Administrative Assistant / Assistant(e) administrative

Description du poste

L'Assistante administrative est principalement responsable d’offrir un soutien administratif à l’équipe de recherche clinique.

Ce rôle est parfait pour vous si :

• Vous avez un intérêt pour la recherche clinique et l'administration.
• Vous êtes orienté(e) vers les détails.
• Vous souhaitez travailler dans un environnement collaboratif.

Plus précisément, l'Assistante administrative doit :

• Veiller à ce que le matériel administratif requis et autres fournitures de bureau soient disponibles ;
• Passer des commandes de matériel, demander des devis et assurer le suivi avec différents fournisseurs ;
• Commander des repas pour les intégrations de nouveaux employés et les réunions internes avec les commanditaires, partenaires et clients ;
• Mener toutes les tâches d'archivage de l'organisation ;
• Offrir un soutien administratif aux secrétaires médicales et aux autres départements ;
• Remplacer les secrétaires médicales et les réceptionnistes pour assurer la continuité des affaires en cas d'absences planifiées ou imprévues ;
• Accueillir les personnes entrant dans les bureaux d'Innovaderm tout en étant à la réception ;
• S'assurer que les visiteurs signent le registre des visiteurs et sont toujours accompagnés et/ou identifiés ;
• Rédiger les ordres du jour et les comptes rendus des réunions auxquelles il/elle participe ;
• Participer au suivi de certaines données des KPI ;
• Classer et maintenir divers documents de formation de l’équipe de recherche clinique ;
• Vérifier les factures ;
• Comprendre les principes et processus pour offrir un excellent service à la clientèle en interne et en externe ;
• Soutenir l'organisation dans d'autres activités administratives.
• Le rôle peut également inclure la gestion des tâches de réception assignées à la clinique (accueil des patients, réponse aux appels, gestion des messages, gestion des rendez-vous incluant les prises de rendez-vous, confirmations, annulations, et la planification via le système informatique de gestion des rendez-vous).

Profil recherché

Éducation

• Diplôme d’étude secondaire ou diplôme d’étude professionnel

Expérience

• Expérience de travail à la réception, dans l'administration, dans un environnement pharmaceutique et/ou CRO sera considérée comme un atout ;

Connaissances et compétences

• Bon niveau de communication en français et en anglais ;
• Connaissance intermédiaire de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) ;
• Capacité d'apprentissage rapide, souci du détail, bonne capacité d'adaptation et autonomie ;
• Capacité à établir des priorités entre les différentes tâches et à travailler sur plusieurs tâches en même temps ;
• Intérêt pour les sciences et la recherche clinique
• Autonomie et esprit d'équipe

Ce que nous offrons

Notre entreprise

L’environnement de travail

Chez Indero, vous travaillerez avec des collègues compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant ainsi que de belles perspectives d’évolution professionnelle.

Dans ce poste, vous bénéficierez des conditions suivantes :

• Horaire de travail flexible
• Poste permanent à temps plein
• Gamme complète d’avantages sociaux (assurances médicales, dentaires, vision, régime de retraite, vacances, journées personnelles, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales)
• Formation et développement continu

Lieu de travail

La personne embauchée pourra travailler à distance de n’importe quelle ville au Canada, ou depuis notre bureau principal à Montréal (conformément aux politiques de l’entreprise et aux directives de santé publique).

Des visites occasionnelles à notre siège social pourraient être requises ou encouragées.

À propos d’Indero

Indero est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée dans les essais cliniques. Depuis ses débuts, notre entreprise à taille humaine s’est forgé une solide réputation pour la qualité de ses recherches et de ses services, surpassant les attentes de nos clients. Basée à Montréal, Indero poursuit sa croissance à travers l’Amérique du Nord et l’Europe.

Indero s’engage à offrir un traitement équitable et des chances égales à tous les candidats. Des accommodements peuvent être offerts à toute étape du processus de recrutement pour les personnes en situation de handicap, sur demande.

Indero n’accepte que les candidatures de personnes légalement autorisées à travailler au Canada.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination, dans le seul but d’alléger le texte.