Secrétaire de direction

Introduction du poste

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS

L’École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l’Université du Québec. Spécialisée dans l’enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l’ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l’ÉTS, l’environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Vous souhaitez en apprendre davantage sur ce que l’ÉTS offre ? Découvrez tous nos avantages et conditions de travail ici : Les avantages de travailler à l’ÉTS.

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Secrétaire de direction. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.

Ce que nous offrons

VOS AVANTAGES

• SALAIRE COMPÉTITIF
• 22 JOURS DE VACANCES
• HORAIRE D'ÉTÉ | 4 JOURS PAR SEMAINE
• ASSURANCES COLLECTIVES | RÉGIME DE RETRAITE
• CONCILIATION TRAVAIL-VIE PERSONNELLE
• CENTRE SPORTIF SUR PLACE
• SERVICE DE TÉLÉMÉDECINE
• 3 MOIS GRATUITS
• MOBILITÉ RÉDUITE
• 15 JOURS DE CONGÉS FÉRIÉS
• RABAIS EXCLUSIFS
• ET BIEN PLUS

Description du poste

VOTRE RÔLE

Quel sera votre impact en tant que secrétaire de direction à l’ÉTS?

Vous apportez un soutien direct à la direction dans la réalisation de son mandat en contribuant aux opérations administratives, financières, matérielles et organisationnelles du Bureau de la prévention et de la sécurité, ainsi qu’à tout autre dossier relevant de la mission de l’unité. En l’absence de la direction, vous assurez le suivi de certaines activités, veillez à la continuité des opérations et contribuez au bon fonctionnement du service.

Au quotidien, vous serez responsable de

• Assister la direction et l'équipe de gestion dans la coordination et le suivi des activités administratives, financières, matérielles et organisationnelles liées à la mission du Bureau de la prévention et de la sécurité.
• Assurer le soutien administratif aux secteurs de la sécurité physique, de la sécurité incendie, des mesures d’urgence, des enquêtes et de la sécurité de la recherche.
• Effectuer le suivi des dossiers, des décisions et des échéanciers de la direction et veiller à la transmission des informations ainsi qu’à la réalisation des actions requises.
• Coordonner l’agenda de la direction, organiser les rencontres, préparer la documentation nécessaire et assurer les suivis administratifs afférents.
• Accueillir les visiteurs, recevoir et filtrer les appels et les demandes d’information, puis orienter les personnes vers les ressources appropriées selon les politiques et procédures en vigueur.
• Rédiger, corriger, mettre en page et assurer le traitement de divers documents administratifs, tels que lettres, rapports, comptes rendus, procès-verbaux et communications internes.
• Organiser et tenir à jour les systèmes de classement, les dossiers administratifs ainsi que les bases de données et outils informatiques utilisés par le service.
• Collaborer à l’amélioration continue des processus administratifs et au bon fonctionnement des opérations du bureau, notamment lors d’activités spéciales, de situations urgentes ou en l’absence de la direction.

Qualifications

AVEZ-VOUS CE QU'IL FAUT POUR RELEVER LE DÉFI?

Scolarité

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expérience

• Minimum de quatre (4) années d'expérience pertinente

VOUS AUREZ DU SUCCÈS SI :

Autres habiletés

• Vous maîtrisez la suite Microsoft Office ainsi que les outils collaboratifs Microsoft 365, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
• Vous présentez une forte capacité d’organisation et de coordination permettant la gestion simultanée de plusieurs dossiers et échéanciers avec rigueur.
• Vous faites preuve d’autonomie, de jugement et de discrétion dans le traitement d’informations sensibles et confidentielles.
• Vous démontrez d’excellentes habiletés relationnelles et un sens développé du service à la clientèle.
• Vous possédez une grande capacité d’adaptation et adoptez une approche proactive dans la gestion des priorités et des situations imprévues.
• Mais surtout, vous avez une attitude positive et collaborative.

Veuillez noter que les personnes dont la candidature sera retenue seront invitées à passer des tests de connaissances en bureautique, en lien avec les exigences du poste.

Vous avez le profil recherché pour vous joindre à cette équipe ?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente de ressources humaines, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d’une entrevue.

Postuler à l'ÉTS, quelle idée de génie!