Technicien juridique

Description du poste

GPBB et ses filiales (le « Groupe ») constituent un groupe financier, installé depuis 2002 à Montréal, avec un bureau à Lausanne. Le Groupe intervient auprès de familles fortunées, leur offrant un éventail complet de solutions et services adaptés à leurs besoins spécifiques, dont la gestion de patrimoine, la planification financière, la gouvernance familiale, des services de conciergerie et d’assurances.

Afin de répondre aux besoins de plus en plus importants de ses opérations, le Groupe est présentement à la recherche d’un technicien juridique effectuant également des tâches d’adjoint administratif pour son département juridique.

Le titulaire du poste relèvera de la Vice-présidente aux affaires juridiques et ressources humaines et aura notamment les responsabilités suivantes :

• Préparer la documentation courante relative à la tenue du secrétariat corporatif pour plusieurs entités, notamment veiller à la mise à jour des informations des entités auprès des autorités gouvernementales telles que Registraire des entreprises du Québec et Corporation au Canada, préparer les résolutions annuelles, déclarations de mise à jour annuelle (Québec) et rapports annuels (Canada);
• Rédiger divers documents contractuels en fonction de modèles mis à disposition;
• Agir en tant que collaborateur, de manière proactive, en se préoccupant de tenir les dossiers à jour et d'être bien renseigné sur les affaires courantes pour soutenir les activités du département;
• Assurer les suivis de tous les dossiers pertinents pour soutenir le département;
• Effectuer du travail général de secrétariat administratif, juridique et corporatif;
• Assurer la relève de la réception au besoin;
• Gérer le système de classement pour tous les dossiers juridiques;
• Mettre continuellement à jour le système de classement au besoin et adapter les arborescences en fonction de l'évolution des dossiers;
• Gérer la communication, tant concernant les demandes téléphoniques internes et externes que les messages électroniques;
• Transmettre toutes communications aux personnes compétentes et en temps voulu;
• Gérer les agendas, les rencontres et les réunions des avocats et communiquer avec les autres participants, tant internes qu'externes;
• Interagir avec l'équipe interne et la direction du Groupe ainsi que les partenaires d'affaires dans les opérations courantes du Groupe;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Dans un horizon à moyen terme, prendre également en charge les tâches suivantes au sein du Département d’administration des trusts de Société de fiducie Blue Bridge Inc. (« SFBB »), filiale de GPBB, sous la supervision du Vice-président, Administration des trusts :

• Procéder à l’ouverture de dossiers clients et les maintenir à jour en faisant le suivi administratif et le classement des documents;
• Maîtriser les fonctionnalités du logiciel Client Relationship Manager (CRM) de SFBB et le maintenir à jour en temps réel en y effectuant les entrées de données nécessaires;
• Coordonner et prendre en charge l’accomplissement des obligations de conformité de SFBB, pour les fiducies et leurs filiales et se montrer réactif aux questions ponctuelles du département de la conformité de SFBB;
• Coordonner et prendre en charge l’accomplissement des obligations de conformité ponctuelles de prestataires externes (banques, administrateurs de fonds externes, etc.);
• Prendre en charge la supervision de biens privés (propriétés immobilières, œuvres d’art, etc.) en fonction des procédures de SFBB;
• S’impliquer activement dans le mandat de gestion documentaire de SFBB;
• Coordonner le suivi et le respect de diverses procédures de SFBB dans le cadre de son activité d’administration fiduciaire;
• Assurer la mise à jour continue des informations d’identification de clients dans les bases de données de SFBB;
• Préparer des présentations utiles aux différents membres de l’équipe, notamment nécessaires aux rencontres avec les clients;
• Interagir avec les clients ou prestataires externes, à la demande du Directeur ou du Responsable Opérations.

Qualifications requises

• Diplôme de technique juridique ou de secrétariat corporatif;
• Maîtrise de la suite MS Office;
• Bilinguisme (anglais-français) tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Excellente présentation;
• Capacité à travailler en équipe;
• Polyvalence et débrouillardise;
• Expérience pertinente dans un poste comportant des fonctions et responsabilités similaires.

Conditions de travail

• Un salaire compétitif;
• Des avantages sociaux compétitifs;
• Un environnement de travail stimulant offrant des défis quotidiens et l’opportunité de mettre en valeur ses talents;
• Télétravail en partie.

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