Adjoint ou adjointe la direction

Description de poste

Salaire : 28 $ / heure

Titre du poste : Adjoint ou adjointe à la direction

Type d'emploi : Temps plein permanent, 35 heures par semaine

Horaire : Du lundi au vendredi, 9h00 à 16h00

Le travail en soirée ou en fin de semaine est parfois requis afin de pouvoir participer à des événements.

Période de probation : 3 mois

Salaire et avantages :

• 28 $ / heure ;
• Assurances collectives payées 100% par l'employeur (après 3 mois) + service de télémédecine ;
• 3 semaines de vacances payées par an ;
• 10 jours de maladie payés par an ;
• Cellulaire et ordinateurs corporatifs.

Emplacement : Bureaux administratifs de PAQ : 338 rue Saint-Antoine Est, Montréal, QC, H2Y 1A3, Suite #402

Le ou la candidate doit pouvoir se déplacer sur tous les sites de PAQ selon les besoins de l'organisation et selon les projets mensuels.

• PAQ1 : 169, rue de la Gauchetière Est
• Transition de Bullion : 1065, rue de Bullion
• PAQ2 : 2060 rue Saint-Dominique
• La Maison Akhw : tsir | MAP : 1019, rue Saint Hubert
• La Maison Annagiarvik - 3702, rue Sainte Famille
• La Maison Jeunesse : 1668-1670 rue Saint-Germain

Mission de l'organisation

PAQ existe pour offrir un continuum de milieux de vie et de ressources aux personnes des Premières Nations, Inuit et Métis Tioti : ke / Montréal, qui sont en situation d'itinérance ou à risque de l'être. Elle le fait à travers des approches ancrées dans les valeurs et traditions autochtones, et en favorisant un environnement culturellement sécurisant.

Notre organisation célèbre cette année ses 21 ans d'opérations et continue de diversifier ses champs d'activité afin de répondre au mieux à cette crise qu'est l'itinérance en milieu urbain.

Sommaire du rôle et des responsabilités

Le ou la titulaire du poste appuie étroitement la direction générale dans l'exécution de ses responsabilités administratives et stratégiques. Il ou elle assure une coordination efficace entre la direction, les gestionnaires de l'équipe, ainsi que les partenaires internes et externes. La personne joue également un rôle clé dans le soutien au conseil d'administration, notamment en assurant la logistique et la planification des rencontres mensuelles.

Le ou la titulaire sera amené(e) à représenter PAQ, et plus particulièrement la direction générale, dans ses communications avec les parties prenantes externes. Il ou elle doit donc incarner un haut niveau de professionnalisme et de sens politique, tout en représentant avec intégrité les valeurs, la vision et les engagements de Projets Autochtones du Québec.

VOLET 1 : Soutien à la direction générale

• Assister le dirigeant ou la dirigeante dans l'exécution des tâches administratives et la gestion de ses priorités ;
• Gérer un agenda complexe en fonction des priorités organisationnelles ;
• Organiser les déplacements du dirigeant ou de la dirigeante ;
• Accompagner le dirigeant ou la dirigeante lors de certains déplacements ;
• Assurer un suivi des dossiers administratifs ;
• Répondre à la ligne principale téléphonique et rediriger les appels ;
• Recevoir et traiter les commandes et le courrier ;
• Des tâches variées surviennent chaque jour, touchant différents dossiers.

VOLET 2 : Soutien général

• Rédiger et formater divers documents corporatifs (notes de service, courriels, rapports, présentations, etc.) ;
• Effectuer les transcriptions écrites des réunions mensuelles et en produire les comptes-rendus ;
• Collaborer avec l'équipe de gestion et soutenir les opérations des sites ;
• Organiser les réunions internes et externes (logistique, documentation, salle, matériel, achats de collations, suivi, etc.) ;
• Mise à jour des dossiers auprès des différents gouvernements (Registraire des entreprises du Québec, Revenu Québec, Agence du revenu du Canada, etc.) ;
• Traduire des documents de l'anglais au français sur une base hebdomadaire ;
• Gérer les achats de fournitures de bureau / meubles et produits d'entretien ;
• Aide à la planification d'événements ;
• Apporter un soutien ponctuel aux autres services de PAQ selon les besoins.

VOLET 3 : Soutien au conseil d'administration

• Organiser les rencontres du CA ;
• Collecter et envoyer les documents (ordre du jour, registre des actions, documents connexes) ;
• Rédiger et corriger les procès-verbaux des réunions ;
• Assurer le suivi des actions et demandes des membres ;
• Planifier l'Assemblée Générale Annuelle et toutes les tâches connexes à ce sujet.

Valeurs attendues et attributs pour occuper ces fonctions

• Forte capacité à travailler sous pression et dans des délais courts ;
• Bonne organisation, car plusieurs tâches sont gérées en même temps, et un suivi rigoureux des dossiers ;
• Bonne gestion des priorités et des délais demandés ; le poste exige de jongler avec plusieurs responsabilités à la fois. Il ou elle doit démontrer une grande rigueur dans la planification, le suivi et la priorisation des tâches ;
• Forte éthique de travail ; gestion de dossiers confidentiels ;
• Communication claire et efficace ;
• Grand sens de l'autonomie, le travail se fait sans supervision constante du dirigeant ou de la dirigeante ;
• Prise d'initiatives ; capacité d'adaptation.

Exigences académiques et qualifications

• AEC en technique d'administration ou en bureautique ;
• Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit ;
• Bonne maîtrise de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit ;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) ;
• Débrouillardise, capacité à travailler sous pression et aptitude à gérer plusieurs projets simultanément.
• Chez PAQ, bien que le français soit la langue principale de travail, de nombreux bénéficiaires autochtones que nous desservons parlent d'abord leur langue maternelle et l'anglais comme deuxième langue, le français étant rarement utilisé. Afin d'offrir un soutien efficace, la maîtrise de l'anglais est requise pour ce poste. Cette exigence repose uniquement sur la nature des fonctions et la nécessité de communiquer efficacement avec nos bénéficiaires, en conformité avec les lois linguistiques du Québec.
• Seules les personnes dont la candidature répond aux exigences seront contactées.
• Les candidat.e.s autochtones sont fortement encouragé.e.s à postuler.