Coordonnateur(trice) administratif

Description de poste

La Corporation de services du Barreau du Québec (« Corporation ») est une société à but non lucratif qui existe depuis plus de 40 ans. La Corporation est un organisme dynamique œuvrant au cœur de la Communauté juridique du Québec. Elle met à la disposition des avocats, des magistrats, leurs familles et leurs employés des services et des produits de qualité qui favorisent l’exercice de la profession et le bien-être de ses membres. Par ses actions, elle vise à soutenir le développement durable et à renforcer sa présence auprès de la communauté et de ses partenaires.

De plus, la Corporation est inscrite auprès de l’Autorité des marchés financiers à titre de Gestionnaire de fonds d’investissement, de courtier en épargne collective et de cabinet de planification financière. Elle distribue entre autres les Fonds de placement du Barreau du Québec.

Profil recherché

Le ou la coordonnateur(trice) administratif contribue activement à l'organisation logistique et administrative de nos activités. Il s’agit du point de contact central pour les membres de l’équipe, les visiteurs et les fournisseurs. C’est une personne passionnée par le service à la clientèle qui se distingue par son efficacité, son esprit d’équipe et sa proactivité.

Sous la supervision de la Gestionnaire, Relation avec la communauté, le(la) coordonnateur(trice) administratif aura notamment les responsabilités suivantes :

Description du rôle :

• Gérer les tâches de réception et assurer le service à la clientèle par le biais de points de contact variés (accueil, boîtes courriel, appels, robot conversationnel, etc.).
• Préparer, coordonner et assurer les suivis avec divers intervenants dans le cadre de commandites, de participations à des congrès ou autres événements.
• Gérer le courrier entrant et sortant, les coursiers et les livraisons.
• Participer à la mise à jour de différentes sections du site internet (calendrier de formation, événements, etc.).
• Responsable de listes de suivis et de répertorier la documentation.
• Coordonner les fournitures de bureau, l'équipement et la gestion des stocks en tenant l’inventaire.
• Appuyer les membres des équipes internes dans les tâches administratives (traitement de documents Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Entretenir les aires communes du bureau, en assurant la propreté et la fonctionnalité.
• Toutes autres tâches connexes.

Compétences recherchées :

• Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique.
• Excellentes aptitudes en rédaction et en communication orale en français.
• Autonomie, rigueur, souci du détail et sens de l’initiative.
• Forte sensibilité à l’expérience client, avec une approche proactive visant à comprendre et à dépasser les attentes de la clientèle.
• Esprit d’équipe, entregent et capacité à travailler en collaboration.
• Connaissance de la communauté juridique du Québec (un atout).

Qualifications et expériences requises :

• Diplôme collégial en administration des affaires ou dans une discipline connexe.
• Expérience pertinente de 2 à 3 ans dans un rôle similaire.
• Très bonne maîtrise de la suite Office et des outils numériques.

Conditions de travail :

• Poste à temps plein disponible immédiatement.
• En présentiel.
• Rémunération compétitive en fonction de l’expérience et des qualifications.
• Programme d’avantages sociaux selon l’expérience et la durée à l’emploi (transport, vacances, fonds de pension, assurances, télémédecine, PAE …).

Notre engagement

• Être à l’écoute de vos besoins et offrir un milieu de travail agréable et stimulant.
• Vous soutenir pour maintenir un équilibre entre la vie professionnelle et personnelle.
• Vous donner accès aux technologies et aux outils nécessaires à l’accomplissement de votre travail.
• Formation de qualité.

La Corporation offre un environnement de travail stimulant, où l’humain, la diversité des idées et le rayonnement de sa mission occupent une place centrale. Si vous êtes curieux, autodidacte, discipliné, travaillant minutieusement et respecté de vos pairs, joignez-vous à notre équipe pour repousser vos limites et mettre votre passion et votre motivation au service de la Communauté juridique du Québec.

Tous les dossiers seront traités dans la plus stricte confidentialité. Nous remercions d’avance tous les candidats et les candidates; nous ne communiquerons qu’avec les candidatures choisies pour un premier entretien téléphonique.