Adjointe administrative (Temps partiel) / Executive Personal Assistant (Part-time)

Description du poste

Présentation

Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) de direction rigoureux(se) et proactif(ve) pour épauler le PDG d'une entreprise agroalimentaire en pleine croissance. Ce poste est idéal pour une personne qui s'épanouit dans un environnement dynamique, anticipe les besoins et sait gérer avec discrétion et efficacité les tâches professionnelles et personnelles courantes.

Il s'agit d'un poste à temps partiel (3 jours par semaine) avec une certaine flexibilité requise en fonction des besoins de l'entreprise.

Tâches et responsabilités

Aide à la direction

• Gestion du calendrier du PDG
• Coordination des réunions, appels et déplacements (vols, hôtels, itinéraires)
• Préparation des ordres du jour, des notes de synthèse et des suivis
• Gestion des communications du PDG

Communication et coordination

• Gestion des courriels et de la correspondance au nom du PDG
• Liaison avec les équipes internes, les fournisseurs et les partenaires externes
• Suivi des actions clés et garantie de leur mise en œuvre

Assistance opérationnelle (secteur agroalimentaire)

• Coordination avec les équipes de production, de vente et d'exploitation selon les besoins
• Aide à la planification des visites d'usine, des dégustations et des réunions importantes
• Participation à l'organisation d'événements, de réunions clients et de lancements de produits

Assistance personnelle (ponctuelle)

• Gestion ponctuelle des rendez-vous et des réservations
• Aide à la coordination au besoin

Organisation et efficacité

• Organisation et accessibilité des documents, des contacts et des priorités
• Identification des inefficacités et amélioration proactive des processus

Qualifications

Profil idéal

• Plus de 5 ans d'expérience dans l'assistance à un cadre supérieur ou à un entrepreneur
• Très organisé et soucieux du détail
• Discret(e), digne de confiance et doté(e) d'une grande intelligence émotionnelle
• Excellent(e) communicateur(e) : communication claire, concise et professionnelle – anglais requis, le français est un atout.
• À l'aise dans un environnement dynamique et parfois peu structuré
• Proactif(ve) : anticipe les problèmes
• Maîtrise des outils informatiques (Google Workspace, Outlook, outils de planification, etc.). Excellente maîtrise d'Excel

Informations complémentaires

Organisation du travail

• 3 jours par semaine (jours flexibles)
• Travail en personne et à distance
• Disponibilité occasionnelle en dehors des jours ouvrables pour les urgences (limitée)

Résultats

• Optimisation et protection du temps du PDG
• Suivi rigoureux des dossiers
• Communication fluide