Adjoint(e) au Secrétariat général

Introduction

Deuxième plus important réseau de transport collectif dans la région métropolitaine de Montréal, exo exploite les services de train, d’autobus et de transport adapté des couronnes nord et sud de Montréal.

Chez exo vous retrouverez une organisation à dimension humaine, tournée vers l’avenir et l’innovation, au service des communautés. Un milieu de travail où, selon la nature de l’emploi, la flexibilité des horaires et le télétravail en mode hybride sont favorisés, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.

Travailler chez exo c’est aussi bénéficier d’une foule d’avantages, tels que : carte Opus gratuite, assurances collectives, régime de retraite, vacances généreuses, congés fériés, congés maladie et personnels, programme d’aide aux employés, service gratuit de télémédecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez exo!

Relevant de la Secrétaire générale, la personne titulaire agit comme partenaire administratif de confiance et contribue activement à l'efficience du Secrétariat général. Elle assure un soutien administratif, organisationnel et logistique de haut niveau aux activités de gouvernance d'exo, notamment celles du conseil d'administration et de ses comités.

Véritable bras droit de la Secrétaire générale, elle assure une prise en charge proactive des dossiers administratifs et de coordination qui lui sont confiés. Grâce à son excellent jugement, à son sens de l'organisation et à sa capacité d'anticipation, elle facilite le déroulement des activités du Secrétariat général, contribue à l'avancement des dossiers et permet à la Secrétaire générale de consacrer davantage de temps aux enjeux stratégiques de gouvernance.

La personne titulaire interagit régulièrement avec les administrateurs, les membres de la haute direction et divers partenaires internes et externes. À ce titre, elle fait preuve d'un professionnalisme irréprochable, d'une grande discrétion et d'un sens aigu du service.

Responsabilités principales

Assurer la gestion de l'agenda, de la boîte courriel et des activités administratives de la Secrétaire générale ;

Coordonner la planification annuelle des instances de gouvernance, incluant les réunions du conseil d'administration, de ses comités et des autres rencontres relevant du Secrétariat général ;

Préparer les convocations, assurer les suivis requis et coordonner l'ensemble des aspects logistiques des réunions ;

Veiller à la préparation, à la diffusion et à l'archivage de la documentation des instances, conformément aux pratiques de gouvernance établies ;

Réviser, mettre en forme et assurer le contrôle qualité des procès-verbaux, résolutions, notes de service et autres documents officiels ;

Participer à l'accueil, à l'intégration et à la formation des administrateurs ;

Assurer le suivi des échéanciers, des demandes et des dossiers sous la responsabilité du Secrétariat général ;

Effectuer le suivi administratif des contrats, abonnements, adhésions, demandes d'achat, factures et activités budgétaires du secteur ;

Préparer la documentation administrative requise pour les activités du Secrétariat général et agir comme personne-ressource auprès des administrateurs et des partenaires internes;

Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs et réaliser toute autre tâche connexe.

La liste des responsabilités et tâches énumérées précédemment est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des responsabilités et tâches susceptibles d’être effectuées par le titulaire du poste.

Exigences normales du poste

Scolarité

Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration, bureautique ou dans une discipline pertinente ;

Expérience

Minimum de cinq (5) à huit (8) années d’expérience pertinentes en soutien administratif auprès d'un gestionnaire ou d'instances décisionnelles ;

Expérience en coordination de réunions, gestion documentaire ou soutien à la gouvernance ;

Compétences et aptitudes

Excellentes capacités d'organisation, de planification et de gestion des priorités ;

Sens de l'initiative, autonomie, jugement et approche proactive ;

Grande rigueur, souci du détail et respect de la confidentialité ;

Habiletés relationnelles développées, tact, diplomatie, courtoisie et professionnalisme ;

Capacité à établir des relations de confiance et à offrir un service de grande qualité auprès d'intervenants variés, notamment des administrateurs et des membres de la haute direction;

Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit ;

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement en évolution rapide ;

Esprit de collaboration, flexibilité, orientation vers les solutions et désir constant d'améliorer les façons de faire ;

Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 et des outils collaboratifs, dont SharePoint ;

Connaissance de SAP, un atout.

Conditions de travail

Période d’emploi et horaire

Emploi régulier à temps plein, soit 37.5 heures par semaine, en mode hybride