Secrétaire de direction / Secrétaire juridique

Description de l’offre d’emploi

Sous l’autorité de la directrice, le ou la secrétaire de direction joue un rôle crucial au sein de la direction des affaires juridiques. Votre rôle premier est de fournir un support administratif à votre supérieur et son équipe. Produire, rédiger et traduire des documents administratifs, contrôler la qualité des documents reçus des autres directions et assurer les suivis des dossiers qui vous sont confiés.

Responsabilités

• Rédige et signe de la correspondance d'ordre général et juridique, répond à des demandes d'information en ce qui a trait aux activités, effectue les suivis requis et offre un soutien général à l’ensemble de la direction;
• Analyse les dossiers et les documents en fonction des urgences; en fait la distribution et exerce un suivi sur le cheminement et les échéances; effectue les rappels nécessaires auprès des personnes concernées;
• Agit en qualité d'aide-conseil en ce qui concerne les diverses tâches de secrétariat de la direction;
• Assure la préparation matérielle des séances du conseil, conférences, séances d'information, s'enquiert des sujets à mettre à l'ordre du jour et le rédige, prépare la documentation pertinente, procède aux convocations, etc.;
• Assiste à des réunions, prend note des délibérations et dresse les comptes rendus ou les procès-verbaux;
• Gère l’agenda, la boîte courriel et les outils des technologies de l’information utilisés par son supérieur;
• Reçoit, filtre, loge et transmet les appels téléphoniques; recherche et donne l'information demandée ou réfère le demandeur à l'autorité compétente;
• Effectue toute autre tâche connexe.

Formation, expérience et certification

• Diplôme d’études professionnelles dans un domaine approprié ou une combinaison d’études et d’expériences jugée pertinente;
• Deux (2) ans d’expérience dans une fonction similaire;
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft (Word et Excel) et être en mesure d’effectuer diverses manipulations complexes;
• Connaissance du logiciel Ultima, un atout;
• Excellente maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit.

Habiletés ou caractéristiques

• Rigueur et agilité;
• Habilités d’apprentissage et créativité;
• sens de l’organisation et gestion des priorités;
• Gestion de soi et capacité d’adaptation;
• Esprit collaboratif et travail d’équipe.

Les personnes intéressées et possédant les qualifications ci-haut énumérées sont priées de se rendre sur le site Internet de la Cité de Dorval au www.ville.dorval.qc.ca.

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat juridique

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent