132 offres pour "Office Manager" à L'Assomption

Employeur

LES ENTREPRISES FRANCOIS JOLICOEUR 3000 INC.

Description du poste

Description de l’entreprise

Entreprise en service et réparation de piscine. En affaire depuis plus de 22 ans.

Description de l’offre d’emploi

Nous sommes à la recherche d’une personne organisée, autonome et dynamique pour se joindre à notre équipe. Le poste est hybride : une partie du travail est effectuée au bureau et une autre peut être réalisée en télétravail, selon les tâches et les besoins de l’entreprise.

Nous utilisons des systèmes de gestion déjà bien implantés (CRM, QUICKBOOKS, DEXT), ce qui facilite le travail et permet une bonne organisation. Une formation est prévue afin de vous accompagner dans votre intégration.

Principales responsabilités

• Prendre en charge les demandes de service reçues via notre site Web à l’aide de notre système de gestion Planit.
• Ouvrir, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers jusqu’à leur fermeture.
• Planifier les rendez-vous et coordonner les horaires des techniciens.
• Faire le suivi quotidien des travaux en cours.
• Communiquer avec les clients pour les confirmations, les rappels et les suivis.
• Préparer la facturation et assurer le suivi des comptes à recevoir.
• Préparer les paies à l’aide du système Employeur D.M.
• Maintenir les dossiers administratifs à jour.
• Collaborer avec les techniciens afin d’assurer une bonne communication entre le bureau et le terrain.
• Veiller à ce qu’aucun dossier ne soit oublié et que chaque demande soit traitée dans les délais.

Organisation saisonnière

Notre entreprise fonctionne selon un calendrier saisonnier bien établi.

Au printemps, une grande partie du travail consiste à préparer la saison des ouvertures de piscines :

• Organiser les routes des techniciens.
• Planifier les rendez-vous d’ouverture.
• Préparer les dossiers afin que les équipes puissent travailler efficacement sur le terrain.

À partir de la mi-octobre jusqu’à la fin de la saison, nous planifions les routes des fermetures de piscines et assurons le suivi de tous les rendez-vous jusqu’à leur réalisation.

Le mois de novembre est consacré à remettre le bureau entièrement en ordre. Toute la facturation, les suivis, le classement et les dossiers doivent être complétés afin que rien ne demeure en suspens. Notre objectif est de repartir au printemps suivant avec une entreprise parfaitement organisée et prête à répondre rapidement aux demandes de nos clients.

Profil recherché

Nous recherchons une personne :

• organisée et méthodique;
• autonome et responsable;
• à l’aise avec l’informatique;
• ayant un bon sens des priorités;
• capable de gérer plusieurs dossiers simultanément;
• offrant un excellent service à la clientèle;
• appréciant le travail d’équipe et les communications avec les techniciens.

Il s’agit d’un poste d’environ 20h à 30h par semaine, où les heures sont bien remplies. Nous recherchons avant tout une personne fiable, qui aime le travail bien fait et qui souhaite contribuer au bon fonctionnement de notre entreprise.

Qualifications

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

Diplôme d'études professionnelles (DEP), Administration, commerce et informatique - Secrétariat

Compétences

• Capacité d’adaptation
• Polyvalence
• Sens de l’initiative

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

30 heures

Date de fin d'emploi

30 novembre 2026

Expérience

7 à 11 mois

Durée d'emploi

Saisonnier

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Employeur

LA FABRIQUE DE LA PAROISSE DE SAINT-PIERRE

Description de l'entreprise

Paroisse St-Pierre, Église Catholique Romaine

Description du poste

Sous l'autorité du président d’assemblée de fabrique (du conseil) et du curé (prêtre administrateur), en lien avec l'équipe pastorale, la personne devra assurer les tâches suivantes :

Poste

Poste de 40 heures semaine partagé en 2 secteurs :

Secrétaire – réceptionniste (environ 20 heures semaine)

• Accueillir et servir la clientèle ainsi que les divers intervenants et les guider vers les différents services au besoin
• Rédiger les registres paroissiaux, les statistiques et les archives
• Être confortable à faire et prendre des appels téléphoniques
• Préparer le feuillet paroissial et différents documents
• Prendre les réservations de messe et les saisir dans le logiciel
• Faire des recherches dans les registres et émettre les certificats selon la demande
• Effectuer des transactions avec une petite caisse et les inscrire au registre
• Tenir à jour différents calendriers, répertoires et autres documents

Gestion administrative (environ 20 heures semaine)

• Encaissement des dépôts
• Suivi des comptes à recevoir
• Funérailles
• Liturgies
• Partages des dépenses entre les paroisses
• Paiement des fournisseurs
• Voir au bon fonctionnement du bureau
• Gestion des inventaires
• Gestion de la location des locaux et stationnements
• Fournir les documents nécessaires à la firme comptable
• Autres
• Gérer l’entretien des bâtiments
• Autres tâches connexes.

Exigences

Qualifications requises :

• Diplôme d'études professionnelles en secrétariat (un atout)
• Bonne connaissances de la suite Office (Excel, Word)
• Bonne compréhension de la tenue d’un budget
• Expérience dans un poste similaire

Qualités recherchées :

• Excellent français écrit et parlé
• Service à la clientèle impeccable
• Bonne gestion du temps et des priorités
• Excellent sens de l’initiative et de l’urgence
• Capacité d’analyse
• Aisance d’apprendre de nouveaux logiciels informatiques
• Nous recherchons une personne rigoureuse et minutieuse

Formations

• Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
• Sens de l’initiative

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

40 heures

Expérience

Un atout

Durée d'emploi

Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Informations générales

• Durée de l'emploi: Permanent
• Langue de travail: Français
• Heures de travail: 80 heures par deux semaines
• Education: Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent
• Expérience: 1 an à moins de 2 ans
• ou expérience équivalente

Milieu de travail

• Services commerciaux

Budget géré

• 0 - 100 000 $

Description du poste

• Ouvrir et distribuer le courrier et d'autres documents
• Mettre sur pied des méthodes administratives
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
• Effectuer de l'entrée de données
• Fournir le service à la clientèle
• Effectuer des tâches générales de comptabilité
• Peut effectuer une variété de tâches de gestion de bureau et administratives
• Administration de bureau
• Recevoir et enregistrer les documents pour la saisie des données

Fonctions et activités des superviseurs

• 1 à 2 personne(s)

Systèmes de gestion (SIG ou BD)

• Google Docs
• MS Excel
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Windows
• MS Word
• Logiciel de base de données
• Logiciel « Enterprise resource planning (ERP) »
• MS Access
• MS Office
• Adobe Acrobat Reader
• Google Drive
• Courrier électronique

Terminologie technique

• Entreprise

Domaine d'expérience de travail

• Ressources humaines

Expérience en milieu industriel

• Énergie

Domaine de spécialisation

• Correspondance
• Rapports et dossiers
• Statistiques
• Factures
• Comptabilité

Information de transport et de voyage

• Possède un moyen de transport
• Transport public disponible

Conditions de travail et capacités physiques

• Capacité à travailler de façon indépendante
• Souci du détail

Qualités personnelles

• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Sens de l'organisation
• Esprit d'équipe
• Précis
• Fiable
• Gestion du temps
• Capacité d'adaptation

Questions de sélection

• Êtes-vous disponible pour des quarts de travail ou du travail sur appel?
• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?
• Avez-vous les compétences linguistiques requises, comme précisé dans l'offre d'emploi (français ou anglais)?

Options de conditions d'emploi

• Quart de travail
• Matin
• Sur appel
• Fin de semaine

Conditions d'emploi

• Durée de l'emploi: Permanent
• Langue de travail: Français
• Heures de travail: 80 heures par deux semaines
• Education: Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent
• Expérience: 1 an à moins de 2 ans
• ou experience équivalente

Milieu de travail

• Services commerciaux

Budget géré

• 0 - 100 000 $

Description du poste

• Ouvrir et distribuer le courrier et d'autres documents
• Mettre sur pied des méthodes administratives
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
• Effectuer de l'entré de données
• Fournir le service à la clientèle
• Effectuer des tâches générales de comptabilité
• Peut effectuer une variété de tâches de gestion de bureau et administratives
• Administration de bureau
• Recevoir et enregistrer les documents pour la saisie des données

Fonctions et activités des superviseurs

• 1 à 2 personne(s)

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• Google Docs
• MS Excel
• MS Outlook
• MS PowerPoint
• MS Windows
• MS Word
• Logiciel de base de données
• Logiciel «Enterprise resource planning (ERP)»
• MS Access
• MS Office
• Adobe Acrobat Reader
• Google Drive
• Courrier électronique

Terminologie technique

• Entreprise

Domaine d'expérience de travail

• Ressources humaines

Expérience en milieu industriel

• Énergie

Domaine de spécialisation

• Correspondance
• Rapports et dossiers
• Statistiques
• Factures
• Comptabilité

Information de transport et de voyage

• Possède un moyen de transport
• Transport public disponible

Conditions de travail et capacités physiques

• Capacité à travailler de façon indépendante
• Souci du détail

Qualités personnelles

• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Sens de l'organisation
• Esprit d'équipe
• Précis
• Fiable
• Gestion du temps
• Capacité d'adaptation

Questions de sélection

• Êtes-vous disponible pour des quarts de travail ou du travail sur appel?
• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?
• Avez-vous les compétences linguistiques requises, comme précisé dans l'offre d'emploi (français ou anglais)?

Options de conditions d'emploi

• Quart de travail
• Matin
• Sur appel
• Fin de semaine

Employeur

GESTION SANIPLUS INC.

Description du poste

Description de l’entreprise

Fondée en 2012, Gestion SaniPlus est une entreprise québécoise spécialisée dans l’assainissement d’usines agroalimentaires. Dès ses débuts, elle a su développer des solutions innovantes et efficaces pour assurer la sécurité des installations, des produits et de la main-d’œuvre.

Sa mission principale est d’offrir un service de sanitation de qualité supérieure tout en respectant rigoureusement les normes d’hygiène sanitaire en matière de transformation alimentaire.

Numéro de permis de la CNESST: AP-2001016

Description de l’offre d’emploi

L’adjoint(e) administratif(ve) soutient les opérations administratives de l’entreprise en assurant la gestion des documents, des communications, des suivis clients et de la coordination interne. La personne contribue au bon fonctionnement des bases de données et documents liés aux services de nettoyage et d’assainissement alimentaire.

Responsabilités principales

• Répondre aux appels, courriels et demandes des clients.
• Préparer, classer et archiver les documents administratifs.
• Effectuer la saisie de données et assurer l’entretien des bases de données numérales.
• Produire des rapports, tableaux et suivis administratifs.
• Préparer documents de service.
• Assurer le suivi des dossiers clients et des contrats.
• Collaborer avec les superviseurs et les équipes terrain afin d’assurer le bon déroulement des opérations.
• Maintenir l’inventaire des fournitures de bureau et documents administratifs.
• Participer à l’amélioration des procédures administratives internes.

Exigences

• Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou expérience pertinente en administration.
• Expérience dans un poste administratif ou de coordination.
• Bonne maîtrise de Microsoft Excel, Microsoft Word et des outils bureautiques.
• Excellente organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Bon sens des priorités et autonomie.
• Connaissance du domaine alimentaire ou de la sanitation (atout).

Qualités recherchées

• Fiabilité.
• Esprit d’équipe.
• Sens du service à la clientèle.
• Autonomie.

Lieu du poste

En présentiel

Formations

Diplôme d’études secondaires (DES)

Compétences

• Capacité d’adaptation
• Sens de l’initiative

Langues

• Français parlé - Élevé
• Français écrit - Moyen

Horaire

Jour

Nombre d'heures

37.5 heures

Expérience

3 à 5 ans

Durée d'emploi

Permanent

Employeur

POSA/SOURCE DES MONTS

Description du poste

Description de l'entreprise

POSA/Source des Monts est le fruit de la fusion entre l’organisme LaSource des Monts, situé à Saint-Jean-sur-Richelieu et POSA(Porte Ouverte Sur l’Avenir), situé à Chambly depuis 2001. Cette fusion a été légalement complétée en octobre 2005. Les deux organismes avaient déjà une mission d’insertion sociale et ont décidé de s’unir afin de former un nouvel organisme qui serait plus fort et dédié à la jeunesse. La fusion est principalement attribuable au fait que La Source des Monts, clinique externe en réadaptation de personnes éprouvant des problèmes de toxicomanie et d’alcoolisme, est devenue le centre de réadaptation Le Virage (organisme du réseau de la santé et des services sociaux). Un des buts de notre organisme est de favoriser l’acquisition d’un éventail de compétences, de connaissances et d’expériences de travail en vue de favoriser le bien-être, l’autonomie fonctionnelle et la position des participants sur le marché du travail. Les valeurs véhiculées chez POSA/Source des Monts sont: Humanisme|Confiance|Écoute|Respect|Estime de soi Notre mission est de favoriser la lutte à l’exclusion sociale et à la pauvreté d’individus âgés de 35 ans et moins; une attention spéciale étant accordée aux personnes présentant divers problèmes de dépendance tels que la toxicomanie, l’alcoolisme, les médicaments et le jeu. Notre mission est d'accompagner la personne dans la place qu’elle désire prendre dans la société et lui fournir les outils nécessaires à son développement personnel, social et professionnel.

Description de l’offre d’emploi

Sous l’autorité de la direction générale, la secrétaire est principalement responsable de l’accueil et du soutien administratif de la Clinique jeunesse. Elle assure la gestion des rendez-vous, des appels, des demandes de services et des communications entre les jeunes, les familles, les professionnels et les partenaires. Elle veille aussi à la préparation, au classement et à la transmission sécuritaire des documents.

La personne recherchée doit être accueillante, organisée, discrète et à l’aise auprès de jeunes vivant différentes situations de vulnérabilité. Son rôle est strictement administratif : elle ne prodigue aucun conseil médical et n’effectue aucune évaluation clinique.

Principales responsabilités

• Accueillir les jeunes, les familles et les partenaires;
• Répondre aux appels, courriels et demandes d’information sur les services;
• Expliquer les modalités générales d’accès sans donner d’avis médical ou psychosocial;
• Recueillir les renseignements administratifs nécessaires aux dossiers;
• Planifier, confirmer, déplacer ou annuler les rendez-vous;
• Effectuer les rappels selon les procédures établies;
• Gérer les demandes de dossiers des patients;
• Repérer les situations urgentes et les transmettre rapidement à un professionnel ou aux ressources appropriées;
• Préparer les horaires et coordonner l’utilisation des locaux;
• Soutenir administrativement le médecin, l’infirmière clinicienne, l’infirmière praticienne spécialisée et le travailleur social;
• Préparer, classer, numériser et transmettre les formulaires, références, consentements et autres documents;
• Recevoir les résultats et communications des partenaires et les acheminer confidentiellement;
• Assurer la protection et le rangement sécuritaire des dossiers;
• Compiler les données sur les rendez-vous, présences, annulations et services;
• Préparer les documents requis pour les bilans et redditions de comptes;
• Maintenir à jour les formulaires, outils et documents d’information;
• Vérifier les besoins en fournitures administratives et cliniques;
• Participer aux rencontres de coordination;
• Signaler toute plainte, erreur, bris de confidentialité ou situation préoccupante.

Responsabilités complémentaires

En dehors des heures d’ouverture ou durant les périodes moins occupées, la secrétaire peut aussi :

• Accueillir les personnes se présentant chez POSA Source des Monts;
• Soutenir la direction dans la préparation, la mise en page et le classement de documents;
• Gérer les réservations de salles, les réunions et certaines communications internes;
• Effectuer de la saisie de données et diverses tâches administratives;
• Accomplir toute autre tâche connexe nécessaire au bon fonctionnement de l’organisme.

Qualifications et exigences

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Formations

Diplôme d’études collégiales (DEC), Techniques de l'administration - Bureautique

Compétences

• Assiduité et ponctualité
• Capacité de jugement et facilité à prendre des décisions
• Capacité à établir et à maintenir des relations interpersonnelles

Langues

• Français parlé - Élevé
• Français écrit - Moyen

Détails de l’emploi

Horaire

Jour

Nombre d'heures

35 heures

Expérience

2 à 3 ans

Durée d'emploi

Permanent

Informations sur l’emploi

• Work Term: Permanent
• Work Language: French
• Hours: 35 heures par semaine
• Education:
• Experience:

Études

• Aucun certificat, diplôme ou grade

Description du poste

• Organiser et coordonner des colloques, des conférences, etc.
• Coordonner les activités du service des ressources humaines afin de s'assurer qu'elles répondent aux objectifs de l'organisation
• Diriger et contrôler les opérations quotidiennes
• Diriger le personnel
• Évaluer les opérations quotidiennes
• Motiver le personnel
• Ouvrir et distribuer le courrier et d'autres documents
• Planifier et organiser les opérations quotidiennes
• Examiner les projets de ressources humaines pour s'assurer de leur conformité avec les lois et les règlements
• Former le personnel
• Donner de la formation à d'autres travailleurs
• Mettre sur pied des méthodes administratives
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Gérer des contrats
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Voir à l'élaboration d'une stratégie de communication
• Compiler des données, des statistiques et autres renseignements
• Conseiller la haute gestion
• Commander des fournitures de bureau et garder un inventaire
• Négocier des conventions collectives au nom des employeurs ou des employés
• Organiser des voyages, établir les itinéraires et faire les réservations
• Dactylographier et faire la lecture de correspondance, de formulaires et d'autres documents
• Effectuer des recherches
• Effectuer de l'entré de données
• Recruter et embaucher des travailleurs et prendre les mesures de dotation connexes
• Superviser le personnel de bureau et les bénévoles

Questions de sélection

• Êtes-vous disponible pour commencer à la date indiquée dans l'offre d'emploi?
• Êtes-vous actuellement étudiant(e)?
• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?
• Avez-vous les compétences linguistiques requises, comme précisé dans l'offre d'emploi (français ou anglais)?

Options de conditions d'emploi

• Matin

Expérience

• 5 ans ou plus

Options de conditions d'emploi

• Sur appel
• Jour
• Fin de semaine
• Heures supplémentaires demandées

Ce que nous offrons

• Autres avantages
• Congés rémunérés (journées personnelles ou de bénévolat)

Description du poste

• Work Term: Permanent
• Work Language: Bilingual
• Hours: 30 à 40 heures par semaine
• Education:
• Experience:

Études

• Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent

Milieu de travail

• Événements culturels

Tâches

• Coordonner le flux de renseignements au sein de l'équipe
• Évaluer les opérations quotidiennes
• Planifier et organiser les opérations quotidiennes
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Répondre au téléphone et transmettre les appels et les messages
• Répondre aux demandes de renseignements par courrier électronique
• Accueillir les personnes qui se présentent, les diriger vers l'employé ou le service approprié
• Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information
• Effectuer des recherches
• Effectuer de l'entrée de données
• Fournir le service à la clientèle
• Communiquer avec les clients après la vente pour assurer un suivi
• Recommander des produits ou des services aux clients

Systèmes de gestion (sig ou bd)

• Google Docs
• MS Excel
• MS PowerPoint
• MS Word
• SharePoint
• Google Drive
• Courrier électronique
• Zoho CRM

Conditions de travail et capacités physiques

• Milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide
• Souci du détail

Qualités personnelles

• Capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément
• Excellente communication orale
• Excellente communication écrite
• Flexibilité
• Jugement
• Sens de l'organisation
• Esprit d'équipe
• Attitude axée sur le client
• Fiable
• Capacité d'adaptation
• Diligence raisonnable
• Capacité d'apprendre rapidement
• Proactif
• Débrouillardise

Questions de sélection

• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?
• Avez-vous l'équipement nécessaire pour travailler à domicile (comme une connexion Internet et un espace de travail)?
• Avez-vous les compétences linguistiques requises, comme précisé dans l'offre d'emploi (français ou anglais)?

Qualifications

Expérience

• Expérience un atout

Renseignements à propos du lieu de travail

• Hybride

Ce que nous offrons

• Apprentissage/formation payés par l'employeur
• Congés rémunérés (journées personnelles ou de bénévolat)
• Occasions de développement de l'esprit d'équipe
• Stationnement disponible
• Semaine de travail variable ou comprimée

Description du poste

Relevant de la gestionnaire, Gouvernance et Bureau de la présidence, l’adjointe administrative ou l’adjoint administratif joue un rôle clé dans le bon fonctionnement du Bureau de la présidence. À titre de principale personne-ressource auprès des parties prenantes internes et externes, cette personne assure un soutien administratif, organisationnel et de gouvernance de haut niveau afin de permettre à la présidente-directrice générale, à l’équipe de direction et au conseil d’administration d’atteindre leurs priorités stratégiques. Ce rôle contribue directement à la mission de la Fondation visant à bâtir une société plus résiliente, inclusive et durable.

• Soutien à la présidence et à la direction
• Assurer la gestion de l’agenda, des déplacements, des communications, des suivis et des dépenses de la présidente-directrice générale. Agir comme point de contact principal du Bureau de la présidence et soutenir les événements, les initiatives stratégiques et les relations avec les parties prenantes.
• Gouvernance et soutien au conseil d’administration
• Appuyer la coordination des activités du conseil d’administration et de ses comités, notamment la planification des réunions, la préparation des documents de gouvernance, la logistique, la rédaction des procès-verbaux et le maintien de pratiques de gouvernance efficaces.
• Administration et coordination organisationnelle
• Soutenir le fonctionnement quotidien de la Fondation en coordonnant les services administratifs, les déplacements de l’équipe de direction, la gestion documentaire et les processus internes nécessaires à une organisation efficace.
• Collaboration et amélioration continue
• Contribuer à des projets transversaux, soutenir l’amélioration des outils, systèmes et processus de travail, et favoriser une culture de collaboration, de service et d’excellence opérationnelle.

Profil recherché

Personne bilingue (français et anglais) possédant au moins trois années d’expérience dans un rôle similaire auprès de cadres supérieurs. Excellentes compétences organisationnelles, relationnelles et rédactionnelles, maîtrise de Microsoft 365 et SharePoint, jugement professionnel développé et intérêt marqué pour la gouvernance, la philanthropie et le secteur à but non lucratif.

Ce que nous offrons

Joignez-vous à l’une des principales fondations philanthropiques du Canada et contribuez à générer un impact social et environnemental durable. La Fondation offre un salaire compétitif, des avantages sociaux entièrement payés, une contribution de 6 % à un régime de retraite, quatre semaines de vacances, une fermeture rémunérée entre le 25 décembre et le 1er janvier, un mode de travail hybride, une allocation pour le télétravail, des programmes de mieux-être ainsi qu’un environnement de travail inclusif, collaboratif et guidé par des valeurs fortes. Pour plus amples renseignements, veuillez visiter le lien en dessous et postulez dès maintenant.

Description du poste

Rôle et responsabilités

Le coordonnateur administratif ou la coordonnatrice administrative - déboursés effectue des travaux techniques liés à la gestion des déboursés. La personne titulaire de l’emploi agit à titre de personne-ressource auprès des membres de l’équipe, effectue la planification du travail nécessaire au maintien des opérations courantes des déboursés et coordonne les activités relatives à la gestion des dossiers fournisseurs.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT, LA PERSONNE TITULAIRE DE CET EMPLOI :

• Assure la coordination efficace des activités des opérations techniques des déboursés et agit comme personne-ressource opérationnelles auprès des membres de l'équipe des déboursés : élabore un échéancier de travail hebdomadaire et mensuel reliés aux diverses opérations techniques sous sa responsabilité et dans le respect des échéanciers établis. Élabore un calendrier annuel des activités et le tient à jour. Rappelle les échéanciers particuliers et effectue les suivis à cet effet. S’assure de la conformité et de la qualité du travail effectué par les membres de l’équipe ainsi que du service à la clientèle.
• Forme, conseille et assiste les membres de l’équipe sur les processus et les méthodes de travail.
• S’assure de l’émission, de la vérification, de l’approbation et de l’expédition hebdomadaire des paiements aux fournisseurs.
• Effectue l’analyse et la comptabilisation des courus de fin d’année relativement à la préparation des états financiers annuels et fournit aux vérificateurs externes les informations demandées lors des audits statutaires ou des mandats spéciaux.
• Procède aux analyses de comptes en vue de la préparation des états financiers annuels et trimestriels. Identifie et corrige toutes anomalies et irrégularités selon les principes comptables et les règles financières des universités.
• Collabore avec les autres membres du service de la comptabilité et de la trésorerie afin d’améliorer les processus internes relatifs à la production de l’information financière et participe au processus de rapport financier trimestriel.
• S’assure du suivi des demandes de transferts bancaires, des remises et des crédits de taxes dans les comptes appropriés ainsi que de l’émission des feuillets fiscaux reliés aux petits fournisseurs.
• Coordonne le transfert de données aux systèmes financiers de HEC Montréal (passerelles comptables).
• En collaboration avec son supérieur, développe, met à jour et documente les politiques, les directives et les processus de travail relatifs à la gestion des déboursés selon les règles établies de HEC Montréal.
• Identifie les zones d’inefficience et implante des solutions à long terme permettant d’améliorer les processus.
• Collabore avec différents partenaires d’affaires au sein de l’École en cas de projets spéciaux.
• Contribue au développement des technologies de l’information de son secteur d’activités : agit comme acteur du changement au sein de son équipe et favorise l’utilisation et l’implantation de nouvelles technologies. Évalue les procédures actuelles et étudie les fonctionnalités non exploitées du système afin d’identifier les façons d’intégrer de nouvelles procédures. Participe activement aux activités d’implantation et de mise à jour du système de gestion intégré.
• Assure des relations étroites auprès des différentes unités de HEC Montréal afin d’optimiser la gestion et la compréhension de la comptabilité.
• Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, option comptabilité et un minimum de six années d’expérience de travail pertinente
• Bonne connaissance des principes financiers et des applications informatiques
• Très bonne connaissance des exigences du ministère de l’Enseignement supérieur
• Très bonne connaissance des lois fiscales et comptables du secteur public et parapublic
• Connaissance de la comptabilité par fonds
• Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite
• Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
• Aptitudes pour la coordination et le travail d’équipe
• Leadership et autonomie
• Habiletés dans les relations interpersonnelles (orientation et approche client) et dans les communications orales et écrites
• Excellente connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant
• Intérêt marqué pour l’apprentissage de nouvelles technologies
• Esprit de synthèse, capacité d’analyse et habileté pour la résolution de problèmes
• Capacité de travailler avec un minimum de supervision

Ce que nous offrons

• 23 jours de vacances annuelles après un an de service
• 16 jours fériés
• Horaire estival: 10 vendredis d'été
• Aménagement de temps de travail: mode hybride
• Programme de formation et de développement plus généreux que le marché
• Programme d’assurances collectives
• Régime de retraite à prestations déterminées
• Accès à un service de télémédecine

Informations sur l’emploi

• Durée de l'emploi: Permanent
• Langue de travail: Français
• Education: Baccalauréat
• Expérience: 3 ans à moins de 5 ans

Milieu de travail

• Arts et culture

Questions de sélection

• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?

Renseignements à propos du lieu de travail

• Hybride

Soutien pour les personnes handicapées

• Offre des aménagements d'accessibilité physique (par exemple : rampes, ascenseurs, etc.)
• Offre au personnel des formations de sensibilisation afin de créer un environnement de travail accueillant pour les personnes handicapées
• Applique des politiques de recrutement accessibles et inclusives qui conviennent aux personnes handicapées
• Heures de travail: 32 heures par semaine

Employeur

GESTIOR INC.

Description du poste

Description de l’entreprise

Ayant évolué dans le domaine immobilier depuis plus de tente cinq (35) ans, Gestior est une entreprise familiale spécialisée en gestion de copropriété. Cette entreprise a bâti sa clientèle grâce à sa réputation basée sur des valeurs sûres : l’honnêteté, l’intégrité et la qualité des services offerts.

Description de l’offre d’emploi

Ayant évolué dans le domaine immobilier depuis plus de trente-cinq (35) ans, Gestior inc. est une entreprise familiale spécialisée en gestion de copropriété. Cette entreprise a bâti sa clientèle grâce à sa réputation basée sur des valeurs sûres : l’honnêteté, l’intégrité et la qualité des services offerts. Gestior Inc. est à la recherche d’une adjointe administrative pour la gestion d’immeubles de prestige.

Le poste à combler nécessite les connaissances suivantes :

• Bilinguisme : excellentes habiletés de communication en français et en anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Anglais demandé pour répondre à notre clientèle anglophone;
• Diplôme collégial (Technique de bureau/Secrétariat) ou expérience pertinente;
• De 1 à 3 ans d’expérience à titre d’adjointe administrative ou l’équivalent;
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Connaissance du logiciel de gestion Condo Manager un atout;
• Aptitude à exécuter des tâches multiples simultanément et à respecter les échéanciers;
• Dynamisme, bon jugement, intégrité, sens de l’organisation et débrouillardise sont requis;
• Bon sens du service à la clientèle;
• Capacité à travailler sous pression et en équipe;
• Souci du détail.

Le travail consiste à assister la gestionnaire dans l'administration de l’immeuble, entre autres :

• La rédaction de lettres et courriels aux copropriétaires et aux notaires
• La mise à jour des listes des registres
• Les suivis administratifs
• Répondre aux visiteurs, copropriétaires, locataires et membres du CA, en personne ou au téléphone, aux interrogations et aux demandes de renseignements générales
• S'occuper des calendriers de réservation des suites d'invités et de la salle sociale
• Préparer les contrats et s'occuper de recevoir les paiements et s'assurer que la salle est propre
• Maintenir un système de classement efficace
• Programmer puces et manettes et maintenir tous les systèmes à jour
• S'occuper de l'inventaire et commander les fournitures de bureau et produits d’entretien
• Vérification des factures avec les bons de commande et imputer dans logiciel Condo Manager
• S'occuper de la logistique des nouveaux copropriétaires et locataires (emménagements, puces, etc.)
• S'occuper des projets spéciaux (mise-à-jour du système de puces, blitz pour preuve d’assurances, etc.)
• Toutes autres tâches connexes.

Veuillez svp vos CV à l'attention de Lina Marini par courriel à d’études collégiales (AEC), Techniques de l'administration - Adjoint administratif

Informations complémentaires

Compétences

• Capacité à travailler en équipe
• Engagement
• Sens de l’initiative

Langues

• Français parlé et écrit - Élevé
• Anglais parlé et écrit - Faible

Horaire

Jour

Nombre d'heures

34 heures

Expérience

1 à 2 ans

Durée d'emploi

Permanent

Travailleuses et travailleurs expérimentés

Cette offre d'emploi provient d'un employeur disposé à embaucher des travailleurs expérimentés. Pour plus d'information : Travailleurs expérimentés sur le marché du travail | Gouvernement du Québec (quebec.ca)

Employeur

PRO-CLEF INC.

Description de l’entreprise

Compagnie de serrurerie

Description de l’offre d’emploi

Tous travaux pour le bon déroulement de la compagnie facturation/achat/repondre client telephone et courriel

Langues

Français parlé et écrit - Faible

Horaire

Jour

Nombre d'heures

40 heures

Expérience

1 à 6 mois

Durée d'emploi

Permanent

Description du poste

Compagnie de serrurerie

Tous travaux pour le bon déroulement de la compagnie facturation/achat/repondre client telephone et courriel

Langues

• Français parlé et écrit - Faible

Expérience

1 à 6 mois

Description du poste

En tant que secrétaire, vous aurez à assister directement les 4 directeurs principaux de la vice-présidence courtage L’Unique, de même que les directeurs de la direction principale développement des affaires, évolution et performance. Vous serez appelé à faire affaires avec une clientèle externe autant qu’interne de part la nature des activités de développement des affaires de L’Unique.

Vous vous réalisez dans les tâches et fonctions suivantes :

• Apporter un support direct aux membres du comité de gestion de L’Unique.
• Assurer un soutien technique et administratif à la préparation et l’exécution des rencontres périodiques des employés de chacune des 4 directions principales (Montréal et Québec).
• Rédiger des lettres, rapports, présentations, discours et autres documents.
• Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements.
• Gérer les participants (internes et externes) lors de la distribution de billets pour des spectacles ou autres évènements exclusifs, rédiger les invitations et les inscriptions, faire les convocations et assurer le suivi auprès des participants avant et après l’événement.
• Collaborer avec l’adjointe administrative du chef de l’exploitation et l’équipe des communications internes pour l’organisation de diverses rencontres.

Qualifications

• Détenir un diplôme d’études collégiales en technique bureautique.
• Cumuler un minimum de 5 années d’expérience dans le domaine du secrétariat.
• Maitrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi qu’une maitrise intermédiaire-avancée de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise.
• Maîtriser la suite Office, Word (version avancée), Excel et PowerPoint.
• Bonne capacité à gérer le stress et les priorités

#LI-Hybrid

Description du poste

En tant que secrétaire, vous aurez à assister directement les 4 directeurs principaux de la vice-présidence courtage L’Unique, de même que les directeurs de la direction principale développement des affaires, évolution et performance. Vous serez appelé à faire affaires avec une clientèle externe autant qu’interne de part la nature des activités de développement des affaires de L’Unique.

Vous vous réalisez dans les tâches et fonctions suivantes :

• Apporter un support direct aux membres du comité de gestion de L’Unique.
• Assurer un soutien technique et administratif à la préparation et l’exécution des rencontres périodiques des employés de chacune des 4 directions principales (Montréal et Québec).
• Rédiger des lettres, rapports, présentations, discours et autres documents.
• Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements.
• Gérer les participants (internes et externes) lors de la distribution de billets pour des spectacles ou autres évènements exclusifs, rédiger les invitations et les inscriptions, faire les convocations et assurer le suivi auprès des participants avant et après l’événement.
• Collaborer avec l’adjointe administrative du chef de l’exploitation et l’équipe des communications internes pour l’organisation de diverses rencontres.

Qualifications

• Détenir un diplôme d’études collégiales en technique bureautique.
• Cumuler un minimum de 5 années d’expérience dans le domaine du secrétariat.
• Maitrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi qu’une maitrise intermédiaire-avancée de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise.
• Maîtriser la suite Office, Word (version avancée), Excel et PowerPoint.
• Bonne capacité à gérer le stress et les priorités

#LI-Hybrid

Description du poste

Contribuez au rayonnement de la Vice-présidence Stratégie et innovation en devenant le bras droit de la Vice-présidente et de son équipe. Si vous êtes une personne positive, énergique et tournée vers les solutions, qui prend plaisir à offrir un soutien de qualité et à bâtir des relations de confiance, ce rôle est pour vous. Au cœur de la stratégie et de l’innovation, vous mettrez à profit votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre proactivité afin de contribuer directement au succès de la Vice-présidence.

Fonctions

• Assurer l’organisation ainsi qu’un suivi rigoureux de l’agenda de la Vice-présidente. Tenir à jour l’agenda électronique, convocations de réunions statutaires et autres, supporter l’équipe de direction dans la planification et la coordination de rencontres tant à l’interne qu’à l’externe.
• Planifier, organiser et prendre en charge la logistique des rencontres et rédiger les comptes rendus du comité de gestion de la vice-présidence.
• Rédiger et corriger des lettres et des communications en français et effectuer l’assurance qualité, et la mise en forme de documents comme PowerPoint.
• Planifier les voyages d’affaires et compléter les comptes de dépenses des employés de la Vice-présidence qui sont appelés à voyager pour le travail.
• Participer au bon déroulement des demandes de projet d’aménagement : en faire la demande, assurer un suivi du matériel manquant tant pour le poste de travail que pour l’emplacement.
• Voir à la gestion des absences et des vacances de la Vice-présidence (suivi des absences dans les systèmes de gestion de temps et mise à jour du calendrier de vacances).
• Recueillir l’information de différents secteurs aux fins de production de rapports.
• Apporter un soutien ponctuel aux gestionnaires de la vice-présidence lorsque requis
• Collaborer dans certains projets de la vice-présidence

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou en secrétariat.
• Minimum 3 à 5 ans d’expérience pertinente comme adjoint(e) de direction
• Maîtrise avancée des outils de la suite MS Office (word, Powerpoint..)
• Maîtrise avancée de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit et une connaissance fonctionnelle de l'anglais, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise

#LI-Hybrid

#LI-JD1

#S1

Description du poste

We are looking for a proactive, highly organized Administrative Assistant to provide personal and administrative support to company leadership.

This role is ideal for someone who enjoys a dynamic workload, takes ownership, and can manage a wide range of tasks independently with minimal supervision.

Strong organizational skills, attention to detail, and the ability to anticipate needs are essential for success in this role.

Responsabilités clés

• Provide daily administrative, operational, and personal support to key company leadership
• Handle and execute various ad hoc requests and assignments from company leadership, ensuring timely and effective completion
• Responsible for ensuring smooth office operations, including coordination of all service providers (cleaning and others)
• Support reservations and business travel coordination
• Scheduling, booking, and coordinating local events

Exigences

• Minimum 2 years of experience in a similar administrative or executive support role
• Strong organizational skills with excellent attention to detail
• Ability to work independently and take ownership of tasks
• Resourceful, proactive, and solution-oriented mindset
• Valid driver’s license and ability to use a vehicle for work-related tasks as needed
• Must be based in Montreal with strong knowledge of the local area, services, and resources, and the ability to efficiently handle local tasks and arrangements

Ce que nous offrons

• An opportunity to join a growing international company
• Collaborative and supportive team environment
• Hybrid: remote with several days per week in the office

We value independent thinkers who take ownership and are ready to reach new heights.

Sound like you?

Drop your CV today and let's start something exciting!

Please send your CV in English Powered by JazzHR

Description du poste

• Work Term: Permanent
• Work Language: French
• Education:
• Experience:

Études

• Certificat ou diplôme
• ou expérience équivalente

Tâches

• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Tenir à jour un système de classement
• Préparer et saisir à l'ordinateur des lettres et des documents juridiques

Domaine d'expérience de travail

• Correspondance
• Rapports et dossiers
• Gestion

Conditions de travail et capacités physiques

• Souci du détail

Qualités personnelles

• Attitude axée sur le client
• Sens de l'organisation
• Fiable

Questions de sélection

• Êtes-vous disponible pour commencer à la date indiquée dans l'offre d'emploi?
• Avez-vous de l'expérience de travail dans ce domaine?

Expérience

• 1 an à moins de 2 ans

Options de conditions d'emploi

• Jour
• Hours: 80 heures par deux semaines

Description du poste

• Work Term: Permanent
• Work Language: French
• Education:
• Experience:

Études

• Diplôme d'études secondaires ou l'équivalent
• ou expérience équivalente

Tâches

• Coordonner le flux de renseignements
• Interviewer les patients afin d'obtenir les renseignements sur leurs antécédents médicaux
• Fixer et confirmer des rendez-vous
• Former le personnel aux procédures et à l'utilisation des logiciels actuels
• Remplir les formules d'assurance et les autres formulaires de réclamation
• Tenir à jour un système de classement
• Commander des fournitures et maintenir l'inventaire
• Mettre sur pied des méthodes administratives
• Saisir et formater des rapports médicaux et de la correspondance médicale électronique et préparer des feuilles de calcul et des documents aux fins de révision
• Établir et tenir des dossiers et des documents médicaux confidentiels
• Fournir le service à la clientèle

Fonctions et activités des superviseurs

• 1 à 2 personne(s)

Expérience

• 1 an à moins de 2 ans

Options de conditions d'emploi

• Jour
• Fin de semaine
• Heures supplémentaires demandées

Autres avantages

• Stationnement gratuit disponible
• Autres avantages
• Stationnement disponible
• Hours: 37,5 heures par semaine

Description du poste

Mon étude notariale, établie à Sorel-Tracy depuis 1992 et reconnue pour la qualité de son accompagnement juridique, souhaite accueillir une adjoint(e) juridique afin de soutenir la gestion et le suivi des dossiers.

Responsabilités

• Gérer l'agenda.
• Réviser et mettre en forme les actes notariés : testaments, mandats de protection, procurations, contrats de vente, hypothèques, conventions, etc. et éventuellement préparer ces actes.
• Assurer la gestion des dossiers : ouverture, suivi, classement, vérification des pièces et respect des échéances.
• Effectuer les recherches nécessaires (Registre foncier, RDPRM, etc.).
• Communiquer avec les clients, institutions financières, courtiers immobiliers et autres intervenants.
• Coordonner les signatures, rencontres et suivis avec les clients.
• Préparer l'envoi des documents aux clients.
• Assurer la facturation, la gestion des déboursés et diverses tâches administratives liées au fonctionnement de l’étude.

Compétences et qualifications recherchées

• Diplôme en secrétariat ou technique juridique ou expérience équivalente.
• Excellente maîtrise du français écrit; la connaissance de l’anglais est un atout.
• Maîtrise des logiciels juridiques et bureautiques (Word, Outlook, logiciels de gestion de dossiers).
• Connaissance du logiciel de gestion d'étude ProNotaire.
• Sens aigu de l’organisation, rigueur et souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des échéances serrées.
• Discrétion, professionnalisme et excellente communication interpersonnelle.

Qualifications professionnelles

Cette offre d'emploi est soumise à une qualification professionnelle reconnue en dehors du réseau scolaire ou universitaire : (certificats, permis, cours, appartenance à un ordre ou une association professionnelle, etc.)

Langues

Français parlé et écrit - Élevé

Horaire

Jour

Nombre d'heures

32 heures

Expérience

Un atout

Durée d'emploi

Permanent