Technicienne ou technicien en administration - Direction des études - Registrariat et organisation

Description du poste

La personne titulaire du poste effectue un ensemble de travaux techniques à caractère administratif touchant particulièrement les processus administratifs du registrariat et de l’organisation scolaire. Cette personne effectue diverses tâches techniques afin de prévoir et d’assurer les services fonctionnels nécessaires à la bonne conduite du service.

Responsabilités générales

La personne titulaire du poste effectue un ensemble de travaux techniques à caractère administratif touchant particulièrement les processus administratifs du registrariat et de l’organisation scolaire. Cette personne effectue diverses tâches techniques afin de prévoir et d’assurer les services fonctionnels nécessaires à la bonne conduite du service.

Quelques attributions

• Effectue des opérations techniques reliées à la gestion du dossier de l’étudiante ou l’étudiant de l’admission à la sanction, conformément aux règlements institutionnels et ministériels.

• Participe au paramétrage et à l'administration des plateformes de gestion pédagogique en fonction du calendrier opérationnel, des processus du registrariat et des règlements en vigueur.

• Élabore, mettre à jour et documente les procédures, processus administratifs relevant de son secteur d'activités.

• Effectue le traitement, la validation et le suivi des dossiers administratifs et académiques des étudiantes et étudiants, en assurant l'intégrité et la conformité des données;

• Produire, compiler, vérifier et mettre à jour les données, statistiques, rapports et documents administratifs nécessaires aux opérations du service ;

• Prépare, vérifie et transmets les données et les statuts des étudiantes et étudiants auprès des ministères, des organismes gouvernementaux, des ordres professionnels et des autres partenaires concernés.

• Effectue des vérifications de clientèle (transmission des inscriptions aux cours et aux différents programmes) et effectuer les corrections lorsque nécessaire ;

• Traite les sanctions et s’assure du suivi auprès des différences instances concernées ;

• Apporte un soutien aux opérations de transmissions

• Utilise les différents outils technologiques et systèmes d'information requis pour la réalisation de ses fonctions.

• Accomplit toute autre tâche contribuant à la réalisation de la mission du Service du registrariat et de l'organisation scolaire.

• Informe les différentes clientèles sur les services et ressources du Collège et les orienter vers les ressources appropriées.

• Recherche et recueille les renseignements nécessaires à la préparation des correspondances ou de rapports

Qualifications

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en techniques administratives ou un diplôme ou une attestation d’études dont l'équivalence est reconnue par l’autorité compétente

Profil recherché

• Bonne maîtrise des logiciels d’utilisation courante tels que Word niveau 2 et Excel niveau 2 (validées au moyen d’un test).

• Excellente maîtrise de la langue française (validée au moyen d’un test).

• La maîtrise du logiciel de gestion pédagogique CLARA, et des systèmes Socrate, Sysec et SRAM sera considérée comme un atout important;

• Être reconnue ou reconnu pour sa créativité et ses grandes habiletés de communication

• Avoir de bonnes aptitudes techniques

• Capacité à traiter des données selon les méthodes et procédures de nature complexe

• Habileté à fournir un service à la clientèle de qualité

• Faire preuve de jugement dans la résolution de problèmes administratifs inhérents à sa fonction

• Faire preuve d’un esprit d’entraide facilitant le travail d’équipe

Les conditions

Horaire : de 8 h 30 à 16 h 30, du lundi au vendredi

Gestionnaire : Directeur adjoint

Entrée en fonction : à la fin du processus de sélection

Lieu de travail : Pavillon Ignace- Bourget