Détails du poste
- Lieu de travail : Montreal
- Type de poste : Temporaire à temps plein
Description du poste
SUMMARY
Une famille privée recherche une Assistante Personnelle Exécutive (EPA) expérimentée, hautement organisée et discrète afin d’offrir un soutien administratif et personnel complet à un principal et à sa famille pendant son congé maternité.
L’Assistante Personnelle Exécutive sera responsable de la gestion de calendriers complexes, de la coordination des voyages, de la supervision de l’administration personnelle et de l’interface clé entre le principal, la famille, le personnel d’entreprise, le gestionnaire de domaine et l’équipe de la résidence.
La candidate idéale est proactive, débrouillarde et très adaptable, avec un excellent jugement et la capacité d’anticiper les besoins et de gérer les priorités de façon autonome. Il s’agit d’un poste temporaire de plusieurs mois, particulièrement adapté à une professionnelle expérimentée qui s’épanouit dans un environnement rapide et confidentiel.
Responsabilités clés
Soutien exécutif et administratif
- Agir comme point de contact principal pour le principal, en filtrant et en gérant les appels, la correspondance, les demandes et autres communications.
- Gérer des calendriers complexes pour le principal et la famille, y compris les réunions, rendez-vous, engagements personnels et priorités d’horaire.
- Coordonner les réunions et rendez-vous tout en gérant adéquatement l’accès au principal.
- Anticiper les priorités à venir et rappeler au principal les tâches importantes, rendez-vous, engagements et échéances.
- Maintenir des bases de données, dossiers, documents et systèmes de classement organisés.
- Assurer une liaison efficace avec le personnel d’entreprise et d’autres contacts professionnels.
- Fournir du soutien et servir de relève à d’autres Assistantes Personnelles Exécutives selon les besoins.
Voyage et logistique
- Coordonner les arrangements de voyage nationaux et internationaux, y compris le transport et l’hébergement, en collaboration avec l’agent de voyage de la famille.
- Préparer et maintenir des informations et itinéraires de voyage détaillés.
- Agir comme point de contact pendant que le principal et la famille voyagent.
- Rester disponible pour une assistance occasionnelle en soirée et le week-end lorsque requis en raison du voyage ou d’autres questions urgentes.
Soutien familial et personnel
- Coordonner les activités, rendez-vous et horaires des enfants.
- Organiser les rendez-vous médicaux et autres rendez-vous personnels pour les membres de la famille.
- Préparer et soumettre les demandes de remboursement médicales pour le principal et la famille.
- Passer et gérer les commandes en ligne, les échanges et les retours.
- Maintenir des informations personnelles et administratives exactes et à jour pour le principal et la famille.
- Assister à d’autres demandes personnelles et questions administratives selon les besoins.
Administration financière et des dépenses
- Préparer, maintenir et soumettre les notes de frais à la comptabilité.
- Gérer la petite caisse et maintenir des dossiers justificatifs exacts.
- Coordonner avec la comptabilité et le personnel d’entreprise concernant les dépenses personnelles et les questions administratives selon les besoins.
Événements et coordination du foyer
- Aider à l’organisation et à la coordination d’événements de collecte de fonds, de fonctions privées et de retraites exécutives.
- Assurer une liaison étroite avec le gestionnaire de domaine et le personnel domestique afin d’assurer une communication et une coordination efficaces au sein du foyer.
- Soutenir les projets spéciaux et autres priorités au fur et à mesure qu’ils se présentent.
Qualifications & exigences
- Au minimum 5 ans d’expérience en tant qu’Assistante Personnelle Exécutive, idéalement en soutenant un principal, un cadre ou une famille privée.
- Capacité démontrée à gérer des informations hautement confidentielles et sensibles avec discrétion.
- Excellentes compétences d’organisation, de priorisation et de gestion du temps.
- Capacité prouvée à gérer plusieurs priorités et des exigences changeantes dans un environnement rapide.
- Très proactive, débrouillarde et capable de travailler de façon autonome avec une supervision minimale.
- Excellent jugement, tact, diplomatie et discrétion professionnelle.
- Excellentes compétences de communication écrite et verbale en français et en anglais.
- Forte maîtrise de Microsoft Outlook et Word; la connaissance d’Excel et de PowerPoint est considérée comme un atout.
- Flexibilité pour fournir un soutien occasionnel en soirée et le week-end lorsque le principal et la famille voyagent.
Atouts personnels
- Très organisée et orientée vers les détails.
- Discrète, digne de confiance et professionnelle.
- Proactive et orientée solutions.
- Débrouillarde et adaptable.
- Calme et maîtrisée sous pression.
- Fortes aptitudes interpersonnelles et intelligence émotionnelle.
- Orientée service, capable d’anticiper les besoins.
- Aisance à travailler en collaboration avec des équipes exécutives, du foyer et des équipes professionnelles.
Détails du poste
- Poste : Assistante Personnelle Exécutive
- Type d’emploi : Contrat temporaire – congé maternité
- Durée : Plusieurs mois
- Horaire : Temps plein, avec disponibilité occasionnelle le soir et le week-end selon les besoins
- Langue : Maîtrise du français et de l’anglais
Comment postuler
Si vous êtes une Assistante Personnelle Exécutive expérimentée ayant déjà travaillé au sein d’un foyer UHNW, que vous êtes une professionnelle très organisée, discrète et proactive qui s’épanouit dans un environnement de service privé dynamique, nous vous invitons à soumettre votre candidature. Vous pouvez le faire en envoyant votre curriculum vitae ainsi qu’une brève lettre de motivation décrivant votre expérience pertinente et votre intérêt pour le poste avec le bouton Apply ou en les envoyant à remercier tous les candidats pour leur intérêt. Toutefois, seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactés. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité.
À propos de ELITE DOMO
Elite Domo se spécialise dans le recrutement de professionnels expérimentés des services domestiques privés pour des familles privées à travers le Canada et à l’international.
*Ceci est la version anglaise de l’offre d’emploi Assistante Personnelle Executive #2077.
Requirements
Minimum of 5 years of experience as an Executive Personal Assistant, ideally supporting a principal, executive, or private family. Demonstrated ability to handle highly confidential and sensitive information with discretion. Excellent organizational, prioritization, and time-management skills. Proven ability to manage multiple priorities and changing requirements in a fast-paced environment. Highly proactive, resourceful, and capable of working independently with minimal direction. Strong judgment, tact, diplomacy, and professional discretion. Excellent written and verbal communication skills in French and English. Strong proficiency with Microsoft Outlook and Word; knowledge of Excel and PowerPoint is considered an asset. Flexibility to provide occasional evening and weekend support when the principal and family are travelling.
