Détails du poste
- Lieu de travail : Montreal
- Type de poste : Permanent à temps plein
- Horaire de travail : Poste de jour
Adjointe exécutive – Portage
Mission
L’adjoint exécutif apporte un soutien administratif à la présidence dans l’exercice de ses fonctions et contribue au bon fonctionnement des opérations quotidiennes de Portage.
Responsabilités
- Collaborer avec les départements et centres sur les activités quotidiennes et les projets;
- Préparer, réviser et mettre en forme des documents administratifs, rapports, présentations et comptes rendus.
- Assurer la logistique des réunions ainsi que la préparation des documents et du matériel nécessaire à la tenue des réunions;
- Effectuer l’envoi de tous les documents requis pour les réunions et les assemblées;
- Faire la réservation de salles, d’hébergement et de transport nécessaires pour les réunions, le cas échéant;
- Aider au développement d’une méthode de communication avec tous les autres départements et centres;
- Créer un inventaire de tous les projets en place et s’assurer que les délais soient rencontrés;
- Répondre aux appels téléphoniques, gestion d’agenda et la prise de rendez-vous;
- Faire la gestion des courriels et des communications reçues;
- Assurer les suivis des documents nécessitant une approbation (contrats, comptes de dépenses, etc.);
- Traduire, formater et réviser les communications et documents en français et en anglais;
- Toutes autres tâches reliées au poste.
Compétences
- Posséder un diplôme d’étude collégiale ou un diplôme dans un domaine connexe;
- Minimum 10 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire;
- Bilingue tant à l’oral qu’à l’écrit (Obligatoire);
- Excellente connaissance de la suite Microsoft Office;
- Pouvoir travailler de façon autonome;
- Très organisée, et bonne gestion des priorités;
- Faire preuve de polyvalence, d’initiative et être capable de travailler sur différents projets en même temps;
- Être en mesure de traiter de l’information délicate et faire preuve de confidentialité.
Horaires et avantages
Type de poste : permanent à temps plein, 37,5 heures par semaine
Horaire : De jour, du lundi au vendredi
Salaire : à discuter selon l’expérience
Évaluation : test de traduction et Excel seront demandés
L'usage du genre masculin a pour unique but d'alléger le texte et ne se veut pas discriminatoire. Nous remercions tous les candidats de leurs intérêts, noter que seuls les candidats retenus seront contactés.