Adjointe de direction Infrastructures aéroportuaires

Adjointe de direction Infrastructures aéroportuaires

SOMMAIRE

Dans le cadre des activités de la direction des Infrastructures aéroportuaires, le(la) titulaire du poste fournit des services confidentiels de coordination, d’administration et de secrétariat au directeur, Infrastructures aéroportuaires, et au directeur gestion des projets.

Rôle et responsabilités

• Assure l’organisation générale et un suivi rigoureux de l’emploi du temps, des activités et des dossiers du directeur, Infrastructures aéroportuaires, de façon ordonnée et systématique.
• Coordonne, produit, traduit, revoit et / ou finalise les documents / présentations effectués par son supérieur à l'intention de divers intervenants internes ou externes, incluant la mise en page et les présentations graphiques.
• Rédige, élabore, distribue et met à jour les procédures et directives de la direction Infrastructures aéroportuaires, ainsi que les notes de service, lettres et bulletins, dans les deux langues officielles selon le cas.
• Met en place des mécanismes de suivi auprès des intervenants, assure le lien avec les dossiers en cours et prend action, selon le cas.
• Prend connaissance du courrier et des courriels reçus, les priorise, assure le suivi du traitement lorsque requis par les membres de la direction et prend action, selon le cas.
• Coordonne les activités nécessaires au suivi budgétaire du département et assure les suivis auprès des membres de l’équipe.
• Assure l’entrée de données budgétaires et d’approvisionnement dans SAP, effectue les analyses d’écart et produit les rapports demandés par son supérieur.
• Coordonne, planifie et organise les réunions du département ainsi que les autres comités internes et externes sous la responsabilité de la direction Infrastructures aéroportuaires, prépare les dossiers et convocations, et veille à la logistique (réservation de salle, matériel audiovisuel, etc.).
• Administre et coordonne la mise à jour de la portion intranet de la direction Infrastructures aéroportuaires.
• Gère le dossier des lunettes de sécurité à lentilles correctrices auprès du personnel de la direction.
• Organise et planifie certains événements spéciaux pour la direction Infrastructures aéroportuaires.
• Planifie les voyages et activités externes et internes des gestionnaires de la direction, ainsi que la préparation logistique et administrative.
• Produit les comptes de dépenses de ses supérieurs immédiats.
• Effectue diverses autres tâches connexes telles que le classement de documents dans nos différents systèmes.

Exigences

• Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou l’équivalent.
• Au moins huit (8) années d’expérience en secrétariat ou bureautique, dont au moins 5 ans dans des tâches et responsabilités similaires.
• Expérience à travailler en mode matriciel et à supporter plus d’un client à la fois.
• Expérience pertinente dans un milieu corporatif avec plusieurs paliers de gestion.
• Maîtrise du français et de l’anglais (parlé et écrit).
• Bonnes capacités rédactionnelles.
• Maîtrise de la suite MS Office 365 (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
• La connaissance du logiciel SharePoint, SAP, MsProject, Power BI et des outils de collaboration électronique constitue un atout.
• Sens de l’organisation et capacité à travailler en équipe.
• Capacité à travailler sous pression dans un contexte d’échéancier serré et de changements de priorités.
• Initiative, autonomie, courtoisie et diplomatie; discrétion et intégrité absolue.
• Disponible à travailler selon un horaire flexible.

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