adjoint administratif/adjointe administrative aux finances

Employeur

VILLE DE MONT-JOLI

Description du poste

Description de l’entreprise

La Ville de Mont-Joli, au carrefour des régions du Bas-Saint-Laurent et de la Gaspésie, joue le rôle de ville à caractère de centralité sur le territoire de la Municipalité régionale de comté de La Mitis. Elle concentre des établissements d’envergure régionale et sous-régionale qui desservent la population de son secteur immédiat et celle d’autres régions de l’Est du Québec.

Description de l’offre d’emploi

• Effectuer la gestion de l'accueil et du service à la clientèle.
• Reçoit les visiteurs, répond aux appels téléphoniques, fournit les renseignements relevant de sa compétence et de l’accueil du citoyen et dirige les demandes vers les personnes ou services appropriés;
• Recevoir, enregistrer et assurer le suivi des requêtes et des plaintes des citoyens dans les systèmes informatiques
• Collaborer avec les services municipaux afin d'assurer le traitement des plaintes et informer les citoyens de l'évolution des dossiers
• Assurer la réception, le tri et la distribution du courrier aux différents services municipaux ainsi que la gestion du classement et de l'archivage de la documentation selon les procédures établies
• Procéder aux encaissements des différents revenus de la Ville, à l'enregistrement des paiements, à l'émission des reçus, au suivi des états de compte, à la préparation des dépôts, au balancement de la caisse ainsi qu'à la préparation et à la vérification de diverses factures et des bons de commandes
• Fournir aux citoyens les renseignements relatifs à la facturation, aux comptes à recevoir, aux paiements et aux autres opérations administratives
• Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires
• Prendre des notes, mettre à jour divers documents et effectuer la mise en page des documents divers et en vérifier l’orthographe, la grammaire et la forme visuelle
• Fournir des réponses et de l’aide aux citoyen à répondre à certaines questions à partir des politiques, de règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur et règle certains problèmes relevant de l’accueil de l’hôtel de ville. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient l’information sur des sujets variés et complexes
• Collaborer à la bonne marche du service en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités du service tout en contribuant aux réunions départementales ainsi qu’à la mise à jour des données de son service
• Effectuer le suivi des décisions prises par son supérieur et prendre les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation en collaboration avec les parties prenantes
• Prendre les dispositions relatives aux calendriers de réservation de tous genre (équipement, infrastructure). Tenir à jour l’agenda des réservations et des contrats y étant associés
• Utiliser les logiciels en usage. Tenir à jour les applications informatisées et participer à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations
• Utiliser divers systèmes informatisés de traitement de l’information, serveur informatique, outils de calcul, outils d’impression et de numérisation, télécopieur, etc.
• Voir à la préparation, à la vérification et à la compilation de données nécessaires à la rédaction de rapport statistique.

Exigences

Formations

• Attestation d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion
• Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Comptabilité
• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Comptabilité et de gestion

Compétences

• Capacité d’adaptation
• Assiduité et ponctualité
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé

Conditions de travail

Horaire

Jour

Nombre d'heures

32.5 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent