Détails du poste
- Lieu de travail : Magog
- Type de poste : Permanent à temps plein
- Horaire de travail : Poste de jour
Employeur
CENTRE DE PEDIATRIE SOCIALE EN COMMUNAUTE LE TANDEM
Description du poste
Description de l'entreprise
La mission du Centre de Pédiatrie Sociale en Communauté Le Tandem consiste à dépister, accompagner, soigner et outiller, gratuitement, les enfants de la MRC Memphrémagog, âgés de 0-17 ans, vivant en contexte de vulnérabilité, afin de les aider au plan de la santé et du développement de leur plein potentiel, dans le respect de la Convention relative aux droits des enfants. Les enfants présentent des problèmes de santé, de comportement, des retards développementaux, des troubles d'apprentissage, des problèmes émotifs ou ont subi des traumas complexes. Le modèle clinique de la pédiatrie sociale est reconnu comme une approche qui transforme les trajectoires de vie des enfants. Une équipe de soins et de services interdisciplinaires planifie une offre de services adaptée, dynamique et cohérente avec les besoins des enfants et leur familles.
Description de l’offre d’emploi
La secrétaire aux rendez-vous en centre de pédiatrie sociale est responsable du soutien à l'accueil et à la réception. Elle accueille les familles et les visiteurs en s'adressant en français ou en anglais s'il s'agit de personnes anglophones, les informe et les dirige vers les ressources appropriées. Elle confirme les rendez-vous, effectue les suivis auprès des patients. Elle assure également la numérisation, le classement des documents, la gestion et la mise à jour des dossiers dans la base de données et offre un soutien administratif et logistique à l'ensemble de l'équipe. Dans le contexte de la pédiatrie sociale, la qualité de l'accueil est essentielle. Comme premier point de contact avec le centre, cette personne joue un rôle clé en offrant aux enfants et à leurs familles un accueil chaleureux, personnalisé et bienveillant.
Principales responsabilités
Accueil
- Acceuillir, renseigner, écouter et voir au confort des familles et de toute personne personne qui se présente
- Répondre, transférer, filtrer et prendre des messages téléphoniques
- Répondre, transférer, filter et redistribuer les courriels
Services aux familles
- Assurer une surveillance et veiller au bien-être des enfants, des familles et des partenaires dans la salle d'attente
- Ravitailler le frigo et offrir des collations
Clérical
- Ouvrir les dossiers patients
- Faire de la saisie de données dans la base de données
- Gérer la réception et le traitement des télécopies
- Classement des documents dans la base de données
- Commander le matériel administratif de la procure
Clinique
- Effectuer un triage des demandes de rendez-vous pour les problèmes de santé
- Établir des rendez-vous auprès des familles, du personnel et des partenaires, les confirmer
- Maintenir à jour les rendez-vous dans la base de données et aviser toutes personnes concernées des changements
- Programmer des rappels par texto
Qualités recherchées
- Offrir un accueil chaleureux, dans le non-jugement et la bienveillance
- Discrétion et confidentialité
- Courtoisie, professionnalisme et esprit de collaboration
- Sens de l'organisation et capacité d'adaptation
- Aisance dans les communications interpersonnelles, autant orales qu'écrites
Qualifications
- Bonnes connaissances des logiciels MS Office (Outlook, TEAMS, Word, Excel)
- Aisance d'apprentissage face aux nouveaux logiciels (MYLE)
Formations
Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique
Compétences
- Capacité à concevoir et à adapter de l’équipement ou des technologies
- Capacité d’adaptation
- Capacité à travailler en équipe
Langues
- Français parlé et écrit - Élevé
- Anglais parlé - Élevé
- Anglais écrit - Moyen
Horaire
Jour
Nombre d'heures
35 heures
Expérience
1 à 2 ans
Durée d'emploi
Permanent
