Agent.e de soutien administratif

AGENT.E DE SOUTIEN ADMINISTRATIF

COLLECTO SERVICES REGROUPÉS EN ÉDUCATION

(Bureau de Montréal et télétravail)

Collecto, un organisme à but non lucratif, met ses expertises au service de tous les acteurs du réseau de l’éducation pour les accompagner et les soutenir dans la réalisation de leur mission éducative.

Vous aimez être le point d’ancrage qui facilite la vie des équipes et assure le bon déroulement des activités? Vous avez à cœur la satisfaction de la clientèle?

Collecto est à la recherche d’une personne pour combler un poste d’agent ou agente de soutien administratif, pour son bureau de Montréal. La personne sélectionnée jouera un rôle clé dans le bon déroulement des activités de perfectionnement, du service à la clientèle ainsi que du soutien administratif de l’équipe des services professionnels. Elle aura aussi l’occasion de soutenir la Direction générale pour diverses tâches administratives.

En rejoignant le secteur des services professionnels de Collecto, vous rejoindrez une équipe innovante dans un environnement dynamique, axé sur le développement continu, la collaboration et la réussite collective. Nous valorisons l’écoute et la bienveillance, tout en favorisant un équilibre harmonieux entre vie personnelle et vie professionnelle.

NATURE DU TRAVAIL

Sous l’autorité de la Directrice des services professionnels, la personne titulaire du poste assurera le démarrage des activités de perfectionnement en ligne et offrira le soutien technique et logistique nécessaire à leur bon déroulement. Elle contribuera également à la qualité des formations en assurant la révision et la mise en page de la documentation associée, tout en offrant un soutien administratif à la direction pour la gestion des agendas, des événements et de diverses tâches administratives.

Ce poste polyvalent allie des responsabilités en soutien aux activités de formation, service à la clientèle, administration et soutien logistique.

Soutien aux activités de perfectionnement

• Assurer le démarrage des activités de perfectionnement en ligne et offrir du soutien technique de première ligne;
• Répondre aux demandes de la clientèle par téléphone et par courriel;
• Effectuer les tâches administratives associées aux activités de perfectionnement (prendre les présences, émettre les attestations de participation, envoyer les listes de participants, gérer les enregistrements, envoyer les reçus, effectuer des remboursements);
• Effectuer les suivis nécessaires auprès de la clientèle et des partenaires;
• Participer à la mise en ligne des fiches promotionnelles des formations et actualiser celles-ci sur notre site web;
• Gérer les inscriptions et accès aux formations asynchrones;
• Assurer la révision linguistique, la mise en page et la préparation des documents liés aux activités de perfectionnement, conformément aux normes graphiques et de qualité établies;
• Assurer le classement, l'organisation et l'archivage des documents liés aux activités;
• Appliquer les procédures et outils en vigueur pour la gestion des activités.

Soutien à la direction des Services professionnels

• Assurer la tenue et la mise à jour de l’agenda de l’équipe (rendez-vous, convocations, réservations de salles et préparation du matériel et des documents nécessaires, calendrier des instances des partenaires);
• Assurer les suivis logistiques des événements de l’équipe des services professionnels (comptes de dépenses, réservations, traiteurs, planification des déplacements);
• Effectuer toute autre tâche à la demande de sa supérieure immédiate ou nécessitée par ses fonctions.

Soutien à la Direction générale

• Assurer la gestion de la boite courriel générale de l’organisation en acheminant les demandes aux différents services concernés et en répondant aux clients lorsque requis;
• Maintenir à jour les listes de contacts en fonction des informations reçues;
• Assurer le soutien administratif et logistique lié à l'organisation des rencontres d'équipe de Collecto (activité de la rentrée, de Noël, post-CA, etc.) : transmettre les invitations aux employés, effectuer les réservations à l’hôtel et au traiteur au besoin, etc.
• S'assurer des suivis qui découlent des rencontres des comités de directions (deux par mois).
• Assurer la tenue et la mise à jour de l’agenda de la directrice générale, ses comptes de dépenses et rapports d’absence;
• Effectuer le traitement et l'acheminement du courrier;
• Procéder aux achats de fournitures de bureau (papeterie);
• Effectuer toute autre tâche à la demande de la directrice générale ou nécessitée par ses fonctions.

QUALIFICATIONS REQUISES

• Diplôme d’études professionnel (DEP) ou une attestation d’études collégiales en administration, secrétariat, communication ou marketing. Tout autre diplôme dans une discipline pertinente pourra être considéré;
• Avoir trois (3) ans d’expérience dans des postes reliés au service à la clientèle, à la formation, ou en administration;

PROFIL RECHERCHÉ

• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Solides habiletés relationnelles avec une clientèle diversifiée;
• Aptitude marquée pour le travail d’équipe;
• Sens aigu de l’organisation et de la gestion du temps, avec une capacité à établir les priorités efficacement;
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers dans un environnement ponctué d’interruptions fréquentes;
• Maîtrise des logiciels de la suite MS Office 365;
• Capacité à utiliser un CRM, un atout.

CARACTÉRISTIQUES DU POSTE

• Poste situé à Montréal avec possibilité de faire du télétravail, minimum 2 jours au bureau;
• Poste à temps plein (35 heures par semaine);
• Poste contractuel un (1) an avec possibilité de renouvellement;
• Salaire annuel entre 48 775 $ et 54 546 $ selon la scolarité et l’expérience;
• Entrée en fonction prévue : dès que possible.

COLLECTO SERVICES REGROUPÉS EN ÉDUCATION UN EMPLOYEUR UNIQUE

Collecto offre un généreux programme d’avantages sociaux :

• Quatre semaines de vacances après un an;
• Deux semaines de congés payés durant la période des fêtes;
• Possibilité de cotiser à une cinquième semaine de vacances après une année de service actif;
• Congés mieux-être;
• Un horaire d’été;
• Un régime de retraite avantageux (RREGOP);
• Accès à un service de télémédecine;
• Une généreuse couverture d’assurances collectives, payée en grande partie par l’employeur (soins de santé, soins de la vue, soins dentaires, assurance salaire, assurance vie);
• Différents programmes, notamment : perfectionnement, conciliation travail-vie personnelle, programme d’aide aux employés et remboursement de dépenses relatives à l’activité physique et aux soins de santé.

Si cette opportunité vous intéresse, veuillez soumettre dans un même document votre curriculum vitae accompagné d'une lettre d'intérêt au plus tard le 16 septembre 2026 à 23 h, via Secrétaire-inc.

Les tests auront lieu les 18 et 21 septembre 2026 et les entrevues se dérouleront en présentiel, au bureau de Montréal, le 22 septembre 2026.