Adjoint administratif/adjointe administrative construction

Description de l'offre d'emploi

• Effectuer toute la correspondance administrative relative à la gestion d’un projet de construction ou de la soumission;
• Effectuer la rédaction de certains bons de commande et en assurer les suivis;
• Produire et fournir les divers formulaires nécessaires au démarrage d’un projet aux différents départements concernés ;
• Préparer et transmettre tous documents légaux (adjudication de contrat, quittances, dénonciation, CNESST) aux intervenants concernés ;
• Documenter et tenir à jour l’émission, la révision et le cheminement des dessins d’atelier, plans et devis ;
• Documenter et tenir à jour l’émission, la révision et le cheminement des dessins d’atelier, plans et devis ;
• Produire les procès-verbaux des réunions de production et mise à jour de celui-ci quotidiennement/ hebdomadairement;
• Production des échéanciers projet lorsque requis sur MSProject
• Avoir la responsabilité de distribuer et d’archiver les plans et devis (addenda)
• Compiler et mettre à jour les informations dans les tableaux : dessins d’atelier, coût de contrat, informations des intervenants, directives, modifications, avis de changement
• Effectuer les communications nécessaires au bon déroulement du projet (courriels, télécopies, lettres ou bordereaux de transmission)
• Distribuer les directives aux intervenants concernés
• Être responsable de la préparation de manuels de fin de projets conformes et dans un délai acceptable (acceptations provisoires et finale, garantie, listes des déficiences, manuel d’opération, etc….
• Effectuer le classement et l’archivage électronique et physique en fonction de l’arborescence établie;
• Mise à jour des dépenses détaillées des projets en cours et terminés – Excel;
• Création ou améliorations des outils de suivis, de cueillettes de données pour permettre une meilleure gestion de projets;
• Facturation des dossiers manufacturiers simples
• Mise à jour des bilans des projets.
• Exécuter toutes autres tâches demandées par la Directrice des opérations.

Langues

• Français parlé et écrit — Niveau avancé

Expérience

3 à 5 ans