Adjointe ou Adjoint de direction - Cadre supérieur

Overview

Adjointe ou Adjoint de direction - Cadre supérieur — École de technologie supérieure (ÉTS).

Benefits

VOTRE RÉMUNÉRATION COMPÉTITIVE. 22 JOURS DE VACANCES, HORAIRE D'ÉTÉ (4 JOURS PAR SEMAINE), ASSURANCES COLLECTIVES, RÉGIME DE RETRAITE, CONCILIATION TRAVAIL-VIE PERSONNELLE, CENTRE SPORTIF SUR PLACE, TÉLÉMÉDECINE, TRANSPORT COLLECTIF GRATUIT, MOBILITÉ DURABLE, 15 JOURS DE CONGÉS FÉRIÉS, RABAIS EXCLUSIFS ET BIEN PLUS…

Responsibilities

• Recevoir les personnes qui s’adressent à la direction et répondre à leurs demandes de renseignements sur les dossiers de la direction, sur les politiques et règlements de l’École; effectuer des recherches et valider les renseignements ou diriger vers les responsables appropriés.
• Assurer les communications et les échanges d’informations avec les cadres supérieurs, la Direction générale, les responsables des unités de l’École, les universités, les ministères et divers organismes régionaux, provinciaux et internationaux.
• Coordonner la logistique des réunions tenues par la personne supérieure; rechercher et colliger les renseignements, assister aux réunions si nécessaire, prendre des notes et rédiger les procès-verbaux, puis en assurer le suivi.
• Gérer le courrier, vérifier les demandes prioritaires et diffuser les informations, rédiger la correspondance, et acheminer les demandes les plus urgentes.
• Gérer l’agenda et la boîte courriel de la personne supérieure; planifier et coordonner son horaire d’activités et l’organisation logistique des rencontres.
• Organiser les dîners d’affaires, réceptions et événements de la direction; gérer les invitations et les réponses, réserver les lieux et les repas, et assurer les suivis.
• Gérer les déplacements professionnels du supérieur et appuyer les activités liées à l’événementiel lorsque requis.
• Analyser des notes de service, mémoires et rapports, rédiger des exposés et des rapports à destination des cadres, comités ou conseils d’administration, et coordonner leur production et présentation.
• Collaborer à l’administration du budget de l’unité, vérifier et contrôler les dépenses, préparer les rapports et les demandes de paiement et les commandes de fournitures.
• Mettre à jour les informations diffusées sur les pages intranet et Web de la direction et assurer la continuité de l’information.
• Maintenir une collaboration étroite avec le cadre supérieur et assurer un suivi des engagements et responsabilités à venir.
• Mettre à jour les listes de contacts et coordonnées, y compris les listes de presse, partenaires et contacts gouvernementaux, en vue des envois de communication.

Qualifications

Scolarité :

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) ou attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat ou équivalent.

Expériences :

• Cinq (5) années d’expérience pertinentes dans un poste similaire.

Vous avez le profil recherché : Habiletés particulières

• Maîtrise de l’anglais et excellente communication orale et écrite (niveau intermédiaire).
• Autonomie, anticipation des besoins et initiative dans un environnement dynamique.
• Priorisation et gestion efficace de plusieurs dossiers.
• Agilité et capacité d’adaptation face aux imprévus et aux nouvelles orientations.
• Rigueur, précision et respect des standards organisationnels.

Autres habiletés :

• Excellente maîtrise du français et solides compétences rédactionnelles.
• Expérience en gestion d’agendas et utilisation avancée d’Outlook.
• Connaissance des MS Office 365 et outils de productivité (SharePoint, Teams, Zoom, etc.).
• Bonnes compétences relationnelles et capacité à traiter avec les parties prenantes et les responsables gouvernementaux.
• Respect de la confidentialité et service de qualité.
• Communication tact et diplomatie, travail d’équipe et efficacité individuelle; attitude positive et collaborative.

Note : les candidatures retenues seront invitées à passer des tests de bureautique et un test linguistique liés aux exigences du poste.

Pour vous joindre à cette équipe, postulez et Véronique Couture, agente de ressources humaines, vous informera lors d’une entrevue sur le poste et les conditions de travail.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie !

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