5 offres pour "Adjoint.e exécutif.ve" à Montréal

L’Association de la construction du Québec - région Métropolitaine est un organisme sans but lucratif dans le secteur de la construction. Notre mission est de soutenir les entrepreneurs de l’industrie dans leur développement en leur offrant, entre autres, des formations pertinentes et adaptées à leurs besoins.

Principales responsabilités

Soutien à la direction générale

• Collaborer avec la direction à la planification, la mise en œuvre et le suivi de différents projets et plans d’action.
  
• Participer à des séances de réflexion stratégique et contribuer à la résolution de problématiques administratives ou organisationnelles.
  
• Rédiger, corriger et mettre en page des communications, rapports, présentations et autres documents professionnels.
  
• Effectuer des recherches, compiler des données, produire des tableaux d’analyse, graphiques et documents pour la direction et le conseil d’administration.
  
• Élaborer et maintenir des outils de suivi : tableaux de bord, fichiers de données, indicateurs.
  
• Coordonner la logistique des réunions, rencontres et engagements de la direction, incluant l’organisation des rencontres du conseil d’administration (avis de convocation, ordres du jour, documentation).
  
• Collaborer à la coordination de projets spéciaux et d’activités corporatives.
  
• Agir comme personne-ressource auprès de certains fournisseurs ou sous-traitants, notamment en lien avec la gestion immobilière.
  
• Offrir un soutien à la direction pour certaines étapes du processus d’embauche et d’intégration des nouveaux employés.
  

Gestion documentaire et optimisation administrative

• Assurer une organisation efficace des dossiers physiques et numériques.
  
• Procéder à la conservation, à l’archivage ou à la destruction sécuritaire des documents officiels ou confidentiels.
  
• Contribuer à l’amélioration continue des pratiques administratives, en révisant ou en proposant des processus adaptés à la réalité de l’organisation.
  
• Veiller à la conformité des pratiques administratives avec les obligations prévues par la Loi 25 (protection des renseignements personnels).
  

 Implication et contribution au sein de l’ACQ Métropolitaine

• Participer aux activités internes, projets collectifs et événements organisés par l’ACQ Métropolitaine.
  
• Agir comme ambassadeur(-rice) de l’organisation auprès des membres et partenaires.
  
• Offrir un soutien ponctuel aux collègues, dans une logique de collaboration et de fluidité organisationnelle.
  
• Contribuer aux échanges d’équipe, aux rencontres et aux activités de mobilisation.
  
• Informer la direction des enjeux, besoins ou observations liés à ses fonctions.
  
• Accomplir toute autre tâche contribuant au bon fonctionnement de l’organisation.
  
  

Ce poste est fait pour vous si vous détenez :

• Diplôme collégial (DEC) ou professionnel (DEP/AEC) en administration, bureautique ou tout autre domaine pertinent, ou expérience équivalente.
  
• Expérience pertinente d'une (1) à deux (2) années dans un rôle similaire.
  
• Excellente maîtrise du français parlé et écrit ;
  
• Maîtrise de la suite Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des outils de bureautique.
  
• Connaissance du milieu de la construction ou du secteur associatif (un atout).
  
• Rigueur, autonomie, initiative et débrouillardise ;
  
• Un esprit d’équipe et une habileté à bâtir des relations interpersonnelles, discrétion et tact ;
  
• Une capacité à gérer de nombreux dossiers simultanément selon les échéanciers établis ;
  
• Une connaissance avancée des logiciels MS Office 365 (Excel, Outlook et Teams).
  

Compétences essentielles liées à la fonction

• Communication claire et professionnelle : capacité à rédiger avec précision, à s’exprimer avec diplomatie, et à interagir efficacement avec divers publics.
  
•  Autonomie et initiative : capacité à travailler de manière autonome, à anticiper les besoins, à poser des actions concrètes sans supervision étroite et à faire preuve de proactivité dans la gestion des priorités.
  
• Organisation et gestion des priorités : aptitude à planifier efficacement, à structurer son travail et à gérer plusieurs mandats à la fois avec méthode.
  
• Esprit d’analyse et de synthèse : capacité à traiter l’information, à poser un regard critique et à proposer des solutions pertinentes.
  
• Polyvalence et adaptabilité : aisance à passer d’un dossier à l’autre et à répondre à des besoins variés dans un environnement évolutif.
  
• Sens des responsabilités : respect des engagements, souci du détail et rigueur professionnelle.
  
• Discrétion et respect de la confidentialité : capacité à traiter de l’information sensible avec professionnalisme et éthique.
  
• Esprit d’équipe et collaboration : volonté de soutenir l’équipe et de contribuer positivement au climat organisationnel.
  
• Maîtrise émotionnelle : capacité à gérer le stress, à maintenir une attitude posée et à faire preuve de stabilité émotionnelle, même dans les situations exigeantes.
  
• Apprentissage continu : curiosité, ouverture au changement et volonté de se développer avec l’organisation.
  

Avantages sociaux :

• Quatre semaines de vacances à l’embauche;
  
• Assurances collectives de base payées par l’employeur.
  
• Compte bien-être
  

 Conditions de travail :

• Poste permanent à temps plein de 34,5 heures par semaine
  
• Poste en présentiel ;
  
• Lundi au jeudi, de 8h30 à 16h30 (ou 8h à 16h), et vendredi de 8h30 à 13h ;
  
• Bureaux situés au 6275, rue Beaubien Est à Montréal ;
  
• Accès au stationnement intérieur réservé aux employés.
  

Échelle salariale :

• 60 000$ - 75 000$, selon expérience et formation
  

Si ce poste vous intéresse, nous vous invitons à faire parvenir votre CV accompagné d’une lettre de motivation à jolicoeurc@acqmetropolitaine.org, à l’attention de Catherine Jolicoeur, directrice générale.

MEDFAR Solutions Cliniques a été fondée en 2010 par deux ingénieurs aéronautiques qui ont réalisé que les systèmes de santé n'exploitaient pas le plein potentiel de la technologie. Soutenue par une vaste communauté d'experts médicaux et axée sur le succès des cliniques et la sécurité des patients, MEDFAR a été la première entreprise à certifier un Dossier Médical Électronique infonuagique au Canada, MYLE (Make Your Life Easy).

Engagée à promouvoir l'excellence et l'efficacité des soins de santé dans le monde entier, MEDFAR se différencie en offrant une solution de gestion de soins unique pour les cliniques, qui remplace les processus inefficaces par une alternative technologique plus rapide et plus sécuritaire.

En tant qu'adjointe de direction, vous assisterez le PDG de MEDFAR, Elias Farah, ainsi que l'équipe de direction, afin de faciliter l'organisation de présentations, de réunions du conseil d'administration et d'autres événements, selon les besoins. Sous la responsabilité du PDG, vous participerez à la préparation, à la révision et à la mise en forme de documents et de présentations, dans le respect des délais fixés, dans le cadre d'initiatives stratégiques visant à favoriser la croissance de MEDFAR.

L’adjointe de direction se raooirtera au PDG et aura pour mission :
Soutenir et assister le PDG

• Assister le PDG dans toutes ses tâches administratives, notamment la gestion de son agenda, la coordination des réunions, la rédaction d’e-mails et le maintien de la communication avec les parties prenantes internes et externes
• Coordonner les demandes d’organisation de déplacements du PDG et des autres cadres dirigeants
• Aider le PDG à gérer efficacement ses priorités, ses échéances et son temps, en veillant à une allocation efficace des ressources
• Participer au processus de préparation, de révision et de compilation de documents et de présentations (en français et en anglais).
• Gestion des dépenses : contrôler et gérer les notes de frais du PDG, en veillant au respect des politiques de l’entreprise et en approuvant les notes de frais des cadres supérieurs
• Organiser des points de contact quotidiens et hebdomadaires avec le PDG
• Gérer certaines affaires personnelles du PDG.

Assistance à la Chief of Staff

• Organiser des points de contact hebdomadaires avec la Chief of Staff
• Assister aux réunions hebdomadaires de la direction et/ou de l’équipe de gestion, et fournir les comptes-rendus de réunion et les listes d’actions à mener selon les besoins
• Participer à la planification et à l’organisation des lunchs d'affaires de l'équipe de direction, des réunions du conseil d’administration et des réunions stratégiques mensuelles et trimestrielles (y compris les repas, ainsi que le montage et le démontage des événements)
• Assurer le suivi auprès des différents collaborateurs en vue de la préparation des présentations
• Diriger et coordonner des projets spéciaux (par exemple, les locaux, les événements, les lacs à l'épaule)
• Organiser et conserver les informations confidentielles de l’entreprise, les dossiers des dirigeants et la documentation, en veillant à ce qu’ils soient facilement accessibles et consultables.

Assistance à l'équipe de direction

• Coordonner les demandes d’organisation de déplacements des membres de l’équipe de direction
• Participer au processus de préparation, de révision et de compilation de documents et de présentations (en français et en anglais).

Autres

• Collaborer avec les RH ou d’autres cadres sur des projets spécifiques (par exemple, événements d’entreprise, réunions générales)
• Gestion des locaux : gérer les fournitures de bureau, coordonner les commandes hebdomadaires de café, de lait et de collations pour le bureau, etc.
• Collaborer avec la direction de l’immeuble et d’autres fournisseurs pour veiller à ce que les locaux soient maintenus conformément aux normes (entretien général, etc.)

Lieu de travail et horaires

• Ce poste exige que l’adjointe de direction soit présent(e) au bureau tous les jours.
• Disponibilité en dehors des heures de travail normales en cas de besoin.

• Vous êtes titulaire d'un baccalauréat en administration, en communication ou dans un autre domaine connexe, ou vous justifiez d'une expérience équivalente ;
• Au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire ;
• Maîtrise des outils Microsoft et Google Suite ;
• Capacité à gérer des informations hautement confidentielles ;
• Discrétion, diplomatie, proactivité et rigueur avérées ;
• Solides compétences relationnelles ;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite (anglais et français).

Rejoindre les rangs de MEDFAR, c’est travailler dans un environnement dynamique où la confiance, l’innovation, la qualité et le succès client guident nos journées. Chez MEDFAR, nous promouvons l’efficacité et l’excellence en santé en offrant le dossier médical électronique (DMÉ) le plus performant sur le marché.

• Une couverture d’assurance collective généreuse dès le premier jour d’embauche
• Vacances rémunérées entre Noël et le Nouvel An
• Une culture d’entreprise axée sur la transparence, la collaboration et l’innovation

Notre processus de recrutement :

• Entrevue avec un recruteur (30 à 45 minutes)
• Entrevue avec la Chief of Staff (60 minutes)
• Test/étude de cas (à réaliser chez soi)
• Entrevue avec le PDG (90 minutes)

Avec nos bureaux situés à travers le monde, la maîtrise du français et l'anglais est nécessaire chez MEDFAR. En raison du besoin de communiquer avec des collègues et/ou des clients d'autres provinces ou pays, le bilinguisme nous permet de communiquer dans les deux langues tout en favorisant l'utilisation du français. 

Chez MEDFAR, nous valorisons la diversité, l’équité et l’inclusion au sein de notre équipe. Nous nous engageons à offrir un environnement de travail où chaque individu se sent respecté et soutenu, quelle que soit son origine, son identité ou ses capacités. Dans le cadre de notre engagement envers un processus de recrutement équitable et inclusif, nous offrons des mesures d’accommodement aux candidats qui en font la demande. En cas de besoin lors de votre entrevue, faites-le-nous savoir afin que nous puissions vous offrir une expérience adaptée.

MEDFAR a souscrit volontairement à un programme d'accès à l'égalité en emploi (PAÉE). Les candidatures des femmes, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes autochtones et des personnes handicapées sont encouragées. En postulant, nous vous invitons à remplir cette section qui nous permet de mettre en oeuvre notre Programme d’accès à l’égalité en emploi (PAÉÉ). L’auto-identification n’est pas obligatoire, mais peut vous permettre de bénéficier de mesures dans le cadre d’une embauche ou d’une promotion si vous possédez les compétences requises pour exercer l’emploi.

Pour mieux comprendre le processus d'auto-identification, vous pouvez consulter ce guide.

Viens faire banque à part.

Choisir BDC comme employeur, c’est évoluer dans un milieu de travail sain, inclusif, riche de compétences et qui met de l'avant les meilleures conditions pour rassembler des équipes uniques où le pouvoir d'agir est réel. C’est aussi être au centre de projets économiques et financiers ambitieux afin de voir plus loin et de faire les choses différemment, pour alimenter le succès des entreprises canadiennes.

Choisir BDC comme employeur, c’est aussi :

• Des avantages sociaux flexibles et compétitifs, incluant un régime d’épargne du personnel où BDC te verse une contrepartie de tes cotisations volontaires, un régime de pension à prestations déterminées, un compte de dépenses mieux-être et soins de santé de 750 $, pour n’en nommer que quelques-uns

• En complément de vacances payées chaque année, cinq journées personnelles, des journées de maladie au besoin, et nos bureaux sont fermés du 25 décembre au 1er janvier

• Un modèle de travail hybride qui permet de vraiment concilier le travail et la vie personnelle

• Des possibilités d'apprentissage, de formation et de perfectionnement, et bien plus encore...

Découvrez la façon BDC en consultant notre guide sur la culture d'entreprise

**Veuillez noter que ce poste exige la maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.**

APERÇU DU POSTE

BDC est à la recherche d’une adjointe exécutive ou un adjoint exécutif pour soutenir notre vice-présidente exécutive de BDC Capital. La personne idéale fait preuve de créativité et apprécie de travailler dans un environnement stimulant, axé sur la mission, orienté vers les résultats et mettant l’accent sur la diversité. La candidate ou le candidat fait preuve d’un excellent jugement dans diverses situations, possède de solides compétences en communication tant à l’écrite comme à l’oral, en coordination et en organisation, et est capable de maintenir un équilibre réaliste entre plusieurs priorités.

Vous réussirez dans ce poste si :

• Vous aimez soutenir une équipe de direction
• Vous aimez assurer le suivi des tâches administratives
• Vous êtes à l’aise avec la gestion d’une grande variété d’activités
• Vous êtes discret(e) et diplomate de nature

LES DÉFIS QUI VOUS ATTENDENT

• Assister le vice-président exécutif ainsi que les équipes qui relèvent de lui dans diverses tâches administratives, notamment :
  • la gestion de plusieurs agendas,
  • l’accompagnement de l’intégration des nouveaux membres d’équipe,
  • la soumission de demandes relatives aux droits d’accès et aux services informatiques,
  • la gestion des fournitures, des arrangements de voyage, des dépenses et du courrier.
• Organiser des réunions complexes et des événements d’équipe (p. ex. : plusieurs parties prenantes, différents fuseaux horaires, invités externes, entrevues avec des candidats, etc.).
• Préparer les ordres du jour des réunions et assurer le suivi des mesures à prendre découlant des réunions de la direction de l’VPE, des réunions de la direction financière, des réunions du conseil d’administration et de toute autre réunion de direction jugée pertinente.
• Préparer les présentations de la haute direction et d’autres communications à l’appui des réunions de la direction, des initiatives stratégiques et des engagements externes.
• Anticiper les besoins de l’VPE en préparant des notes d’information contextuelles, en assurant un suivi proactif des dossiers prioritaires et en gérant les renseignements reçus avec discernement.
• Assurer un suivi rigoureux du traitement des factures et de la gestion des comptes de dépenses.
• Gérer efficacement les priorités concurrentes, traiter les dossiers et les demandes rapidement et de manière proactive, et les mener à bien, souvent dans des délais serrés.
• Assurer la liaison afin de faciliter une communication harmonieuse entre l’équipe et les services internes.
• Participer activement aux demandes liées au SMC et collaborer avec les autres adjoints de direction.
• Établir et entretenir des relations avec des partenaires externes afin d’assurer la coordination de l’information et de soutenir divers projets.
• Gérer diverses informations confidentielles, telles que des rapports, de la documentation et de la correspondance.
• Diriger ou participer à divers projets en lien avec les activités de l’entreprise.
• Accomplir toute autre tâche liée à la nature du poste.

CE QUE NOUS RECHERCHONS

• Diplôme d’études collégiales en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• Au moins 5 ans d’expérience dans un poste de soutien administratif à la haute direction
• Expérience dans le secteur des services financiers et une connaissance des activités de BDC constituent un atout majeur
• Solides compétences en gestion de projet et en coordination, y compris la capacité à organiser le travail et à gérer plusieurs priorités
• Solides aptitudes interpersonnelles, avec la capacité d’établir des relations avec les intervenants tant internes qu’externes
• Souci du détail exceptionnel et capacité à travailler sous pression
• Capacité démontrée à s’épanouir dans un environnement de direction au rythme soutenu.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite dans les deux langues officielles (français et anglais)
• Solide connaissance de la suite MS Office – Word, Excel, PowerPoint, Outlook
• Aisance et connaissance de l’utilisation des outils d’IA pour automatiser les tâches lorsque cela est possible, et capacité à promouvoir l’utilisation de Copilot au sein de l’équipe et de l’organisation dans son ensemble
• Expérience de l’utilisation de plateformes de gestion des voyages et des dépenses (p. ex., Concur)
• Haut niveau de professionnalisme, de discrétion et de respect de la confidentialité

#INDHP

BDC est fière d'être l'un des 100 meilleurs employeurs au Canada et l'un des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada. Nous nous engageons à favoriser un environnement diversifié, équitable, inclusif et accessible où toutes les employées et tous les employés peuvent s'épanouir et savoir qu’elles et ils sont pleinement accueilli.es et apprécié.es au travail. Si vous avez besoin d'accommodations pour compléter votre candidature, n’hésitez pas à nous contacter à accessibilite@bdc.ca.

Bien que nous apprécions toutes les candidatures, nous vous informons que seules les candidatures sélectionnées seront contactées. Veuillez noter que l’usage du masculin dans l’écriture du titre du poste ci-haut n’est utilisé qu’à des fins de référencement.

Adjoint.e de direction

* Version anglaise ci-dessous * 

Poste temporaire (14 mois de contrat) – Montréal - Hybride

Fasken recherche un(e) Adjoint(e) de direction pour soutenir la Chef, Marketing et développement des affaires. Dans ce rôle clé, la personne assurera un soutien administratif de haut niveau, coordonnera les échanges avec les clients internes et externes et contribuera à divers projets. Elle fera preuve d’un grand sens de l’organisation, de discrétion et de proactivité.

Les défis que nous te proposons :

• Gestion et intégration de projets : Coordonner les initiatives de marketing et les projets spéciaux, en utilisant des outils de suivi de projets et des tableaux de bord. Assurer une exécution fluide et une livraison dans les délais impartis en utilisant des outils techniques avancés et en recourant à l’automatisation, lorsque possible;
• Préparation des réunions : Préparer des présentations PowerPoint et des documents d’information sophistiqués et visuellement attrayants. Utiliser des outils numériques pour compiler et résumer des données. Assister aux réunions pour rédiger les procès-verbaux, consigner les mesures à prendre et assurer un suivi au moyen des plateformes de gestion des tâches partagées;
• Communication et coordination : Agir à titre de point de contact principal de la chef du marketing et gérer les communications sensibles avec discrétion. Utiliser les fonctions avancées d’Outlook, comme les indicateurs et les catégories, pour gérer les flux de communication et répondre en temps opportun et de manière professionnelle;
• Soutien lié aux finances et aux données : Aider au suivi budgétaire et à l’établissement de rapports à l’aide d’Excel et d’autres outils financiers. Élaborer et tenir à jour des modèles de rapports et des tableaux de bord pour soutenir les évaluations du rendement de l’équipe du marketing;
• Gestion du calendrier et des courriels : Gérer de façon indépendante le calendrier complexe de la chef du marketing à l’aide des fonctions avancées d’Outlook (p. ex., calendriers partagés, sondages de disponibilité, indicateurs de priorité). Surveiller et trier les courriels, rédiger des réponses et acheminer à l’échelon supérieur les questions critiques, s’il y a lieu;
• Documentation et présentations : Préparer des rapports, des notes de service et des documents professionnels à fort impact. Maîtriser PowerPoint, élaborer des présentations soignées et conformes à notre marque à l’intention de publics internes et externes;
• Coordination d’événements: Utiliser les plateformes de gestion d’événements pour organiser et soutenir les événements internes et externes, en assurant une logistique impeccable et du matériel de marque;
• Gestion des déplacements : Coordonner des programmes de voyage complexes dans plusieurs fuseaux horaires à l’aide d’outils de réservation numériques. Préparer des itinéraires détaillés et des options en cas d’imprévus;
• Soutien aux membres séniors de l’équipe du marketing : Fournir un soutien administratif général et une aide à la réalisation de projets aux membres séniors de l’équipe. Anticiper les besoins de l’équipe et répondre de manière proactive aux défis ou aux lacunes techniques;
• Confidentialité et discrétion : Traiter les informations sensibles avec un grand professionnalisme, en s’assurant que le stockage numérique et les pratiques de communication sont sécurisés.

Pourquoi te joindre à Fasken?

• Pour une rémunération globale concurrentielle, incluant un programme de bonification;
• Pour un milieu de travail hybride et flexible intégrant à la fois le télétravail et la présence au bureau en fonction des besoins des équipes et dans lequel l’équilibre de vie est au cœur de nos priorités;
• Pour un programme de remboursement santé et mieux-être, un régime d’assurance qui s'adapte à tes besoins, un service de télémédecine et un régime d’épargne-retraite généreux;
• Pour une ambiance de travail conviviale où les valeurs de respect, d’ouverture, d'innovation, de diversité, d’équité et d’inclusion sont mises de l’avant;
• Pour une culture et des leaders qui prônent une excellente expérience employée en priorisant l’autonomie, la reconnaissance, la collaboration et le développement du plein potentiel;
• Pour faire partie d’une entreprise qui s’engage et redonne à la communauté;
• Pour des bureaux ergonomiques, lumineux et une salle de gym avec équipements.

À propos de toi : 

• Diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration des affaires, en marketing ou dans un domaine connexe;
• Un minimum de 5 à 7 ans d’expérience en tant qu’Adjoint(e) de direction auprès de cadres supérieurs, idéalement dans le domaine du marketing ou des services professionnels;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier d’Outlook et de PowerPoint, y compris la gestion des options avancées des calendriers, le formatage conditionnel, la conception de diapositives et la narration visuelle;
• Connaissance approfondie d’Excel (p. ex., tableaux croisés dynamiques, formules, formatage conditionnel) et maîtrise des outils de collaboration numérique (p. ex., Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Adobe Acrobat);
• Aptitude démontrée à travailler avec des systèmes de marketing et d’affaires (p. ex., système de gestion des relations avec les clients, système de gestion de contenu, plateformes événementielles);
• Grande capacité d’organisation, souci du détail exceptionnel et aptitude à gérer des priorités concurrentes dans un environnement technologique dynamique;
• Solides compétences en communication et expérience dans la rédaction de correspondance professionnelle et de documents à l’échelon de la direction;
• Capacité à faire preuve de discrétion, à anticiper les besoins et à résoudre les problèmes de manière proactive;
• Flexibilité pour travailler en dehors des heures normales de bureau pour des projets ou des événements hautement prioritaires.

Déclaration sur l’IA

Des outils d’intelligence artificielle pourraient être utilisés pour aider à la présélection, à l’évaluation ou au choix des candidats pour ce poste.

Au sujet de Fasken

Situé à l’intersection de l’excellence et de l’expertise, Fasken est un cabinet d’avocats de premier plan comptant plus de 900 avocats et avocates à l’échelle mondiale. Nous nous engageons auprès de nos clients à façonner l’avenir qu’ils imaginent, précisément au moment où cela compte le plus. Pour plus de renseignements, visitez fasken.com.

Diversité et inclusion

Chez Fasken, nous croyons en un milieu de travail diversifié, composé de personnes ayant des expériences et des qualités uniques. Il est important que tous nos membres trouvent notre milieu de travail accueillant et bienveillant. Un milieu de travail inclusif crée un environnement équitable où les gens sont respectés et valorisés.

Accessibilité et mesures d’adaptation

Notre cabinet considère comme important que tous ses membres, y compris les personnes en situation de handicap, trouvent notre lieu de travail accueillant et stimulant. Des mesures d’adaptation raisonnables peuvent être prises, sur demande, dans tous les aspects du processus de sélection, pour les personnes en situation de handicap.

Vérification des antécédents et des références

Toute offre d’emploi peut être conditionnelle à la vérification des références ainsi qu’à des vérifications complètes des antécédents (casier judiciaire, dossier de crédit, antécédents professionnels et scolaires, etc.).

NOUS NE COMMUNIQUERONS AVEC AUCUNE AGENCE DE PLACEMENT.

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Executive Assistant

Fasken is seeking an Executive Assistant to support the Head of Marketing and Business Development. This key role provides high-level administrative support, coordinates with internal and external clients, and assists with special projects. The ideal candidate is organized, proactive, detail-oriented, and able to handle confidential information with discretion.

Primary Responsibilities:

• Project Management & Integration: Lead coordination of marketing initiatives and special projects, leveraging project tracking tools and dashboards. Ensure seamless execution and on-time delivery by applying advanced technical tools and automation where possible.
• Meeting Preparation: Prepare sophisticated, visually compelling PowerPoint presentations and briefing materials. Utilize digital tools to compile and summarize data. Attend meetings to take minutes, record action items, and follow up using shared task management platforms.
• Communication & Coordination: Act as the HMBD’s primary point of contact and handles sensitive communications with discretion:. Use advanced Outlook features, such as flags, categories and to manage communication flow and ensure timely, professional responses.
• Financial & Data Support: Assist with budget tracking and reporting using Excel and other financial tools. Build and maintain reporting templates and dashboards to support marketing performance reviews.
• Calendar & Email Management: Independently manage the CMO’s complex calendar using advanced Outlook functions (e.g., shared calendars, scheduling polls, priority flags). Monitor and triage emails, drafting responses and escalating critical items as needed.
• Documentation & Presentations: Prepare high-impact reports, memos, and business documents. Be an expert in PowerPoint, designing polished, brand-aligned decks for internal and external audiences.
• Event Coordination: Use event management platforms to organize and support internal and external events, ensuring flawless logistics and branded materials.
• Travel Management: Coordinate intricate travel plans across time zones using digital booking tools. Prepare detailed itineraries and contingency options.
• Senior Marketing Team Support: Provide high-level administrative and project support to senior team members. Anticipate team needs and proactively address tech-based challenges or gaps.
• Confidentiality & Discretion: Handle sensitive information with strict professionalism, ensuring secure digital storage and communication practices.

Why join Fasken?

• For a competitive total compensation package, including a bonus program;
• For a flexible workplace integrating teleworking in which life balance is at the heart of our priorities;
• For a health and wellness reimbursement program, an insurance plan that adapts to your needs, telemedicine services and a generous retirement savings plan;
• For a friendly work atmosphere where the values of respect, openness, innovation, diversity, equity and inclusion are put forward;
• For a culture and leaders who promote an excellent employee experience by prioritizing autonomy, recognition, collaboration and the development of full potential;
• To be part of a company that is committed and gives back to the community;
• For bright, ergonomic offices and a gym with equipment and sports classes available to all.

Required Knowledge and Experience:

• A post-secondary degree or diploma in business administration, marketing, or a related field.
• Minimum 5–7 years as an Executive Assistant supporting C-suite executives, ideally in a marketing or professional services setting.
• Bilingual (English and French) with excellent verbal and written communication skills.
• Expert-level proficiency in Microsoft Office Suite, particularly Outlook and PowerPoint—including advanced calendar management, conditional formatting, slide master design, and visual storytelling.
• Strong Excel capabilities (e.g., pivot tables, formulas, conditional formatting) and fluency with digital collaboration tools (e.g., Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Adobe Acrobat).
• Demonstrated comfort working with marketing and business systems (e.g., CRM, CMS, event platforms).
• Highly organized with exceptional attention to detail and the ability to manage competing priorities in a fast-paced, tech-enabled environment.
• Strong communication skills with experience drafting professional correspondence and executive-level documents.
• Ability to exercise discretion, anticipate needs, and resolve issues proactively.
• Flexibility to work outside regular business hours for high-priority matters or events.

AI Disclosure

Please note that artificial intelligence tools may be used to assist in screening, assessing, or selecting applicants for this position.

About Fasken

As a premier law firm with over 900 lawyers worldwide, Fasken is where excellence meets expertise. We are dedicated to shaping the future our clients want, precisely when it matters most. For more information, visit fasken.com. 

Diversity and Inclusion

At Fasken, we believe in a diverse workplace made up of people with unique experiences and qualities. It is important that all our members find our workplace welcoming and caring. An inclusive workplace creates a fair environment where people are respected and valued.

Accessibility and Accommodation

It is important to our Firm that all its members, including those with disabilities, find our workplace to be welcoming and supportive. Reasonable accommodations are available on request for candidates with disabilities taking part in all aspects of the selection process.

Background and Reference Checks

Any offer of employment may be conditional upon references and full background checks including a criminal record check, a credit check, employment and educational verifications.

NO AGENCIES, PLEASE.

Sofitel Montréal Le Carré Doré est un hôtel 5 étoiles situé au cœur du prestigieux Mille Carré Doré, dans l’un des quartiers les plus emblématiques de Montréal. Seul établissement de la marque Sofitel au Canada, il incarne avec distinction l’art de vivre à la française au cœur de la métropole québécoise. Faisant partie du groupe Accor, Sofitel est une marque internationale qui célèbre l’alliance entre l’élégance française et les cultures locales.

À Montréal, cette vision se traduit par une expérience raffinée, chaleureuse et authentique, destinée à une clientèle locale et internationale. Chaque membre de notre équipe contribue à faire rayonner cette signature unique à travers un service attentionné et une véritable passion pour l’hospitalité sincère et authentique.

Notre Offre: 

• Journées de maladies payées par l’employeur;
• Assurance collective payée 100% par l’employeur;
• REER collectif avec contribution de l’employeur jusqu’à 7 %;
• Autres avantages, tel que le stationnement, cafétéria, service de blanchissement
• En devenant un Heartist®, vous bénéficiez notamment du programme ALL Heartists® qui vous donnera accès à de nombreux avantages et expériences mémorables tout au long de l’année, grâce à des tarifs préférentiels dans nos hôtels et auprès de nos partenaires (voyages, gastronomie, bien-être, shopping, etc.).

• Soutenir le directeur général et la direction des opérations dans leurs activités administratives et organisationnelles;
• Coordonner les dossiers, suivis, documents, rapports et déplacements de la Direction générale;
• Préparer et mettre en page les lettres, présentations, comptes rendus, tableaux et différents outils de suivi;
• Compiler et mettre à jour les données et statistiques nécessaires aux différents suivis de la direction;
• Gérer les réservations, commandes et autres besoins administratifs de la Direction générale;
• Collaborer avec Talent & Culture aux initiatives d'engagement et de reconnaissance des employés, notamment les cartes de fête, calendriers d'anniversaires et activités de reconnaissance;
• Soutenir ponctuellement l'équipe Talent & Culture dans différents projets administratifs ou opérationnels selon les besoins de l'hôtel.
• Collaborer à la préparation de différents outils de communication et de reconnaissance destinés aux employés;
• Participer à la préparation et à la diffusion de bulletins d'information, gazettes, mémos et autres communications destinées aux employés;
• Participer aux différents comités et activités liés à l'engagement et à l'expérience employé;
• Traiter l'information avec discrétion et respecter en tout temps les exigences de confidentialité liées au poste.
• Effectuer toute autre tâche administrative connexe permettant d'assurer le bon fonctionnement des activités de la Direction générale.

• Détenir un diplôme d'études collégiales ou universitaires pertinent à la fonction;
• Posséder un minimum de deux (2) années d'expérience pertinente dans un poste comportant un niveau de responsabilité, d'autonomie et de confidentialité comparable;
• Maîtriser la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
• Excellentes aptitudes à communiquer à l’oral comme à l’écrit, en français et en anglais, afin de comprendre et discuter aisément avec une clientèle internationale, de façon régulière. 
• Démontrer une excellente capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction;
• Excellentes capacités d’organisation, de communication et de gestion des priorités;
• Rigueur, autonomie, discrétion et souci du détail;
• Grande capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter la confidentialité des informations.

Dans le cadre de notre politique Engagement Diversité & Inclusion, notre ambition est d’attirer, de recruter, et de promouvoir la diversité des talents. L’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte et n'a aucune intention discriminatoire.

Le développement durable est également au cœur de nos actions. Le Sofitel Montréal Le Carré Doré est fier de détenir la certification 5 Clés Vertes et le statut Élite ICI on recycle +, reconnaissant nos efforts en matière de pratiques environnementales et de gestion des déchets.