en ligne (un atout).
• Excellentes aptitudes organisationnelles, communicationnelles et interpersonnelles.
• Grande attention aux détails et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Capacité à assumer ses responsabilités de façon autonome, tout en sachant quand solliciter du soutien.

Ce que nous offrons

• Un rôle stimulant au sein d’une organisation internationale, idéal pour les personnes dynamiques qui aiment évoluer dans un environnement actif et productif.
• Un milieu de travail collaboratif avec une équipe soudée et dévouée.
• Des occasions d’autonomie et de prise en charge de projets variés.
• Horaire hybride et flexible (2 à 3 jours au bureau).

Salaire et avantages sociaux

• Échelle salariale annuelle : 42 450 $ – 44 170 $ (selon l’échelle salariale de l’IPSA pour les postes d’assistant).
• Journées de congé maladie / personnelles payées et généreux congés annuels.

Pour toute question concernant ce poste, veuillez contacter la Directrice du Congrès mondial et des événements, Yee Fun Wong, à l’adresse suivante :

J-18808-Ljbffr