24 offres pour "Adjoint.e de direction" à Montréal-Est

Nous sommes actuellement à la recherche active d'une adjointe de direction pour notre client basé à Pointe aux Trembles. L’adjoint(e) doit assurer un support administratif au Directeur Général du Groupe rotatif.

• Fournir un soutien administratif à la direction
  
• Gérer et répondre rapidement aux demandes administratives et aux requêtes
  
• Rédiger des courriels, ententes, lettres, .
  
• Traduire et réviser des documents
  
• Rédaction de rapports
  
• Préparer des présentations Powerpoint (Français/anglais)
  
• Préparer et vérifier les comptes de dépenses
  
• Organiser et planifier différentes rencontres annuelle (assister aux rencontres, prendre des notes, compte rendu)
  
• Participer aux rencontres du Comité de direction Groupe Rotatif (ordre du jour, compte rendu)
  
• Suivi des plans annuels (Montreal et Groupe Rotatif)
  
• Planifier et réserver les inscriptions aux congrès, formations, séminaires (inscriptions, billets d’avion, hôtel…)
  
• Gestion des voyages à l’international (vaccination, passeport, visa, devises etc)
  
• Gestion du temps accumulé
  
• Préparer et organiser différents événements (dîner de retraite, journée SSE, clinique santé, .) pour l’ensemble des employés
  
• Écrire des textes pour souligner les réalisations des membres de l’équipe
  
• Gérer et balancer petite caisse
  
• Accomplir toutes autres tâches connexes reliées à son poste de travail
  

• Détenir un Diplôme d’études collégiales ou études postsecondaires et expérience pertinente
  
• Expérience de travail : Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire
  
• Peut-être appelé à voyager occasionnellement au Canada
  

Profil

Relevant de la direction adjointe aux ressources matérielles, la personne occupant l’emploi d'agent de soutien administratif classe principale, pour le poste au service de l’équipement, accomplit des travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

Spécifique au poste :

Notamment, elle reçoit les demandes de services, prépare tous les formulaires et toutes documentations nécessaires à l'exécution des travaux et procède à la répartition des demandes selon la nature du service demandé tout en assurant la confidentialité des dossiers au besoin. Elle s’occupe de la logistique et assiste à certains comités et réunions de certaines activités du service et prépare la documentation nécessaire.

Elle prépare et transmet les différentes communications pour le bon fonctionnement des activités des différents services (lettres, notes de service, formulaires, etc.). Elle assiste, prépare et corrige la documentation demandée par les régisseur·euses des différents services.

Elle procède au suivi des systèmes de gestion informatisés de clés, des entretiens préventifs et de l'inventaire de locaux. Elle compile des données variées, les maintient à jour et produit les rapports afférents tout en procédant à la mise en page, la production de tableaux et de graphiques. Elle procède et maintient la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire du service, incluant la documentation électronique. Elle voit à l'épuration et l'archivage des dossiers.

Elle effectue les entrées de données des feuilles de temps, et voit à la production des rapports de transaction relatifs aux dossiers du personnel de soutien pour le service de l'entretien spécialisé, de l'entretien sanitaire et de la sécurité. Elle prépare les horaires et les documents en lien avec les vacances, les congés et les absences tout en procédant à la saisie de données du temps supplémentaire, des absences (maladie, congé) pour la production de la paie. Elle tient à jour le registre du calendrier des charges interservices.

Elle collabore au processus d'approvisionnement pour certains achats et demandes de service entre autres, elle recherche et collige l'information préalable et pertinente, préparer les réquisitions d'achats avec les spécifications requises. Elle maintient l’inventaire des clés maîtresses, des cartes d’accès, des vêtements, etc.

Elle peut apporter une assistance au service de la sécurité en procédant à la première lecture des rapports quotidiens d’incidents et de rondes, en fournissant un compte-rendu au besoin et en participant à la mise à jour du plan des mesures d’urgence. Elle assiste le coordonnateur des mesures d’urgence lors d’une mesure d’urgence, fait diverses recherches sur Internet et la vérification de certains sites internet lorsque requis.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

NATURE DU TRAVAIL

1. Agir à titre de personne-ressource ;

2. Procéder au suivi des dossiers financiers, reliés notamment aux budgets de fonctionnement et à la préparation de la paie ;

3. Assister le personnel du service à l’égard d’activités opérationnelles et d’utilisation de l’informatique ;

4. Veiller aux processus d’approvisionnement des services de l’équipement, de la sécurité, de l’entretien sanitaire, des résidences et de la concession alimentaire, du CPE, etc. ;

5. Effectuer la gestion des accès et porteur de projet (signalisation, approvisionnement, communication) ;

6. Assurer une gestion documentaire efficace ;

7. Toute autre activité connexe sans être limitatif.

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ

Qualifications requises

Scolarité/Expérience:

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ;
• Expérience pertinente d'au moins six (6) ans

Autres conditions exigées:

• Niveau intermédiaire de la langue française, orale et écrite ;
• Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :
  • Microsoft Office (Word et Excel).

Qualifications souhaitées

• Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :
  • Microsoft Office : Outlook (agenda et courrier électronique) ;
  • Systèmes de gestion informatisés.
• Connaissances pratiques relatives à l’entretien de terrains et de propriétés immobilières ainsi qu’à la sécurité et à la prévention des immeubles ;
• Discrétion et confidentialité de mise ;
• Orientation service à la clientèle ;
• Autonomie, initiative, sens de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
• Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.

TESTS REQUIS

Réussite des tests de français et de connaissance

REMARQUES

L'échelon dans l'échelle salariale est déterminée en fonction du niveau de scolarité et de l’expérience de la personne candidate.

Veuillez noter que cet affichage prend fin à 16 h à la date de clôture indiquée.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

ACCÈS À L'ÉGALITÉ EN EMPLOI

Le Collège Ahuntsic est fier de s’engager pour l’égalité des chances en emploi. Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité pour les groupes en quête d’équité dont les femmes, les Premiers Peuples, les membres des minorités ethniques et visibles, les membres de la communauté de la diversité sexuelle et de genre ainsi que les personnes en situation de handicap. Nous déployons des mesures sécurisantes et personnalisées tout au long de votre parcours professionnel.

Rejoignez-nous et contribuez à mettre de l’avant un environnement inclusif et dynamique!

Relevant de la direction adjointe au Bureau d’aide à la réussite (BAR) au Service du soutien à l’apprentissage et du développement pédagogique (SSADP), la personne occupant l'emploi d’agent de soutien administratif classe I, pour le poste en lien avec les centres d'aide à la réussite (CAR), du centre d’aide en mathématiques (CAM) et du SAIDE accomplit un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur.

Spécifique au poste :

Notamment, elle répond aux besoins de la communauté et s'assure du bon fonctionnement des centres d'aide et du SAIDE. Lors des demandes d'accompagnement, elle accueille les étudiant·es, réponds à leurs questions, explique le rôle des centres d'aide, son mode de fonctionnement, ses formules d'aide et elle agit à titre de personne-ressource pour les assister tout au long du déroulement d'apprentissage. Elle collabore aux demandes du SAIDE pour les personnes EESH et EBP et des surveillances d’examens. Elle assure un suivi sur les mesures mises en place auprès des élèves, des enseignant·es et des appariteur·trices.

Elle exécute les activités administratives concernant, entre autres, la rédaction de la correspondance reliée aux activités qui lui sont confiées, le maintien à jour de l'inventaire des documents, la préparation des banques de données et la compilation de ces dernières en vue d'émettre des rapports statistiques. Elle fournit un support administratif aux enseignant·es lors du recrutement et de l'intégration des appariteur·trices, de même qu’un service de logistique en lien avec les élèves.

Elle assure un service de soutien à l’apprentissage en collaboration avec les départements, entre autres, en s’assurant des budgets alloués en début de session et tout au long de la période d’étude afin de valider les écarts de rendement actuels et futurs.

Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

Elle travaille de pair avec le Service du soutien à l’apprentissage et du développement pédagogique (SSADP) dans les activités reliées à ses fonctions.

Elle est appelée à initier au travail les nouvelles personnes. 

NATURE DU TRAVAIL

1. Exécuter les activités administratives reliées aux centres d'aide ;

2. Exécuter les activités administratives reliées pour le SAIDE ;

3. Donner suite aux demandes d'accompagnement des étudiant·es ;

4. Fournir un support administratif aux enseignant·es lors du recrutement et l'intégration des appariteur·trices ;

5. Assurer un service de soutien à l’apprentissage et au développement pédagogique dans son secteur d’activités ;

6. Organiser la gestion du local ;

7. Toute autre activité connexe sans être limitatif.

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ

Qualifications requises

Scolarité/Expérience:

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente ;
• Expérience pertinente d'au moins un (1) an.

Autres conditions exigées:

• Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite ;
• Connaissance d’un environnement informatique et d’outils en bureautique :
• Microsoft 365 (Word et Excel).

Qualifications souhaitées

• Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :
  • Microsoft 365 (PowerPoint, Outlook (agenda et courrier électronique) et Teams). 
• Système de gestion informatique de finances et pédagogie ;
• Connaissances pratiques relatives au secteur d'activités ;
• Habileté dans ses communications orales et écrites ;
• Orientation service à la clientèle ;
• Méthodique et minutieux ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome, avec précision dans un environnement actif ;
• Autonomie, initiative, sens développé de la planification, de l'organisation, de l'établissement des priorités et des responsabilités ;
• Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.

TESTS REQUIS

Réussite des tests de français et de connaissances

REMARQUES

L'échelon dans l'échelle salariale est déterminée en fonction du niveau de scolarité et de l’expérience de la personne candidate.

Veuillez noter que cet affichage prend fin à 16 h à la date de clôture indiquée.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

ACCÈS À L'ÉGALITÉ EN EMPLOI

Le Collège Ahuntsic est fier de s’engager pour l’égalité des chances en emploi. Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité pour les groupes en quête d’équité dont les femmes, les Premiers Peuples, les membres des minorités ethniques et visibles, les membres de la communauté de la diversité sexuelle et de genre ainsi que les personnes en situation de handicap. Nous déployons des mesures sécurisantes et personnalisées tout au long de votre parcours professionnel.

Rejoignez-nous et contribuez à mettre de l’avant un environnement inclusif et dynamique!