Coordonnatrice administrative ou coordonnateur administratif

Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite

Le Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite offre une gamme de services de soutien à l’apprentissage aux étudiantes et étudiants de McGill, tous niveaux d’études confondus, y compris des mesures d’adaptation scolaire raisonnables pour les personnes qui ont des incapacités documentées de nature permanente, temporaire ou épisodique. Il favorise une expérience universitaire accessible et inclusive pour la population étudiante diversifiée de McGill en collaboration avec d’autres Services aux étudiants

Sommaire du poste

Sous la direction de la spécialiste en soutien aux apprenants – cheffe d’équipe, fournir un soutien administratif et des services de secrétariat. Participer au bon fonctionnement des activités de l’unité. Agir à titre de personne-ressource pour les politiques et les procédures. Contribuer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Tenir à jour les systèmes d’information informatisés.

Date d’entrée en fonction prévue et calendrier des entrevues

Date d’entrée en fonction prévue : 6 janvier 2027
Calendrier des entrevues : Les entrevues devraient avoir lieu au cours des semaines du 16 et du 23 novembre 2026.

Description du poste

Responsabilités et tâches principales

Services de prise de notes

• Coordonner les éléments des diverses mesures de soutien à la prise de notes fournies par le Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite (AAR), y compris le programme de partage de notes entre pairs offert par des bénévoles, ainsi que le service rémunéré de prise de notes.
• Coordonner la sollicitation et l’appariement des participantes et participants au programme de partage de notes entre pairs.
• Examiner des exemples de notes soumises et recommander des candidates et candidats qualifiés.
• Vérifier ponctuellement la qualité des notes tout au long du semestre et effectuer des suivis.
• Aider à coordonner les demandes de confirmation d’inscription ou de divulgation de renseignements.
• Examiner les demandes d’heures à payer des preneuses et preneurs de notes rémunérés et comparer ces dernières aux formulaires de confirmation de service avant d’approuver le paiement.
• Assurer la coordination avec la ou le chef d’équipe, Soutien à l’apprentissage, et faire un suivi auprès des preneuses et preneurs de notes rémunérés lorsque des problèmes ou des incohérences concernant la rémunération ou les heures travaillées surviennent.
• Coordonner le suivi des crédits d’heures de bénévolat ainsi que l’achat et la distribution de cartes‑cadeaux pour les bénévoles qui partagent leurs notes.
• Recueillir et préparer des données sur l’utilisation et l’efficacité des services de prise de notes.
• Coordonner les tâches administratives pour les mesures de soutien à la prise de notes, soit les technologies d’assistance (donner aux étudiants l’accès aux licences de logiciels, recueillir et classer les contrats de prêt de logiciels, etc.).

Services d’enseignement dirigé

• Répondre aux demandes de renseignements généraux; fournir des renseignements sur le programme de tutorat du Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite.
• Mettre à jour les bases de données, tenir des statistiques et extraire des rapports pour le programme de tutorat. Jumeler les pairs tutrices et tuteurs avec les étudiantes et étudiants qui en font la demande. Tenir les sources de documentation à jour, notamment les répertoires, les programmes, la liste des cours, les horaires et les échelles tarifaires.
• Assurer la liaison avec divers bureaux de l’Université au sujet des questions liées au programme de tutorat.
• Aider ses collègues à communiquer avec le corps professoral et les départements pour obtenir des références de tutrices et tuteurs, au besoin.
• Examiner les candidatures des tutrices et tuteurs et recommander les personnes qualifiées.
• Examiner les demandes d’heures à payer pour le tutorat subventionné et comparer ces dernières aux formulaires de confirmation de service avant d’approuver le paiement.
• Assurer la coordination avec l’administratrice ou l’administrateur des services d’enseignement dirigé en cas de problème ou d’incohérence concernant la rémunération ou les heures travaillées.

Responsabilités générales

• Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Fournir des renseignements à la clientèle.
• Déterminer l’urgence de la demande et accorder la priorité aux étudiantes et étudiants qui vivent des circonstances exceptionnelles.
• Gérer et organiser les courriels entrants, en veillant à ce que les réponses aux messages prioritaires soient rapides et efficaces.
• Trier et catégoriser les courriels en fonction de l’urgence et de la pertinence de ces derniers, en signalant ceux qui nécessitent une attention immédiate.
• Répondre aux demandes liées aux services et transmettre les problèmes à la ou au chef d’équipe, au besoin.
• Préparer et compiler les documents et dossiers nécessaires pour les réunions. Signaler les problèmes et chercher des solutions aux conflits et problèmes quotidiens.
• Fournir un soutien administratif à l’unité.
• Recevoir et distribuer la correspondance reçue.
• Tenir à jour et modifier le système de classement électronique.
• Consulter les sources appropriées pour obtenir et fournir de l’information.
• Résoudre les problèmes, transmettre les problèmes complexes aux personnes-ressources.
• S’assurer de l’exactitude et de l’intégralité des renseignements, ainsi que de la validité des documents à l’appui.
• Tenir et mettre à jour les dossiers des étudiantes et étudiants.
• Préparer des listes et des rapports. Répondre aux demandes d’information. Enquêter sur les problèmes et les écarts et en assurer le suivi.
• En collaboration avec la superviseure ou le superviseur, examiner la documentation pour s’assurer qu’elle est suffisante pour les dossiers du bureau. Faire un suivi auprès des étudiantes et étudiants au sujet des écarts ou des faits nouveaux dans leurs dossiers.
• Fournir des directives et de l’aide relativement à l’accès aux ressources en ligne.
• Publier des articles et des articles promotionnels pertinents sur demande; examiner et modérer le contenu.
• Coordonner l’embauche, la formation et le jumelage des preneuses et preneurs de notes et des tutrices et tuteurs.
• Collaborer avec les RH pour la prolongation et la résiliation des contrats.
• Examiner les relevés de temps pour le personnel occasionnel; veiller à l’exactitude des calculs. Soumettre les relevés vérifiés à la personne appropriée.
• Voir au bon déroulement des événements spéciaux.
• Utiliser les systèmes de bureau; tenir à jour les systèmes de classement, numériser les documents et prendre des dispositions relatives à l’archivage conformément au calendrier de conservation des documents.
• Travailler sur des projets spéciaux et accomplir d’autres tâches connexes.

Autres compétences et aptitudes couramment utilisées

• Souci de la clientèle et du service offert; aide l’ensemble des clientes et clients avec tact et diplomatie tout en maintenant une attitude et une apparence professionnelles en tout temps.
• Aptitude éprouvée à faire preuve d’ingéniosité et à bien comprendre l’information, à la retenir et à la communiquer clairement, et capacité reconnue à communiquer clairement et efficacement à tous les niveaux.
• Aptitude éprouvée à rédiger de la correspondance et à corriger avec précision des documents en utilisant les règles appropriées d’orthographe, de grammaire, de ponctuation et de mise en forme dans les deux langues officielles.
• Capacité d’exactitude et souci supérieur du détail.
• Aptitude certaine à appuyer diverses activités administratives.
• Capacité manifeste de travailler seul et en équipe.
• Capacité éprouvée de prendre des initiatives et de résoudre des problèmes.
• Fortes compétences organisationnelles accompagnées d’une capacité à accomplir plusieurs tâches en même temps, à établir des priorités et à travailler sous pression pour respecter de multiples échéances dans un milieu au rythme rapide et en constante évolution.
• Aptitude éprouvée à agir avec discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels.
• Aisance démontrée à utiliser des applications technologiques et capacité reconnue à travailler dans un environnement d’ordinateurs personnels en utilisant MS Word et compétences avancées dans l’utilisation d’Excel, de PowerPoint, d’Outlook, de Clockwork (un atout), de Banner (système Banner d’aide aux étudiants, SIS) (un atout) et de Minerva (un atout).
• Capacité de rédiger, de publier du contenu et de créer des activités sur les sites de médias sociaux.
• Français et anglais, parlés et écrits.

Ce que nous offrons

• Avantages sociaux concurrentiels (santé, dentaire, assurance-vie) (si éligible)
• Régime de retraite à cotisations définies (avec contribution de l'employeur jusqu’à 10%) (si éligible)
• Régime enregistré d'épargne-retraite (RÉER) et Compte d’épargne l’abri de l’impôt (CÉLI)
• Politique de vacances compétitive
• Deux (2) journées personnelles
  Deux (2) congés flottants
• Neuf (9) « vendredis d'été » – congés payés entre la fête de la St-Jean Baptiste et la fête du Travail
• Congés payés pendant la période des vacances de décembre
• Crédit pour frais de scolarité pour le personnel régulier (100%) et leurs personnes à charge (66%)
• Jusqu'à deux (2) jours de travail à distance par semaine lorsque le poste le permet

Exigences

Formation et expérience minimales requises

DEP - Études de secrétariat 4 ans Expérience pertinente / DEP - Systèmes de bureautique

Salaire et conditions

Salaire horaire

(AAPNEUM Niveau F) $29.42 - $36.46

Heures par semaine

33.75 (Temps plein)

Superviseur

Learner Support Specialist - Team Leader

Date de fin de l’emploi (le cas échéant)

2027-10-31

Date limite pour postuler

Informations relatives à l’autorisation de travail et à la langue

Avant de postuler, veuillez noter que pour travailler à l'Université McGill, vous devez être autorisé à travailler au Canada et disposé à travailler dans la province de Québec sur le campus où le poste est basé/situé.

Connaissance du français et de l'anglais: L'Université McGill est une université de langue anglaise où les tâches quotidiennes peuvent nécessiter une communication verbale et écrite en anglais. Le niveau d’anglais requis pour ce poste a été déterminé comme étant de niveau 3 (avancé courant) sur une échelle de 0-4.

Pour une définition de nos niveaux de compétence linguistique écrite et parlé, veuillez cliquer ici.

Équité en matière d’emploi

L’Université McGill recrute sur la base du mérite et s’est fermement engagée à promouvoir et instaurer l’équité et la diversité au sein de sa communauté. Nous accueillons favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et de minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes handicapées, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation et identité sexuelles, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances lui permettant de travailler en collaboration avec diverses communautés. L’Université McGill met en œuvre un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Les personnes handicapées qui pourraient avoir besoin d’accommodements à n’importe quelle étape du processus de candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité, accessibilityrequest.hr@mcgill.ca.