Executive Assistant

Gattuso Bouchard Mazzone est à la recherche d’une assistante exécutive pour se joindre au cabinet. Travaillant directement avec un associé directeur, vous gérerez son quotidien, afin de maintenir une pratique organisée et efficace. DESCRIPTION Éducation requise - Certificat ou diplôme ou expérience équivalente Adjoint/secrétaire administratif juridique Adjoint de direction/secrétaire de direction Adjoint administratif et secrétariat (général) Expérience requise 1 an à moins de 2 ans Conditions de travail Le travail doit être effectué en personne. Il n’y aucune possibilité de travail à distance. - 75 000 par année / 40 heures par semaine - Matin, Sur appel, Jour, Heures supplémentaires demandées - Débute dès le 2026-09-01 RESPONSABILITÉS - Fournir un soutien administratif et opérationnel à un associé sénior; - Préparer les lettres et des notes de service de nature confidentielle; - Gérer le calendrier et organiser des rencontres; - Effectuer les tâches administratives; - Préparer des rapports spéciaux (collecte et résumé de données); - Agir à titre d’agent de liaison entre la Direction et une variété de personnes, groupes, clients et employés; - Compiler des données pour préparer des documents - Établir et coordonner les politiques et procédures administratives - Préparer des rapports et d’autres documents pour examen et présentation aux comités exécutifs et aux conseils d’administration - Analyser les notes de services, les mémoires et les rapports reçus et envoyé - Rédiger des exposés et des rapports et coordonner la préparation, la production et la présentation de ces documents - Préparer l'ordre du jour des réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions des comités, des conseils d'administration et autres - Effectuer des recherches - Assurer une liaison avec les cadres supérieurs du ministère ou de l'entreprise et autres organismes ou associations - Planifier, organiser, diriger, contrôler et évaluer les opérations journalières - Fournir le service à la clientèle - Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations - Préparer les factures, rapports, mémorandum, lettres, rapports financiers et voir à l'administration de contrats et autres documents - Gérer des événements - Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents - Aider à l'analyse de données et à la rédaction des rapports - Diriger des activités de marketing en direct, de commerce électronique et de promotions ssur des sites Web - Prendre les dispositions pour la facturation des services - Enregistrer et rédiger des procès-verbaux de séances, de réunions ou de conférences - Diriger le développement et la maintenance des sites Internet et intranet d’une organisation - Préparer des contrats QUALITÉS RECHERCHÉES - Trilinguisme (français, anglais et espagnol, à l’oral et à l’écrit); - Aptitude à travailler à partir de dictées; - Capacité à travailler de façon autonome, de même qu’au sein d’une équipe; - Aptitude à réaliser une grande quantité de travail avec un haut niveau de qualité, parfois dans de courts délais; - Minutie, souci du détail et sens de l’organisation; - Systèmes de gestion (sig ou bd) - Technologie de l'information - MS PowerPoint - MS Excel - MS Office - MS Outlook - MS Word - Adobe Acrobat Reader - Logiciels juridiques - Média sociaux - Dictaphone - Domaine d'expérience de travail - Ressources humaines - Droit - Administration des affaires et gestion Information de transport et de voyage - Permis de conduire valide - Disposé à voyager à l'occasion - Disposé aux voyages transfrontières - Disposé à voyager pour une période de plus de 24 heures - Disposé à voyager à l'étranger Conditions de travail et capacités physiques - Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide - Travail sous pression - Délais serrés - Souci du détail - Volume de travail élevé Qualités personnelles - Précis.e - Sens des responsabilités - Relations interpersonnelles efficaces - Excellente communication orale - Excellente communication écrite - Flexibilité - Esprit d'initiative - Sens de l'organisation - Fiable - Esprit d'équipe - Assidu - Capacité d'apprendre rapidement - Proactif - Gestion du temps AVANTAGES - Régime de soins dentaires - Régime de soins de santé - Prestations des soins de la vue - Régime enregistré d’épargne-retraite (REER) - Congés rémunérés (journées personnelles ou de bénévolat) Vous souhaitez vous joindre à notre équipe? Transmettez nous en toute confidentialité votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation et références à l’attention de Me Gabrielle Massé Bienvenue chez nous!